Protokoll Arbeitstreffen Generalsekreteriat 2020

Anwesend: Dominik (KIT), Richard (TU Darmstadt), Wilhelm (TU Dresden), Nils (RWTH Aachen) Protokoll: Alle

Zeitplan

Freitag

Erwartungen

Vorbereitungsfragen

Samstag

Aufgaben Generalsekretariat

Orgatreffen HTW Berlin für BuFaTa WiSe 2020

Aktualisierung Adressdatenbank

erarbeitung Liste potentieller Fachschaften für BuFaTa

Sonntag

Evaluation Arbeitstreffen

Aktualisierung Mailverteiler

Erwartungen an das Wochenende

„Was bedeutet es Teil zu sein? Welche Aufgaben gibt es?“

Arbeitseinteilung

Gefühl, dass die Berliner BuFaTa anläuft

Get shit done

durch „Gelddruck“ produktiv

Erwartungen an die Zusammenarbeit

Zusammenarbeit letztes Jahr schlecht evaluierbar

Mehr Fachschaften anschreiben bzw. für die BuFaTa gewinnen

Vorbereitungsfragen

"Was ist die BuFaTa für dich?"

Arbeit (lachend) vs Spaß

Vernetzung im deutschsprachigen Raum; Austausch

Fachschaftszeug

Eine Art „Familientreffen“ / Gleichgesinntentreffen

Versuch der Meinungsmache bei HoPo Themen

„irgendwo wichtig“, ggf. „Sprachrohr Studis der ET“

Plattform für Austausch/Best Practice

"Was macht eine ideale BuFaTA aus?

Nicht zu groß ⇒ Gefahr, dass sich Leute nicht gut genug kennenlernen

Hat alle TU9 Fachschaften bzw. generell mehr Fachschaften

keine Fachschaftengruppenbildung, mit anderen Fachschaften in Kontakt kommen ⇒ idealerweise internes als auch „externes“ Teambuilding

hat offene und konstruktive Arbeitsweise

ergebnisreich trotz Diskussion ⇒ idealerweise zu jeder Diskussion Ergebnis

Abendprogramm = > zusammenbleiben

Gute Gruppendynamik

Geben + Nehmen

Erfahrung des harten Kerns nutzend bzw es gibt überhaupt einen harten, erfahrenen Kern

attraktiv/Anziehungskraft auf FSen vorhanden ⇒ muss gut rüberkommen

Fokus auf thematische und nicht verwaltungstechnische Themen Bei Tagungen

Zwischen den Tagungen, ausgelagerte Arbeiten

keine Jammer AK

AK mit verschiedenen Landesregelungen schwierig

AK haben klare Ziele

"Was fehlt der BuFaTa?"

Fachschaften

Kontinuität

auch bei Orga-Team; nicht immer Tausch

thematische Konstanz

Letzte Konsequenz bei Themen/Arbeitsergebnisse fehlen

AK-Ergebnisse; Arbeitsaufträge etc

Übertragung/Transfer in die Fachschaften hinein verbesserungswürdig

Durchgängige Versorgung mit gutem Bier

Ein einheitliches Image bei den Fachschaften (Saufveranstaltung vs. inhaltlicher Fokus)

„Zeit d. Teilnehmer“ / Verbindlichkeiten

sollte wichtiger sein

Gemeinsames Anreisen/ „BuFaTa Takt“

„Ich muss dahin“ Haltung

PAssende Erwartungshaltung

Motivation zwischen den Tagungen

Unique Selling Point/Alleinstellungsmerkmal?

längere Strategien

Netzwerke verstärken (innerhalb ET-„Landschaft“ + MeTaFa)

Öffentlichkeitsarbeit

Verständnis fürs Wegbleiben der Fachschaften/Teilnehmer (Zeit, Geld, Motivation etc)

Eigenes Hinterfragen

Strategische Ausrichtung

Einigung auf zwei kommende Fokusbereiche Attraktivtität der Tagung stärken Image hinterfragen und vereinheitlichen bzw. verbessern Mehr (verschiedene) Fachschaften für die Tagung gewinnen

Aufgaben des Generalsekretariats

Allgemein

Koordination der Ausschüsse

Ebene über dem Koordinierungsausschuss

Strategische Planung

Langfristige Projekte und Strukturen im Blick behalten

Konkrete Projekte

Infrastruktur

IT-Ausschuss begleiten/Projektkoordierung

Website

Aktuell halten und weiter entwickeln

u.a. Orte für Stellungnahmen

Fachschaftenkontakte

Übersicht der Fachschaften aktuell halten Koordination, dass alle Fachschaften von der Tagung und den Tagungsdaten Bescheid Attraktivität der Tagung Öffentlichkeitsarbeit Vertretung der Tagung nach außen Ggf. Pflege Presse-/Interessentenverteiler (die es aktuell noch nicht gibt) Kontakt halten zu anderen Spielern innerhalb der Elektrotechnik (VDE, VDMA, Fakultätentag, Fachbereichstag, CCC etc.) Kontakt zu anderen Fachschaftstagungen Stellungnahmen veröffentlichen und damit „hausieren“ gehen Zusammen mit KA und ausrichtenden Fachschaften Organisation der Tagung Dabei insbesondere Suche nach neuen Ausrichtern Finanzen im Blick behalten Begleitung BMBF Anträge Sponsorenpflege/-suche Partnerschaften Orgamaterialien bereitstellen Orgaguide schreiben/aktualisieren Kommunikation innerhalb der Tagung / zwischen den Tagungen Pflege WhatsApp bzw. kommendes Chattool Semesterberichte Pflege und Konzept der Berichte

Aufgabenverteilung Dominik Infrastruktur Strategie Kontaktpflege Richard Semesterberichte Wilhlem Kommunikation innerhalb der Tagung und zwischen den Tagungen

Strategische Ausrichtung

Arbeitsphase I Pflege der Adressdatenbank Pflege der Infrastruktur

ToDo Aktualisierte Fachschaftsmailadressen in BuFaTa Verteiler einpflegen Presseverteiler anlegen Interessiertenverteiler anlegen

Evaluation produktives WE nächstes Treffen zentraler, möglicherweise in externen Räumlichkeiten