Protokoll Arbeitstreffen Generalsekretariat Protokoll: ALLE TOP 1 Absprache der Agenda

Freitag, 04. Januar 2019 Anreise und Teambuilding :)

Samstag, 05. Januar 09:00 - 09:30 Festlegung der Agenda

09:30 - 10:00 Definition/Aufgaben(bereiche) Generalsekretariat Was ändert sich durch das Vier-Kopf-starke “Team”? Wie sehen die Verbindungen zu KA/TA etc aus? Einfach nur Verteilung der “Generalsekretärkompetenzen”? Falls ja, wie sehen diese aus? Ggf. Anpassung des Dokuments “Aufgaben Generalsekretär”

10:00 - 11:00 SWOT Analyse BuFaTa ET Erstellung einer SWOT Analyse für die BuFaTa, basierend auf den jeweiligen Erfahrungen

11:00 - 11:30 Diskussion und Bewertung SWOT Analyse Herausfiltern von einzelnen Themen für das Arbeitstreffen und die kommenden als auch Feststellung, welche Themen mit KA/TA/Verein etc besprochen oder gar auf die nächste Tagung verschoben werden müssen

11:30 - 12:30 Arbeitsrunde 1

12:30 - 13:30 Mittagspause Parallel Diskussion über nächstes Treffen Generalsekretariat

13:30 - 14:30 Rückblick der letzten drei Jahre U.a. Vorstellungen der verschiedenen Partner(organisationen) VDMA, VDE, FBTEI sowie FTEI Vorstellung der “typischen” Arbeit sowie der Vorbereitung auf die jeweiligen Tagungen Auslegung der Kompetenzen und Priorisierung der jeweiligen Gebiete

14:30 - 16:00 Arbeitsrunde 2

16:00 - 16:30 Kaffeepause

16:30 - 17:30 Arbeitsrunde 3

17:30 - 17:45 Festlegung des nächsten Treffens

TOP 2 Definition/Aufgaben(bereiche) Generalsekretariat Die Aufgaben vom GS wurden durchgesprochen und dahingehend erweitert, dass es nun ein vierköpfiges Generalsekretariat gibt. Dabei wurden vor allem die Satzungsaufgaben besprohchen und angepasst. Darüber hinaus waren einige „weiterführende“ Aufgaben Teil der Diskussion. Jonas wird die aktualisierte Aufgabenliste ins Wiki übertragen.

TOP3 Arbeitsrunde 1 TOP 3.1 Unterstützung Organisation der Tagungen Als höchste Priorität wird die Unterstützung der Organisationsarbeit für die ausrichtenden Fachschaften gesehen. Zunächst wird besprochen, wie der Punkt am sinnvollsten behandelt wird.

Es wird sich darauf geeinigt, sowohl das Wiki als auch die Cloud zur Dokumentation bzw. vor allem auch Material-/Dokumentensammlung zu nutzen. Dabei soll vor allem ein Übergabekonzept und ein Zeitplan integriert werden.

Folgende Aufgabenpakete Übergabekonzept beginnen - Jonas Vor der vorherigen Tagung - Teilnahme eines Mitgliedes an dem KA für die vorherige BuFaTa - Teilnahme von einem oder mehreren Mitgliedern bei der finalen Vorbereitung der vorherigen BuFaTa (frühere Anreise) Auf/während der vorherigen Tagung - Helferdienste während der vorherigen BuFaTa - Übergabe von erstellten Dokumenten und Ergebnissen (Finanzplan, Sponsorenliste, Essens-Rationen p.P.) durch vorherigen Ausrichter - Weitergabe der Feedback-Analyse durch KA Nach der vorherigen Tagung - Endgültige Selbstreflexion aus Qualitätszwecken durch vorherigen Ausrichter - Aufarbeitung vom HowTo durch vorherigen Ausrichter und Weitergabe in Zusammenarbeit mit GS Vor der eigenen Tagung - Austauschrunde ins Leben rufen - Orga-Notfallnummer von vorherigen Ausrichtern - Einladung von Mitgliedern der nächsten BuFaTa an internen Orga Treffen

Das alte HowTo Orga gegenlesen - AC

Orgaseiten/Dokumentation der Sommer-BuFaTa 2013 in Karlsruhe gut strukturiert, Dokumentation jedoch nicht vollständig ausgeführt, viele relevante Punkte fehlen auch (Sponsoring, Essen, etc.)

Übersichtspapier: https://wiki.bufata-et.de/tagungen/orga/bufataorga2015aachen/start

grober zeitlicher Überblick der Vorbereitungen

gute Ansätze, nur wurden relevante Vorlagen doch nicht hochgeladen

war ein AK auf BuFaTa, könnte man wiederbeleben für Interessierte

https://wiki.bufata-et.de/tagungen/orga/bufataorga2014berlin/start

teilweise Deadlines, teilweise jedoch nicht mehr aktuell

kurze Sammlung von Erfahrungswerten

sehr unübersichtlich gestaltet, kein einheitliches How To; auf jeder BuFaTa wurde es neu erstellt ohne auf vorherige schon erarbeitete Dinge einzugehen

keine aktuellen Daten/Erfahrungsberichte der letzten BuFaTas

Zeitplan - Dominik [Anfangen / Fertig] Wichtig:

Unterkunft organisieren [6 Monate / 3 Monate]

Raumplanung/-reservierung [6 Monate / 3 Monate]

Essensplanung

grob [6 Monate / 3 Monate]

detailliert [3 Monate / 2 Monate]

Küchenteam finden [3 Monate / 2 Monate]

Finanzierung [10 Monate / 2 Monate]

BMBF (Frist: idR 1.6.)

Sponsoring [6 Monate / 2 Monate]

Empfehlenswert:

Exkursionen [4 Monate / 1 Monat]

Abendgestalltung [4 Monate / 1 Monat]

Publikationen (Tagungsheft) [6 Monate / 2 Wochen]

Textilien (T-Shirts o.Ä.) [3 Monate / 1 Monat]

Optional:

ÖPNV [/]

Freizeitprogramm [/ 1 Monat vorher]

Workshops [/ 1 Monat vorher]

–> migrieren mit https://wiki.bufata-et.de/tagungen/orga/bufataorga2015aachen/start#planungszeitraeume

Orga-Materialien/Infos sichten - Nils Links zu den Materialien/Infos https://wiki.bufata-et.de/_media/tagungen/orga/gantt_orga.pdf https://wiki.bufata-et.de/tagungen/teilnehmer/sitzungskultur (Handzeichen für BuFaTa) https://wiki.bufata-et.de/_media/orga/vorlagen/tagungsausweis.zip https://wiki.bufata-et.de/_media/orga/vorlagen/vorlage_sponsoring_anschreiben_76_bufata_aachen.pdf https://wiki.bufata-et.de/?image=orga%3Avorlagen%3Avorlage_tagungheft_76_bufata_aachen.zip&ns=orga%3Avorlagen&tab_details=view&do=media&tab_files=files https://wiki.bufata-et.de/material/emails_bufatas_robert https://wiki.bufata-et.de/material/emails_anderer_bufatas In der Cloud wurde ein neuer Ordner „BuFaTa Orga“ mit verschiedenen themenspezfischen Unterordner angelegt, die dann zeitnah gefüllt werden sollten

TOP 4 Nächstes Arbeitstreffen Da unklar ist, wie der Fortschritt in der nächsten Zeit gelingen wird, wird das nächste Arbeitstreffen auf unbestimmte Zeit verschoben Sofern sich der Bedarf gibt, wird ein neues Treffen abgemacht werden.

TOP 5 Winter BuFaTa 2019 Aktuell steht noch kein Ausrichter für die Tagung im Winter diesen Jahres. Der FSR der TU Dresden hat sich als Ersatz angeboten - ggf. könnten weitere Fachschaften angefragt werden.

Nils stellt das „Angebot“ von Herrn Huber (Wacker) vor, dass man ja auch die Tagung bei einem Unternehmen machen könnte. Selbst wenn er nicht so weit gehen wollen würde, dann wäre ein „externer“ Austragungsort eine weitere Option. Es gibt eine Diskussion, welche Option favorisiert wird. Pro Ausrichtung an einer Hochschule: Es hat einen studentischen Flair.

Wir werden zunächst einige Fachschaften anfragen. Parallel soll die Option „Frankfurt VDE“ (Operation Kurzschluss)

Anfragen:

FH Dortmund (Nils)

Uni Ulm (Jonas)

Uni Paderborn (Nils)

TU Darmstadt (Dominik)

HTW Berlin (Jonas)

Uni Freiburg (Dominik)

lt. Richard nicht möglich

man könnte aber evtl. die FS Treten

HS Ostwestfalen-Lippe (Nils)

TOP 6 Rückblick der letzten 3 Jahre Fakultätentag → ständige Komission Fachbereichstag → gemeinsamer Ausschuss

ToDo f. Werbung:

CI / CD

Visitenkarten?

CHE-Ranking

TOP 7

Anschreiben ehemaliger Organisatoren:

Regensburg (Nils)

Wien (Nils)

Ulm (Jonas)

München (Jonas)

Dresden (Dominik)

Aachen (Nils)

Aufarbeitung Wiki

Fachschaftenseite (https://wiki.bufata-et.de/fachschaften/start ) aktualisieren und überarbeiten; evtl. einheitliches Design

Ausschusseiten (https://wiki.bufata-et.de/organe ←- alle hier verlinkten Seiten) aktualisieren, sowohl Beschreibung als auch Besetzung