Protokoll Koordinierungsausschuss 20.12.2017

1. Sitzung KA zwischen der 81. und 82. BuFaTa ET

Datum: 20.12.2017 Beginn: 18:00 Uhr Ende: 21:15 Uhr

Teilnehmer:

Nils (RWTH Aachen)

Markus (HS München)

Anton (TH Nürnberg)

Tobias (Uni Paderborn)

Robin (RWTH Aachen)

Jonas (TU Ilmenau)

Dominik (KIT)

Robert e.V. (Alumnus)

Georg (HS München)

Kreuter (Uni Ulm)

Hendrik (TU Dresden)

TOP 1 BuFaTa München : Rückblick

Bericht von austragender Fachschaft (Markus/Georg)

Noch einige Erledigungen nach der BuFaTa

Einladung vom Hochschulrat über die BuFaTa

Statt 5 Minuten wurde insgesamt 30 Minuten geredet, da sehr viele Nachfragen kamen

Nachfrage, u.a. welche teilnehmende Hochschulen dabei sind, welche Themen angesprochen werden

Konkretere Nachfrage: Was genau wurde an der HM durchgeführt? Exemplarisch wurde einige Arbeitskreise vorgestellt

Auch im Fakultätsrat wurde über die Tagung gesprochen - es wurde gelobt, dass die Tagung durchgeführt wird

Pressebericht der Fakultät 04: http://ee.hm.edu/aktuelles/news/newsdetail_107776.de.html

Berichte und Feedback zu München (Kommentare nicht nach Personen geordnet, sondern querbeet gesammelt)

Durchgängig gute Arbeitskreise

Themen E-Mail evtl. zu spät → Allerdings trotzdem wenig Vorbereitung der AK's

Tagungort mit getrennter Unterbringung oft schlecht für Anwesendheitsquote

„Gutes Stück vorankommen“, da viele Personen an der Tagung beteiligt sind und Ahnung haben, wie es bislang funktioniert

Ggf. Diskussion, ob Workshops und Exkursionen unbedingt verpflichtend sein müssen. Dadurch für etwas Freiraum der TN sorgen

fehlende Auswahlmöglichkeit im Vorfeld, dass man auch keinen Workshop oder keine Exkursion besuchen möchten

Möglicherweise zwischen verpflichtenden und nicht verpflichtenden Angeboten unterscheiden

Workshops/Exkursionen mit Sponsoren haben auch eine Außenwirkung

Teils fehlende AK Leiter für vorgeschlagene AKs, somit im Plenum gewählte AK Leiter ohne Vorbereitung

Große Auswahl an Exkursionen war ein großer Pluspunkt

Unterbringung im Hotel sehr positiv

Schöner Tagungsort in München

Anderes Verfahren für Verabschiedung der Stellungnahmen, ggf. sogar zunächst eine „Genehmigung“ für das Verfassen einer Stellungnahme im Vorfeld einholen

Kurze Diskussion, inwiefern das Verfahren eingeführt werden könnte und ob sich das lohnt

Kritik an dem Vorgehen, insbesondere bei der Stellungnahme zur Eignungsfestellungsprüfung, da auch viele Kritiker ihre Kritik nicht in dem AK ausdiskutiert haben

Gleichzeitig ist es nicht allen Personen nicht immer möglich an den Arbeitskreisen teilzunehmen

Ggf. sinnvolle Alternative, dass wir uns mehr darauf konzentrieren die Stellungnahmen vor der Tagung zu erarbeiten, damit man mit einem konkreten Vorschlag in die Tagung geht

Für Dresden möchten wir einen Beschlussvorschlag erarbeiten, der den Umgang mit Stellungnahmen regelt

mangelnde Teilnahme an AK4 → vielleicht mit einer Stunde später anfangen, hätte das ein wenig entschärft

Ankündigung von externen sollte verbessert werden

Unterscheidung von:

Sponsoren

Mitgliedern anderer Tagungen

Professoren

Alumni

Kurzfristige Anwesenheit ↔ dauerhafte Anwesenheit

Die Ankündigung ist u.U. transparenter, damit alle Beteiligten wissen, woran sie sind

die „alten Bekannten“ als Multiplier nutzen, um mal eben kurz Infos durchzupropagieren an die anderen TN

Zweite Orga-Gruppe eröffnen, die nur die Orga-Menschen benutzen können

* Viel Spam in der großen Gruppe und die wichtigen Infos gehen dadurch verloren

Anwesenheit der regionalen Fachschaften war sehr positiv, war nur durch Vorarbeit der HM München möglich

TN Ausweise mit großen Vornamen war sehr gut

TOP 2 Feedback Formulare zu München, Ulm, Wien

81te BuFaTa München

https://docs.google.com/forms/d/1ovo2MVXMfJhPyuVfjJLK6QjKZGJRcu_zIsOd0L1mnhM/edit#responses

AKs kamen teilweise nicht gut an (zu uninteressant, zu schlecht vorbereitet etc.)

evtl. Themen, die zu oft kommen auf Jahresrhythmus reduzieren

Leitung verbessern (…????)

kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? → will der TA nicht

Intro zur AK Leitung für alle im Plenum

wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen

Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar

Ausfallerscheinungen der TN verringern

Protokolle von letzten BuFaTas/Arbeitskreisen nicht sehr informativ

→ Auftrag an Themenausschuss

Kommunikation im Vorfeld, sofern AK-Leiter vor der Tagung nicht bekannt

klarstellen, dass AK möglicherweise qualitativ darunter leiden würde

durch klare Kommunikation Anpassung der Erwartungshaltung im Vorfeld

ggf. auch stärkeres Bewusstsein der Teilnehmer, damit die Qualität doch erreicht wird

Zu überladener Zeitplan

evtl. längere Pausen

Freizeitprogrammpunkte

Der Punkt wird nur teilweise gesehen, da die Tagung von vielen nicht als Freizeitveranstaltung gesehen wird

Straffer Zeitplan ggf. nur durch den Schein, dass alles Pflicht sei

„Klassiker“ Essen

Selbstbedienung durch TN führt zu überladenen Tellern

Selbstbedienung dauert auch länger

Essen war halt dann auch alle am Ende, ist aber immer so

satt werden auch alle

auch da mal wieder kommunizieren, was da alles hinter steht

Allergiker, Personen mit Unverträglichkeiten wurden topp berücksichtigt

Bessere Orga Kommunikation zu den Teilnehmern

s.o. (separate Gruppe nur für Orga-Kommunikation)

vielleicht Anzahl Komm.-Kanäle reduzieren?

Aufteilung in Hostelzimmer

erstmal nach FSRen aufteilen?

pro und kontra gemischte FSR Zimmer

→ Willkommens-„Spiele“ zum Kennenlernen

→ WhatsApp-Zimmer Gruppen zum Kennenlernen?

d.h. im Vorfeld die Personen bekanntmachen, mit denen man die Tage ein Zimmer teilen wird

ggf. lernen die Personen sich dadurch besser kennen und es findet eine größere Durchmischung statt

in großen Hörsäälen kein Problem

ggf. Einteilung in Partyzimmer und Arbeitszimmer und „Frauen“-Zimmer

80te BuFaTa Ulm

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RnAScKLf3XbxtyT717cBsff4ykkO-7MXdJ75ZbS_rc8/edit#gid=1997804807

kompakte Lage, inklusive Schlafmöglichkeiten wurde für positiv befunden

kurze Vorlaufszeit bei der Anmeldung wurde bemängelt, in München begann die Anmeldung dann aber mitten in den Semesterferien/Prüfungszeit

Diskussion darüber, welcher Anmeldezeitraum gut wäre

Es wird entschieden für Dresden und Aachen direkt festzulegen, wann gute Anmeldezeitpunkte wären

79te BuFaTa Wien

https://docs.google.com/forms/d/1LeuFzPwW7OJ43WPD_UnA4Jour_PqYhU-7a3oOxByk6Q/edit#responses

Das Essen war sehr knapp

Die großzügigen Innen-Party/Veranstatlungs-Flächen waren sehr cool

wir sollten immer eine Dachterrasse, einen Weihnachtsmarkt und Co. organisieren

Orga Team sehr dünn besetzt

Sofern wir das als Koordinierungsausschuss erkennen, sollten einzelne Personen von extern dazukommen und mithelfen

Ggf. Ausschreibung das Orga-Team extern zu vergrößern

TOP 3 Orga Status 82. BuFaTa Dresden

Festlegen des Anmeldezeitpunkts:

Ab 3. Januarwoche Anmeldung frei schalten

Tagung am 17.-21.5.2018

das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben

maximale TN Zahl ca. 100-120

grundsätzlich gilt ja auch, dass, wenn voll, 2 Personen pro Fachschaft können kommen sollen

Zeitplan A: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/Bm9yDzskAL5McJw

alternativ B https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/01JRDYgADWvcj7F

alternativ C: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/SMXG1BZVaR3R0qG

Anmerkungen

Verschiebung des langen AK's am Freitag auf kurzen AK Slot am Samstag

Verschieben des AK Slots vom Samstag Vormittag auf Samstag Nachmittag anschließen Zwischenplenum

Abschlussplenum bereits am Tag 4? → Das machen andere Tagungen

+ alles vorbei

+ mehr Zeit für G.-Sekretärs Arbeiten direkt am Tag 5

+ z.B. direkt auch eine KA Sitzung am Tag 5

+ Feedbackrunden direkt am Tag 5

+ Amtsübergaben auch direkt am Tag 5

- kein wirklicher Grund für TN am Tag 5 überhaupt aufzutauchen

- die Verabschiedungszeremonie am letzten Tag fehlt

+- das Abschlussplenum hat in der Vergangenheit bis auf München sehr gut geklappt

~ Vorschlag auch evtl. auch Auswertung der Stadtrallye erst am Tag 5 oder direkt am Tag 3

* Einladung des Dresdner HP Designers, damit der direkt mit den interessiereten TN der BuFaTa interagieren kann

TOP 4 Orga Status 83. BuFaTa Aachen

Datum steht fest 31.10.-4.11.2018, wieder über Allerheiligen

Ab Mitte/Ende Juni Anmeldung starten, da ab Mitte Juli Prüfungen sind

das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben

maximale TN Zahl ca. 100

TOP 5 ToDo's der Ausschüsse für die 82. BuFaTa

Koordinierungsausschuss

Einladungsschreiben

Auf Key Signing Party Hinweisen

Hinweis falls externe Teilnehmer an bestimmten Tagen kommen

Weitere Hochschulen einladen

TH Köln Kontakt über Leila (get-in-engineering) E-Mail mit Kontaktdaten wurde bereits von Markus an den KA gesendet (Jonas (TU ILmenau) is in Kontakt)

HTWK Leipzig

Uni Stuttgart

Uni Frankfurt

TH Mittelheise

Uni Duisburg Essen

uvm

Themenausschuss

AK-Auswahl auch die Leiter-Verfügbarkeit mit einbeziehen

Bei AKs ohne Protokoll oder mit mageren Protokollen kennzeichen und dies erwähnen

Leitung verbessern (…????)

kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? → will der TA nicht

Intro zur AK Leitung für alle im Plenum

wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen

Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar

Positiv: Vorbereitungssemester, Uniwechsel

evtl. Einsteiger/Austausch-AKs nur noch 1x im Jahr anbieten → Oder in die kurzen AK Slots verschieben

Akkreditierung

Trennen nach Einführung

und Spezialthemen

AK Finanzen → Austausch AK umbauen/neuen Austauch AK über Förder-Fachschafts-Vereine

HoPo Ausschuss

Themen die bearbeitet werden sollen und daraus Stellungnahmen bis zur BuFaTa Dresden

Studiengebühren NRW für Nicht-EU-Ausländer

Verfasste Studierendenschaft

BY: Einführung der VS

BW: Möglicher Enzug der VS

Freie Software für Bildungseinrichtungen

Studierenden wird SW, die man zum Absolvieren des Studiums benötigt nicht immer kostenlos zur Verfügung gestellt

Hochschule als Arbeitsstelle

Modestudiengänge

Infrastruktur

Server wird von 24.12.17 bis 06.01.18 nicht jederzeit erreichbar sein. Gründe:

* Host-Infrastruktur wird modernisiert

* Server selbst wird teilweise aktualisiert und "umgebaut"
* Doppelte Registrierungen von Teilnehmern in der DB trotz gleicher E-Mail Adresse -> keine E-Mail Abfrage?
* Ist schon reported, sollte bis Januar gefixt sein. Super Danke <3
* keine Probleme mit dem Pad und dem Wiki in München, trotz höchstern Last aufgefallen
* massive Verbesserung ggü. Wien -> auch hier Danke :)

BuFaTa e.V.

keine News zum Thema BMBF Förderung, Infos werden im Februar erwartet

Änderung der GO sollte „man“ machen, es gibt aber keine Freiwilligen dafür

Diskussion, ob Sponsoren eher am Verein oder an der Tagung angehängt werden sollen

TOP 5 Sonstiges