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Protokoll Sponsoringausschuss 03.12.2019

1. Sitzung Sponsoringausschuss zwischen der 85. und 86. BuFaTa ET

Datum: 03.12.2019

Beginn: 19 Uhr

Ende: Teilnehmer:

  • Krischa (HS Bonn-Rhein Sieg)
  • Niklas (TU Ilmenau)
  • Sarah Wauschkuhn (HTW Berlin)
  • Richard Wild (TU Darmstadt)
  • Nils Barkawitz (RWTH Aachen)

TOP 0: Begrüßung

Feierliche Begrüßung zur ersten Sitzung - auf fröhliche Sponsoringaktion!

TOP 1 Diskussion des weiteren Vorgehens

  • Erwartungen:
    • Allgemeinen Sponsoringbrief aufsetzen
    • Höhe der Sponsoringgelder (dauerhafte Partner)
    • Welche Sponsoren? No Go Firmen + bisherige Kontakte
    • Budget BMBF Antrag
    • Kosten einer BuFaTa
    • Wünsche Workshops/ Exkursionen

TOP 2 Höhe der Sponsoringbeträge

  • Richard berichtet über die Höhe der Beiträge von der letzten BuFaTa
    • In Darmstadt wurde immer ein hoher Grundbetrag von Sponsoren eingenommen,
    • Dauerhafte Partner haben etwas weniger gezahlt
  • Höhe ist häufig abhängig davon, was die Firmen an „Paketen“ buchen. Je mehr, desto höher der Betrag; Möglichkeit, dass es „günstiger“ wird, wenn alle Pakete gebucht werden:
    • Teilnahme Messe (Eigener Stand)
    • Exklusiver Stand während der BuFaTa
    • Druck auf Tagungsheft/T-Shirt/Banner
    • Tagungsausweis
    • BuFaTa-Wiki
    • Werbematerial/Goodies für Teilnehmertüte
    • Exkursionen
  • Diskussion, ob es besser ist eine Art „Grundpaket“ zu schnüren, sodass es keinen wilden Mix von Paketen gibt vs. Sponsoren größtmöglichste Freiheit zu erlauben
    • Pro Grundpaket: Einfacher in der Verwaltung für die ausrichtende Fachschaft; „nicht in Stein gemeißelt“ → auch hier Entgegenkommen möglich
    • Contra Grundpaket: Man kommt den Firmen mehr entgegen
    • Entscheidung liegt grundsätzlich bei der ausrichtenden Fachschaft
  • Höhe der bisherigen Sponsoringbeiträge sollten festgehalten, damit kommende ausrichtende Fachschaften die Beträge kennen
    • Sammlung der letzten Budgets/Abrechnungen der Tagungen der jüngeren Vergangenheit (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen) (Richard/Nils)
    • Damit sind auch die Kosten der BuFaTa direkt ersichtlich

TOP 3 Sponsoringbrief

  • Vorherige Tagungen haben entsprechende Vorlagen
  • Frage: Sollten bereits Preise in einem Anschreiben stehen?
    • Contra: Nimmt Flexibilität, vermeidet „Diskrepanzen“; möglicherweise bereit höhere Beträge zu zahlen; ggf. erst in einem zweiten Schreiben anstatt direkt im ersten
    • Pro: Abwägung durch konkrete Preisrahmen vereinfacht; Konkrete Preisliste für die Fachschaft zur Vergleichbarkeit
    • Anmerkung: Auch möglich auch andere Unterstützungen von Sponsoren zu erhalten (Ermäßigung/Erlass ÖPNV-Ticket oder Übernahme Catering zB)
    • Anmerkung2: Wenn Firmen sich treffen, sollten die Preise vergleichbar sein
  • Richard und Nils sammeln die Vorlagen der letzten vier Tagungen ein (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen, Dresden)
    • Soll in die BuFaTa-Cloud, dort existiert ein BuFaTa Orga Ordner
    • Anmerkung: Sollte jedoch nichts geheimes sein, sondern offensiv an die Ausrichter beworben werden
  • Konkrete Ansprechpartner nötig?
    • Besser, wenn ein dauerhafter Ansprechpartner existiert - wenn es jedoch nicht möglich ist, dann möglichst offen kommunizieren
    • Möglichkeit, dass die BuFaTa (Generalsekretariat, Sponsoringausschuss oder Vereinsvorstand) Vertretung übernehmen und als Ansprechpartner dienen

TOP 4 Kosten BuFaTa

  • Größte Kostenpunkte
    • Verpflegung (ohne alkoholische Getränke)
    • Unterkunft
      • Vor allem bei externer Unterbringung
  • Viele Kostenpunkte decken sich
    • zB Verkauf der T-Shirts
    • Bierabgabe nur gegen Einwurf kleiner Münzen
      • Alternative: Einmalbetrag für Getränke

TOP 5 Kategorien Sponsoren

  • NoGo Firmen?
    • Zivilklausel der BuFaTa(Rüstungsunternehmen etc)
      • Auszug Ergänzung Zivilklausel-Ergänzung Abschlussplenum BuFaTa Ulm
      • „Genauso bekennt sich die Bufata ET zur Zivilklausel und wird diese im Rahmen ihrer Arbeit berücksichtigen. Konkret werden Sponsoring und Zusammenarbeit mit Firmen kritisch in Hinblick der „Dual Use“-Problematik betrachtet und im Koordinierungsausschuss der BuFaTa ET diskutiert.“
    • Prozess: Bei Unsicherheit der ausrichtenden Fachschaft soll der KA über den jeweiligen Sponsor entscheiden
    • Sonst keine schlechten Erfahrungen gemacht
  • Dauerhafte Partner
    • Mit diesen Firmen existieren konkretere und längerfristige Absprachen
      • E-Plan
      • Wacker
      • Schneider Electric
      • get in Engineering
      • Infineon
      • Springer Verlag
    • Diese Firmen waren schon häufiger auf der BuFaTa vertreten und sind Kandidaten für längerfristige Kooperationen
      • Rhode und Schwarz
      • Bosch
      • Siemens
      • STIHL
  • Diese Firmen sollten zunächst kontaktiert werden, um die Absprachen einzuhalten bzw. um eine Art Sponsorengrundlage zu haben
  • Generalsekretariat wird die Kontakte der Hauptorga von Ilmenau und Berlin an die Sponsoren weiterleiten

TOP 6 Sonstiges

  • Höhe BMBF Förderung
    • Austausch über die bisherige Förderung der Tagung durch den BMBF
  • Alkoholkonsum
    • Alk. Getränke frei rausgeben oder gegen günstiges Geld verkaufen?
      • Möglicherweise bei BuFaTa ET-Kultur irrelevant, die
      • Am Ende Entscheidung der ausrichtenden Fachschaft
      • ggf. deckeln, nicht alles an einem Abend rausgeben


Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
organe/sponsoringausschuss/protokoll_sponsoringausschuss_8586_191203.txt · Zuletzt geändert: 03.12.2019 20:59 von Nils Barkawitz