Protokoll Sponsoringausschuss 03.12.2019

1. Sitzung Sponsoringausschuss zwischen der 85. und 86. BuFaTa ET

Datum: 03.12.2019

Beginn: 19 Uhr

Ende: Teilnehmer:

Krischa (HS Bonn-Rhein Sieg)

Niklas (TU Ilmenau)

Sarah Wauschkuhn (HTW Berlin)

Richard Wild (TU Darmstadt)

Nils Barkawitz (RWTH Aachen)

TOP 0: Begrüßung

Feierliche Begrüßung zur ersten Sitzung - auf fröhliche Sponsoringaktion!

TOP 1 Diskussion des weiteren Vorgehens

Erwartungen:

Allgemeinen Sponsoringbrief aufsetzen

Höhe der Sponsoringgelder (dauerhafte Partner)

Welche Sponsoren? No Go Firmen + bisherige Kontakte

Budget BMBF Antrag

Kosten einer BuFaTa

Wünsche Workshops/ Exkursionen

TOP 2 Höhe der Sponsoringbeträge

Richard berichtet über die Höhe der Beiträge von der letzten BuFaTa

In Darmstadt wurde immer ein hoher Grundbetrag von Sponsoren eingenommen,

Dauerhafte Partner haben etwas weniger gezahlt

Höhe ist häufig abhängig davon, was die Firmen an „Paketen“ buchen. Je mehr, desto höher der Betrag; Möglichkeit, dass es „günstiger“ wird, wenn alle Pakete gebucht werden:

Teilnahme Messe (Eigener Stand)

Exklusiver Stand während der BuFaTa

Druck auf Tagungsheft/T-Shirt/Banner

Tagungsausweis

BuFaTa-Wiki

Werbematerial/Goodies für Teilnehmertüte

Exkursionen

Diskussion, ob es besser ist eine Art „Grundpaket“ zu schnüren, sodass es keinen wilden Mix von Paketen gibt vs. Sponsoren größtmöglichste Freiheit zu erlauben

Pro Grundpaket: Einfacher in der Verwaltung für die ausrichtende Fachschaft; „nicht in Stein gemeißelt“ → auch hier Entgegenkommen möglich

Contra Grundpaket: Man kommt den Firmen mehr entgegen

Entscheidung liegt grundsätzlich bei der ausrichtenden Fachschaft

Höhe der bisherigen Sponsoringbeiträge sollten festgehalten, damit kommende ausrichtende Fachschaften die Beträge kennen

Sammlung der letzten Budgets/Abrechnungen der Tagungen der jüngeren Vergangenheit (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen) (Richard/Nils)

Damit sind auch die Kosten der BuFaTa direkt ersichtlich

TOP 3 Sponsoringbrief

Vorherige Tagungen haben entsprechende Vorlagen

Frage: Sollten bereits Preise in einem Anschreiben stehen?

Contra: Nimmt Flexibilität, vermeidet „Diskrepanzen“; möglicherweise bereit höhere Beträge zu zahlen; ggf. erst in einem zweiten Schreiben anstatt direkt im ersten

Pro: Abwägung durch konkrete Preisrahmen vereinfacht; Konkrete Preisliste für die Fachschaft zur Vergleichbarkeit

Anmerkung: Auch möglich auch andere Unterstützungen von Sponsoren zu erhalten (Ermäßigung/Erlass ÖPNV-Ticket oder Übernahme Catering zB)

Anmerkung2: Wenn Firmen sich treffen, sollten die Preise vergleichbar sein

Richard und Nils sammeln die Vorlagen der letzten vier Tagungen ein (Darmstadt, Karlsruhe, Aachen, Dresden)

Soll in die BuFaTa-Cloud, dort existiert ein BuFaTa Orga Ordner

Anmerkung: Sollte jedoch nichts geheimes sein, sondern offensiv an die Ausrichter beworben werden

Konkrete Ansprechpartner nötig?

Besser, wenn ein dauerhafter Ansprechpartner existiert - wenn es jedoch nicht möglich ist, dann möglichst offen kommunizieren

Möglichkeit, dass die BuFaTa (Generalsekretariat, Sponsoringausschuss oder Vereinsvorstand) Vertretung übernehmen und als Ansprechpartner dienen

TOP 4 Kosten BuFaTa

Größte Kostenpunkte

Verpflegung (ohne alkoholische Getränke)

Unterkunft

Vor allem bei externer Unterbringung

Viele Kostenpunkte decken sich

zB Verkauf der T-Shirts

Bierabgabe nur gegen Einwurf kleiner Münzen

Alternative: Einmalbetrag für Getränke

TOP 5 Kategorien Sponsoren

NoGo Firmen?

Zivilklausel der BuFaTa(Rüstungsunternehmen etc)

Auszug Ergänzung Zivilklausel-Ergänzung Abschlussplenum BuFaTa Ulm

„Genauso bekennt sich die Bufata ET zur Zivilklausel und wird diese im Rahmen ihrer Arbeit berücksichtigen. Konkret werden Sponsoring und Zusammenarbeit mit Firmen kritisch in Hinblick der „Dual Use“-Problematik betrachtet und im Koordinierungsausschuss der BuFaTa ET diskutiert.“

Prozess: Bei Unsicherheit der ausrichtenden Fachschaft soll der KA über den jeweiligen Sponsor entscheiden

Sonst keine schlechten Erfahrungen gemacht

Dauerhafte Partner

Mit diesen Firmen existieren konkretere und längerfristige Absprachen

E-Plan

Wacker

Schneider Electric

get in Engineering

Infineon

Springer Verlag

Diese Firmen waren schon häufiger auf der BuFaTa vertreten und sind Kandidaten für längerfristige Kooperationen

Rhode und Schwarz

Bosch

Siemens

STIHL

Diese Firmen sollten zunächst kontaktiert werden, um die Absprachen einzuhalten bzw. um eine Art Sponsorengrundlage zu haben

Generalsekretariat wird die Kontakte der Hauptorga von Ilmenau und Berlin an die Sponsoren weiterleiten

TOP 6 Sonstiges

Höhe BMBF Förderung

Austausch über die bisherige Förderung der Tagung durch den BMBF

Alkoholkonsum

Alk. Getränke frei rausgeben oder gegen günstiges Geld verkaufen?

Möglicherweise bei BuFaTa ET-Kultur irrelevant, die

Am Ende Entscheidung der ausrichtenden Fachschaft

ggf. deckeln, nicht alles an einem Abend rausgeben