Ablauf einer BuFaTa

Hier steht beispielhaft der Organisationsablauf einer BuFaTa. Diese Seite soll eine einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen. Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt. Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert. Diese Seite basiert auf einem Protokoll eines Arbeitskreises zur Organisation der BuFaTa 2015 in Aachen.

Zielgruppe dieses Artikels sind folgende Organe

Generalsekretariat

Ausrichtende FS

FSen, die eine Tagung ausrichten wollen

Mitglieder KA, TA, Sponsoring-Ausschuss

Planungszeiträume

Langfristige Vorbereitung (>6 Monate)

TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende…)

Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)

Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte

BMBF-ANTRAG: Die Anträge für die Förderung des BMBF erfolgt immer für zwei Tagungen, die Frist zur Einreichung der Anträge ist mit dem BuFaTa e.V. zu koordinieren

UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich.

SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.

Absprache mit Sponsoring-Ausschuss

Erste RAUMPLANUNG (grob)

TEILNEHMERBEITRÄGE Zahlungsmethode und Maximalbetrag festlegen

Mittelfristige Planung (>3 Monate)

SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,…

auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute

RAUMPLANUNG konkretisieren

PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, …

ÖPNV: ggf. Anfrage für Tagungstickets

EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen

EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, …), Workshops, …

THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung

WERBUNG bei Fachschaften

KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen

DESIGN: Tagungslogo und ggf. T-Shirt oder ähnliches entwerfen (lassen)

ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden

Kurzfristige Planung (<3 Monate)

PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)

ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)

HELFER organisieren und vorläufigen Plan anlegen

VERPFLEGUNG organisieren (Budget/Helfer)

ANMELDUNG: Deadline festlegen und kommunizieren

ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular)

Während der Tagung (<1 Woche)

* ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, „ewiges Frühstück“, etc.

TEILNEHMERBEITRÄGE final festlegen

INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, Telegramm-Gruppe, …

HELFER koordinieren / endgültigen Helferplan anlegen und verteilen

TRANSPORT / Transfer von Dingen

Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)

WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen durch KA

Nach der Tagung

KRITIK

FINANZABSCHLUSS (BMBF, …)

SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, …)

KA Vorlagen, ergänzende Arbeit

Strukturen

Kernteam

bestenfalls 2-4 Personen

Klare Aufgabenbereiche

Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, Projektmanagement-Tools…

Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)

Mitnahme der eigenen FS

Informationsfluss

Teilnehmerausweis: Teilnehmername, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname, Zeitplan auf Rückseite

*–> kompaktes Format, da er offen zu tragen ist!

TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt

*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar *pro Teilnehmer Abfragen, ob gedrucktes Tagungsheft verlangt wird * moderne Kommunikationsmittel * Verteiler TN / Kontaktpersonen * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen, Wegweiser einrichten

z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.

Kritik

Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung

digitale Umfrage

Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?

Wissenstransfer

Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften (KA)

Vorlagen

Vorlagen

BMBF Antrag
Themenausschussitzungen
Anmeldeformular

Hinweise für einzelne Abläufe

Antrag stellen beim BMBF

AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis

Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen.

Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden.

Links

Formularschrank des BMBF zu AZA

Download easyAZA

Wiki Seite der Zapf

Einladungen verschicken

Die offizielle Einladung erfolgt per Mail

Verweis auf Anmeldung und Wiki

Hinweise zu den Tagungskosten

E-Mail einen Monat vor der BuFaTa als Erinnerung

E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa

in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline

evtl. mit Hinweis auf Packliste

Anmeldung

erfolgt über das Anmeldeformular

Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-„Ausweisen“

Anmeldung zeitnah vor der Tagung schließen um finale Teilnehmer einzufrieren

zu Beachten: Es sollte vor der Tagung nur noch mit der aktuellsten Version der Liste gearbeitet werden

Checkliste

Mail an Alumni (bufata-alumni@bufata-et.de)

Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell?

BuFaTa-Wiki aktuell?

Terminfindung

Brückentag für langes Wochenende suchen

AK Festlegung und Einteilung

Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung)

gemeinsame Absprache zwischen TA (Inhalte) und austragender FS (Räume, Zeiten)

alle AKs sammeln und vorstellen

gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich

Organisation der AK-Themen durch den TA

Rahmenprogramm

Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren

Stadtführung

Abendprogramm