Organisation einer BuFaTa

Hier steht beispielhaft für eine Sommer-BuFaTa der Organisationsablauf der Sommer-BuFaTa 2011 in Dresden.

Einladungen verschicken

idealerweise 2 Mal schriftlich und 3 Mal per E-Mail

E-Mail rund 2 Monate vorher, nicht in der vorlesungsfreien Zeit (SoSe Anfang)

Link zu „offiziellem“ BuFaTa Flyer in jede Mail

Schriftlich ungefähr zeitgleich zur E-Mail (kausaler Zusammenhang E-Mail ←→ Flyer)

Erste schriftliche Einladung mit „offiziellem“ BuFaTa Flyer

E-Mail einen Monat vor der BuFaTa

Schriftlich einen Monat vor der BuFaTa

E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa

in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline

evtl. mit Packliste

Deadline zur Anmeldung zwei Wochen vorher, später Hinweis auf noch offene Deadline

Anmeldung

möglichst automatische Anmeldung realisieren (geplant: zentrale Anmeldung auf BuFaTa-ET.de)

aber auch ohne Automatisierung möglich, da Anzahl der teilnehmenden Unis meist < 20 ist

Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-„Ausweisen“ (z.B. für öffentlichen Nahverkehr)

Inhalt des "offiziellen" BuFaTa Flyers

s. auch

Termin

Ort

Link zu Anmelde- / Info-Seite

Programm (-Entwurf)

Packliste

Nach Themen für AKs fragen

WLAN → Eduroam

Kontaktdaten

Kosten

Infos zu BuFaTa

Grußwort des Sekretärs

Anfahrt

Checkliste

Finanzierung am Beispiel

Sommersemester

Wintersemester

Location

Terminfindung

Sommersemester: Brückentag für langes Wochenende suchen, 2011 war das wieder Himmelfahrt (1.-5.6.2011)

Ablaufplan am Beispiel

Sommersemester

Wintersemester

AK Festlegung und Einteilung

alle AKs sammeln und vorstellen

gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich

am besten mit Whiteboard

Verfahren 1

zu jedem Thema gibt jeder Zustimmung oder Enthaltung an

aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen

auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)

die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots

feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen

Verfahren 2

jeder hat 2/3 Stimmen und kann diese auf die AKs verteilen

aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen

auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)

die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots

feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen

Rahmenprogramm

Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren

Stadtführung