How To Orga

BuFaTa SoSe2014 in Berlin
Anwesend:

Julian Käuser, TU Darmstadt

Lukas Lischke, TU München

Magda, TU Berlin

Stefan A., OTH Regensburg

Robert Niebsch, Förderverein, Alumni TU Dresden

Lea Huber, OTH Regensburg

Jan Latzko, TU Darmstadt

Maria, RWTH Aachen

Dominik, Hochschule Karlsruhe

Daniel, HS Karlsruhe

Leitung des AK: Magda, TU Berlin
Protokoll: Lukas Lischke, TU München

Einführung

Der AK zielt auf die Vereinfachung der Ausrichtung der BuFaTa für die Ausrichtende Fachschaft ab. Hierzu sollen Informationen und Erfahrungswerte als Anhaltspunkt festgehalten werden. Die Anregung zum AK kam von der nächsten Aurichtenden Fachschaft im Wintersemester, der TU Darmstadt.

Am Ende des AK's soll ein Zeitplan mit ToDo's stehen.

Zuständigkeiten von Ausrichtende Fachschaft, KA, Sekretär und Förderverein

Timeline

Grafisches Chart

Datum	Ausrichtende Fachschaft	KA	Sekretär	Förderverein
1 1/2 Jahre vorher (SoSe), 1 Jahr vorher (WiSe)	machen wir es? wieviel Geld brauchen wir grob wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen
1 Jahr vorher (SoSe), 1/2 Jahr vorher (WiSe)	machen wir! Sponsorensuche beginnen mit grobem Finanzbedarf; Räume und Flächen beantragen / über Verfahren informieren; generelle Essensplanung machen → Finanzen; Wiki Artikel vorbereiten
zum 30.05.	BuFaTa Verein mitteilen: wieviel Geld brauchen wir wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen
30.5.	BMBF Antrag mit Kenntnis der nächsten 2 Ausrichtenden Fachschaften + grober Finanzbedarf und wofür; Förderrichtlinien der ausrichtenden FS zuschicken
7 Monate vorher	Essen Kochen und Köche organisieren
kurz vor Ausrichtung	Helfer organisieren
3-9 Monate vorher	save the Date E-Mail
10 Wochen vorher	BuFaTa Thematik? Arbeitskreisthemen vorbereiten und im Wiki vorbereiten
8 Wochen voher	Flyer und sonstige Infos zur Einladung an Sekretär schicken
6 Wochen vorher	Einladungen verschicken

Erfahrungswerte

(Teilnehmerbeiträge, Getränkemenge, Essensbedarf, Budgetbedarf, …)

Anmeldedaten

Inhalt des Anmeldeformulars:

Name, Geburtsdatum, Emailaddresse, Telefonnummer (mindestens von einem Mitglied der Fachschaft)

Statusabfrage Student oder Alumini

Arbeitskreisthema mit spezifischer Frage der Fachschaft z.B. nicht nur Akkreditierung sondern was wollen wir genauer Wissen oder was wollen wir erreichen

- Klären ob es eingegliedert werden kann in einer der 4 Kategorien (Arbeitskreis/Brainstorming/Austausch/Proleme)

Rückmeldung zum Anmeldeformular:

Kosten und Überweisungszweck zur besseren Übersicht

Link zur BuFaTa-Seite zum vorab informieren

Letzte Informationen für BuFaTa

Letzte Informationsmail an alle Teilnehmer eine Woche vor der Bufata. Inhalt der Mail:

Anschriftsdaten von Hostel, Uni,..

Parkplatzmöglichkeiten

Telefonnummern der BuFaTa-Orga

Feedback der Teilnehmerzahl, kurzfristige Absage vor Anreisetag

Packliste was wird gebraucht im Hostel (Bettwäsche, Handtücher,…), AKs (Laptops zum schreiben von Wikieinträge und Pads)

Infos über die Stadt z.B. Fahrplanapps mit Link

Ende

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig, der Wikieintrag muss noch nachbearbeitet werden