How To Orga

BuFaTa SoSe2014 in Berlin
Anwesend:

Julian Käuser, TU Darmstadt

Lukas Lischke, TU München

Magda, TU Berlin

Stefan A., OTH Regensburg

Robert Niebsch, Förderverein, Alumni TU Dresden

Lea Huber, OTH Regensburg

Jan Latzko, TU Darmstadt

Maria, RWTH Aachen

Dominik, Hochschule Karlsruhe

Daniel, HS Karlsruhe

Leitung des AK: Magda, TU Berlin
Protokoll: Lukas Lischke, TU München

Einführung

Der AK zielt auf die Vereinfachung der Ausrichtung der BuFaTa für die Ausrichtende Fachschaft ab. Hierzu sollen Informationen und Erfahrungswerte als Anhaltspunkt festgehalten werden. Die Anregung zum AK kam von der nächsten Aurichtenden Fachschaft im Wintersemester, der TU Darmstadt.

Am Ende des AK's soll ein Zeitplan mit ToDo's stehen.

Zuständigkeiten von Ausrichtende Fachschaft, KA, Sekretär und Förderverein

Timeline

Grafisches Chart

Datum	Ausrichtende Fachschaft	KA	Sekretär	Förderverein
1 1/2 Jahre vorher (SoSe), 1 Jahr vorher (WiSe)	machen wir es? wieviel Geld brauchen wir grob wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen
1 Jahr vorher (SoSe), 1/2 Jahr vorher (WiSe)	machen wir! Sponsorensuche beginnen mit grobem Finanzbedarf; Räume und Flächen beantragen / über Verfahren informieren; generelle Essensplanung machen → Finanzen; Wiki Artikel vorbereiten
zum 30.05.	BuFaTa Verein mitteilen: wieviel Geld brauchen wir wofür, rund wieviele Teilnehmer können kommen
30.5.	BMBF Antrag mit Kenntnis der nächsten 2 Ausrichtenden Fachschaften + grober Finanzbedarf und wofür; Förderrichtlinien der ausrichtenden FS zuschicken
7 Monate vorher	Essen Kochen und Köche organisieren
kurz vor Ausrichtung	Helfer organisieren
3-9 Monate vorher	save the Date E-Mail
10 Wochen vorher	BuFaTa Thematik? Arbeitskreisthemen vorbereiten und im Wiki vorbereiten
8 Wochen voher	Flyer und sonstige Infos zur Einladung an Sekretär schicken
6 Wochen vorher	Einladungen verschicken

Erfahrungswerte

(Teilnehmerbeiträge, Getränkemenge, Essensbedarf, Budgetbedarf, …)

Allgemein / Best practices

Zusätzlich zu den TN-badges mit Terminplan ein booklet/flyer mit Ablauf, Raumplanung, Raumverteilung

Toll: Frühstück, zentraler Anlaufpunkt für Kaffee etc., nach Möglichkeit mit kurzen Wegen oder Verteilungsorganisation

Kurze Wege zur Übernachtungsstätte

Ein Abend gemeinsam um Leute zusammen zu halten, danach ggfs. verteilen lassen

Letzter Abend nochmal gemeinsam

Alkoholverbot/-rationalisierung in Plena nach Ankündigung, Verweis auf Pause

Dresden:

Organisationsaufwand minimal inhaltlich ein Betreuer dauerhaft vor Ort,

Orga-backend Helfer je nach betriebenem Aufwand, ca. 2-3 Leute schichtweise (Räume versorgen etc.)

Kochen: je ca. 20 TN ein Kochhelfer für einfache Gerichte (Chili, Pasta+Tomaten etc.)

Verpflegung: vgl. alte Kalkulation für Mengeneinschätzung dreier Mahlzeiten; Mensa durchaus vernünftig

Finanzen zwei Leute (vier-Augen-Prinzip), Einschätzung Luxusbedarf, Einschätzung externe Faktoren (Unterkunft, essen extern?); Grillen extrem günstig (vgl. alte Kalkulation ct/TN); Finanzplanung „rückwärts“ (Vorstellung von Vorstellung, dann Abstriche, insb. ÖPNV und Essen als TN-Beiträge)

Staffelung der TN-Beiträge (Zwei FSler günstig (~20 € für zwei volle Tage, 35 € für vier volle Tage), dann mehr)

Mindestens vier AK-Slots, mindestens 90 min je AK

Univerwaltung kann im Vorfeld erheblichen Aufwand erfordern

Rahmenprogramm z.B. Stadtführung ad hoc

Betreute Abendgestaltung ein Abend empfehlenswert (z.B. nach Stadtrallye)

Idealwahrnehmung Dresden: Tagungsort ist Nächtigungsort, aber Warnung vor regelmäßigem Umräumen (z.B. aus Hörsäälen) → nervig

In Dresden gab es eine minimal versorgte BuFaTa ohne Sponsoring

Wunschtraum Protokollführung/Betreuung seitens FS für jeden AK (heute durch große Prallelität von AKs fraglich)

Berlin:

Anmeldedaten

Inhalt des Anmeldeformulars:

Name, Geburtsdatum, Emailaddresse, Telefonnummer (mindestens von einem Mitglied der Fachschaft)

Statusabfrage Student oder Alumini

Arbeitskreisthema mit spezifischer Frage der Fachschaft z.B. nicht nur Akkreditierung sondern was wollen wir genauer Wissen oder was wollen wir erreichen

- Klären ob es eingegliedert werden kann in einer der 4 Kategorien (Arbeitskreis/Brainstorming/Austausch/Proleme)

Rückmeldung zum Anmeldeformular:

Kosten und Überweisungszweck zur besseren Übersicht

Link zur BuFaTa-Seite zum vorab informieren

Letzte Informationen für BuFaTa

Letzte Informationsmail an alle Teilnehmer eine Woche vor der Bufata. Inhalt der Mail:

Anschriftsdaten von Hostel, Uni,..

Parkplatzmöglichkeiten

Telefonnummern der BuFaTa-Orga

Feedback der Teilnehmerzahl, kurzfristige Absage vor Anreisetag

Packliste was wird gebraucht im Hostel (Bettwäsche, Handtücher,…), AKs (Laptops zum schreiben von Wikieinträge und Pads)

Infos über die Stadt z.B. Fahrplanapps mit Link

Ende

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig, der Wikieintrag muss noch nachbearbeitet werden