BuFaTa Orga 2015 Aachen

BuFaTa SoSe 2015 in Aachen
Anwesend: Lukas L. (TU München), Robert N. (e.V.), Tobias B. (HS Emden/Leer), Andre H. (HS Emden/Leer), Fabian Z. (TU Wien), Leon G. (TU Ilmenau), Anne K. (HS Emden/Leer), Ramon H. (VDE Jung Net), Lilli W. (OTH Regensburg), Stefan P. (OTH Regensburg)
Leitung des AK: Nils B. (RWTH Aachen)
Protokoll: Robern N., Ramon H., Lilli W. Anne K., Lukas L., Leon G.

Einführung

Der Arbeitskreis soll eine professionellere, einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen. Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt. Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert. Der Arbeitskreis wurde von der RWTH Aachen ins Leben gerufen.

Planungszeiträume

Langfristige Vorbereitung (>6 Monate)

TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende…)

Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)

Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte

BMBF-ANTRAG: Ende Mai müssen die Anträge für die Förderung des BMBF fertig sein. Daher muss bis dahin die Kalkulation für die nächsten beiden BuFaTas stehen.

UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich (in Aachen 25%).

SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.

Erste RAUMPLANUNG (grob)

SCHWERPUNKT festlegen

Mittelfristige Planung (>3 Monate)

SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,…

auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute

RAUMPLANUNG konkretisieren

PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, …

ÖPNV: Anfrage für Tagungstickets o. Ä. (Bspe.: 80 Cent pro Tag und TN in Aachen, 3-5€ in Dresden und Berlin)

EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen

EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, …), Workshops, …

THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung

WERBUNG bei Fachschaften (z.B. Facebook-Veranstaltung)

KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen

ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden

Kurzfristige Planung (<3 Monate)

PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)

ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)

HELFERPLAN

VERPFLEGUNG (Budget/Helfer)

ANMELDUNG: Deadline

ABFRAGEN TN-Daten/Interessen ( Anmeldeformular)

Während der Tagung (<1 Woche)

ANREISE abfragen (in Anmeldeformular / Bestätigungsabfrage)

Ansprechpartner organisieren (Verteiler einrichten)

Mitfahrgelegenheiten nutzen

ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, etc. („Das ewige Früh stück!“ aus Hamburg)

INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, WhatsApp-Gruppe, BuFaTa-App, …

HELFER organisieren und koordinieren

TRANSPORT / Transfer von Dingen

Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)

WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen

Nach der Tagung

KRITIK

FINANZABSCHLUSS (BMBF, …)

SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, …)

ORGA-AUSSCHUSS (Vorlagen, ergänzende Arbeit)

Strukturen

Kernteam

2-4 Personen

Klare Aufgabenbereiche

Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, …

Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)

Mitnahme der eigenen FS

Informationsfluss

Teilnehmerausweis: Name, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF Satz, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname

*–> kompaktes Format!

TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt

*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar * moderne Kommunikationsmittel * Verteiler TN / Kontaktpersonen * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen

z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.

Kritik

Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung

Umfrage - idealerweise auf BuFaTa ET Homepage (oder App)

Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?

Evtl. wie Evaluationsbögen (autom. Einlesen)

* „Marktplatz-Kritik“ ( z.B. Stellwand in zentralem Tagungsort)

Sponsoren

SPONSORENNACHWEISE

NILS schreibt, was die Firmen wollten

ANNE stellt eigenes Package ins Wiki

ROY soll auch seine drei Packages (gestaffelt) mit ins Wiki stellen

Zwei Gängige Varianten:

NILS erklärt das nochmal hier im Wiki :D

NILS stellt Liste von Aachen ins Wiki, wie man Werbung machen kann

Getränkesponsoring mit in die Liste aufnehmen

Wissenstransfer

Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften

Vorlagen

Vorlagen

BMBF Antrag
Kalkulationen
Themenausschussitzungen
Sponsoringanschreiben
Anmeldeformular
Einladungsvorlage
Flyer
Zeitplan
Teilnehmerheft
Teilnehmerausweis
Teilnahmebestätigung
Teilnehmerrechnung
Feedbackaufbau
Marktplatz-Konzept/zentraler Tagungsort
ToDo-Listen Struktur
Stimmkarten

Kontakt zu ehem. Organisatoren

In geschützten Bereich schieben.

Jahr	Hochschule	Organisatoren
WS 2012	TU München	Lukas Lischke (lukas.lischke@fs.ei.tum.de), Robert Schaller (robert.schaller@fs.ei.tum.de)
SS 2013	KIT Karlsruhe	Jan Bader, ?
WS 2013	TU Graz - Thomas Förster,?
SS 2014	TU/HS Berlin	Magdalena Rätz,
WS 2014	TU Darmstadt	Jan Latzko,
SS 2015	RWTH Aachen	Nils Barkawitz, Maria,

Sponsoringkontakte

Alphabethisch sortierte Liste (in geschützten Bereich schieben):

Wer	Was	Anmerkungen	Jahr(e)	Hochschule(n)

Ende

Beginn: 13:00 Uhr
Ende: 16:00 Uhr
*Der AK sollte auf weiteren Tagungen weiter behandelt und optimiert werden. Besonders die Wikiprotokolle müssen zusammengefasst werden.

Personen die sich dafür interessieren/es in der Fachschaft behandelt wird:

Generalsekretär

ausrichtende FS

FSen, die eine Tagung ausrichten wollen

Wer kann sich vorstellen auf der nächsten BuFaTa den AK zu leiten?

Hauptverantwortlicher der ausrichtenden BuFaTa(?)

Anmerkungen

Im Rahmen des Meta-AK wurden weitere Orgarelevante Themen gefunden:

Firmenführungen und Workshops am Anfang der Tagung ist gut, da so Teilnehmer die später Anreisen nur den persönlich nützlichen Teil verpassen, aber nicht den eigentlichen Sinn der Tagung, die beschlussführenden Plena und Arbeitskreise.

Anfangsplenum um 16 Uhr ist für die weit anreisenden Fachschaften etwas früh.