Organisation einer BuFaTa ET

HowTo

Dieses HowTo soll in erster Linie eine Hilfestellung für ausrichtende Fachschaften sein - aber auf keinen Fall eine Vorgabe! Die folgenden Punkte sollen eine Sammlung von bewährten Vorgängen, Prozessen und Ideen sein, die die Orga einer Tagung (und auch anderer Veranstaltungen) hoffentlich zum Kinderspiel macht.

In der BuFaTa-Cloud finden sich einige Orgamateralien, die für die Organisation/Dokumentation etc hilfreich sein könnten.

Jede Tagung bekommt im Wiki ihren eigenen Bereich unter :tagungen. Für das Namensschema könnt ihr euch an den vorhandenen Tagungen orientieren. Die Startseite der Tagung könnte z.B. aussehen wie bei der Tagung in Mannheim im Winter 2022.

Finanzen

BMBF

In der vergangenen Zeit viel

Sponsoren

Vorlagen Sponsoring Anschreiben/-verträge

Anschreiben Dekanat ggf. anfragen

Bereits auf der vorangegangen Tagung mit Sponsoren die vor Ort sind reden

Direkte Ansprechpersonen bei Firmen rausfinden (oder sich nennen lassen)

Sponsoren anderer Veranstaltungen gesondert fragen

Regionale Anbieter fragen

bonding (oder Firmenkontaktmesse) Infos/Messen nutzen

Kooperationen der Hochschule nutzen

Fotos von den Sponsorentaschen machen

Danke im Nachgang der Tagung mit bitte der weiteren Unterstützung

Anmeldung

Empfehlenswert ist die Anmeldung für die kommende Tagung bereits am Ende der alten Tagung.

Es empfiehlt sich mindestens folgende Punkte über das Anmeldetool bereits bei der Anmeldung abzufragen:

Status

Geschlecht

Essen (vegetarisch und co.)

Essensallergien

Ist das deine erste BuFaTa?

Von der … BuFaTa in …. erwünsche ich mir

Ich möchte in die die Telegramm Gruppe

Gleichgeschlechtliche Unterbringung

Fachschafts getrennte Unterbringung

Info über Teilnehmergebühren

T-Shirt ja/nein

Unterkunft

Rechtzeitig, am besten am Jahresanfang anfragen und buchen

Auf die Storno Regel achten um bei Bedarf wieder Betten ab zu bestellen

Wird in einer Turnhalle geschlafen, bitte Feldbetten besorgen

Rechtzeitig Betten stornieren, wenn die geplante Teilnehmerzahl nicht erreicht wird

Befreiung Kurtaxe / Bettensteuer wegen BMBF bzw. e.V. Förderung

Verpflegung

Getränke besorgen (eventuell Kühlwagen)

Küchengeräte ausleihen

Ausgeliehenes Besteck/Teller bei der Abholung zählen oder Wiegen

Genügend Kühl- und Lagerkapazität für zu viel gekochtes Essen

Kuchen für Nachmittagskaffee anbieten

Kochrezepte und Hinweise befinden sich im Arbeitskreis Essen kochen auf der BuFaTa

Themenausschuss

Absprache über Kapazitäten (Zeitslots, Räume)

AKs für Alumnis die nicht Förderfähig sind (z.B. Wiki Pflege, AKs für die BuFaTa)

Bitte nicht gleichzeitig mit Vernetzungs AKs

Tagungsheft

Frühzeitig das Inhaltsverzeichnis anlegen

Artikel die im Tagungsheft sein sollten:

Grußworte (Dekan, Generalsekretär, Ausrichtende Fachschaft)

Tagungsplan

Vorstellung des Orgateams

Uniplan/Umgebungsplan mit allen wichtigen Tagungsorten

Nahverkehrsplan

Exkursionsbeschreibung

Workshop Beschreibung

Sponsoren Vorstellung

Beschreibung Abendprogramm

Texte über die Stadt und Hochschule

Artikel über lustige und Interessante Fakten über die Stadt

Rätsel oder ähnliches

Sonstiges

Parkplätze

Exkursionen

T-Shirts

getrennte Farben für Orga und Teilnehmer T-shirts

Am besten bei der Anmeldung schon fragen ob ein T-Shirt gewünscht ist

Fotograph

Fotos während Plenum, Arbeitskreise, Abendprogramm

Workshops

Stadtrallye

mit Fotoaufgaben

Abendprogramm

Ort wo alle Teilnehmer zusammen sein können

Karaoke

Tagungstickets (wenn benötigt)

Infozettel für Spätanreiser

Sponsoren Banner

Zugangsberechtigungen für das Wochenende besorgen

Mehrfachstecker/Verlängerungskabel organisieren

Gästeaccounts für W-LAN (Alumni, Externe)

Zentralen Raum einrichten

Tagungsausweise rechtzeitig erstellen

Tagungsräume möglichst nah zueinander legen

Orgahandys von der vorherigen Fachschaft organisieren

Info-Channel einrichten (aktuell Telegramm, Stand 2023)

Packliste an die Tagung anpassen

Frühzeitig Fachschaften einladen (Anschreiben, Anrufen)

Protokoll BMBF Antragserstellung 24.02.2025

Punkte die sich nicht bewährt haben

Ende einer BuFaTa

Um die Gründe des Fernbleibens zu erfahren sollte am Ende einer BuFaTa der Link für die Umfragen bzgl. der Nichtteilnahme mancher Fachschaften versendet werden. Ziel ist es künftige Tagungen so auszulegen, dass mehr Fachschaften daran teilnehmen können. Des Weiteren sind:

das Abschlußplenum zu halten

die Rechnungen für die Tagungskosten zu erstellen

Bericht für das BMBF schreiben

Dankeskarten an Sponsoren verschicken

(bitte weitere Punkte eintragen)