Anwesende: Sebastian (FH Dortmund Alumnus), Niklas (KIT Alumnus),JP (KIT Alumni), Leon (TUM), Pascal (TUM), Jakob Schaarschmidt (HS München), Fabian Brenneisen (HS München), Helge Weiß (HS München), David Liebscher (KIT), Marco Hörter (KIT), Maja (HAW Hamburg), JP (HAW Hamburg), Tobi (HAW Hamburg), Ella (HAW Hamburg), Erhard (Uni Paderborn), Großmeister Richard (TU Darmstadt Alumnus), Dustin (TU Ilemnau), Leo (HAW Hamburg), Natascha (HS Mannheim Alumna) Es sind 21 Personen anwesend.

Im Zwischenplenum der 96. BuFaTa in Ilmenau kam der Wunsch auf, einen Arbeitskreis zur Organisation einer BuFaTa abzuhalten. Da Die Alumni größtenteils schon Tagungen organisiert haben soll dies im Rahmen des Alumni AKs bearbeitet werden.

Inhaltlich wird von dem AK folgendes erwartet.

• Ausarbeitung Leitfaden mit Priorisierung der Aufgaben
• Was gibt es zu beachten?
• Planung der einzelnen Themen wie Essen, Sponsoring, Anmeldungen…
• Wie schreibe ich einen Zeitplan?
• Was muss überhaupt alles erledigt werden?

1. Unter How to Orga werden bereits die wichtigsten Punkte gesammelt. Die einzelnen Punkte sollen reviewed und ggf. aktualisiert werden.
2. Orientierung an den Plänen der vorherigen Tagungen ist immer sinnvoll

Man kann nie genug Geld haben!

Das BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung) existiert in der bisherigen Form nicht mehr, ist jetzt das BMFTR (Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt). Die Anträge werden weiterhin vom DLR (Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt) verwaltet. Durch die politische Situation kann es sein, dass eine Förderung in Zukunft ausbleibt. Es ist davon auszugehen, dass sich an der Antragstellung zunächst nichts ändern wird. Zu beachten ist außerdem, dass verschiedene Angebote eingeholt werden müssen. Ab welcher Summe ist nicht ganz sicher. Fördermittel sind über die BuFaTa e.V. beantragt. Wird ein FSR für die Abrechnung benutzt muss eine Rechnungstellung inkl. aller Belege an den Förderverein erfolgen. Die Geldmittel stehen dabei in der Regel kurz vor der Tagung zur Verfügung. Für die Rechnungsangelegenheiten ist der Finanzer des Vereins zuständig. Unter Umständen kann es zu zeitlichen Verzögerungen von einigen Tagen kommen.

• Entweder man hat als Fachschaft bereits Sponsoren, die einen dafür auch unterstützen.
• Alternative ist der Sponsoringausschuss der BuFaTa
  • Gibt Vorlagen zum Anwerben
  • Auch Strategien
  • Vorgefertigte Pakete (Was bekommt ein Sponsor für welches Geld?)
• In der Vergangenheit gab es regelmäßiges Sponsoring von verschiedenen Firmen
  • Infineon
  • Rohde und Schwarz
  • Schneider Electric
  • Wacker
  • Springer
  • Stihl
  • Würth
• Es können auch Brauereien für Bier-Sponsorings angefragt werden. Diese sind oft bereit dafür
  • Paulaner

• Es bietet sich an größere Investitionen zu machen, die man dann weiter im Fachschaftsinventar verwenden kann

• Finanzen sind essentielles Thema über die gesamte Planungsphase
• Teilnehmerbeiträge können dynamisch an finanzielle Lage angepasst werden

• Bestimmen maßgeblich die Finanzierung
• Abfrage aus dem Anmeldetool sollte berücksichtigt werden
  • insbesondere Allergien sollten ernst genommen werden
  • alle sollten genug zu essen haben (vegan, vegetarisch, Fleisch / Fisch, etc.)
• Überprüfen, ob ÖPNV-Ticket für Teilnehmer notwendig ist
• Auch Helfer müssen essen!

• Raumabfragen für Schlafplatz-Präferenzen nur wenn dies sinvoll ist (z.B. bei Hostel)
• Anmeldung am besten zum Ende der vorherigen Bufata
• mehrere Leute über Anmeldung drüberschauen lassen
• Eine Liste der Dinge die in der Anmeldung abgefragt werden sollen findet sich in How to Orga
• Es kann abgefragt werden, ob ein Deutschland-Ticket vorhanden ist

• Zeitplan muss beim Förderantrag vorliegen, Orientierung an vorherigen Tagungen sinnvoll
• Räume für Seminare (AKs, Workshops, etc.) müssen geplant und eingeteilt werden
• Themenausschuss arbeitet Inhalte aus, Orga muss Infrastruktur bereitstellen
• Brauchen die Teilnehmer ein (Deutschland-)Ticket?

• Sucht Helfer (es gibt realistisch gesehen nie genug von denen!)
• Abhängig z.B. von Unterbringung, Verpflegung
• Helfen kann jeder! (Familie, Freunde, Feinde…)
• Auch die Spaßveranstaltungen brauchen ggf. Helfer!
• Auch Helfer müssen essen! (so wichtig, muss 2x im Protokoll stehen)

• Wer ist veranwortlich für was?
• Einzelne Person als Hauptverantwortlicher kann problematisch sein (auch Orga muss schlafen)
• Orga-Team aus 2-3 Personen ist empfehlenswert

• Tagungsheft wird vom BMBF gefordert, entweder digital oder ausgedruckt
• Banner, T-Shirts und Printmedien müssen rechtzeitig bestellt werden
• Ggf. Ersatzdokument für ÖPNV-Tickets (falls vorhanden)

• Umhängebänder für Tagungsausweis und Armbänder etc…

1. Finanzierung
2. Unterkunft/Räumlichkeiten und Verpflegung
3. Themen durch die Teilnehmer und den Themenausschuss
4. Kulturelles Rahmenprogramm (Stadtrallye, Workshops, …)

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig. Es sollte öfter auf das How to Orga / Wiki verwiesen werden und dieses ggf. regelmäßig überarbeitet werden. Dieses Protokoll kann ebenfalls als Leitfaden verwendet werden.