Dieses HowTo soll in erster Linie eine Hilfestellung für ausrichtende Fachschaften sein - aber auf keinen Fall eine Vorgabe! Die folgenden Punkte sollen eine Sammlung von bewährten Vorgängen, Prozessen und Ideen sein, die die Orga einer Tagung (und auch anderer Veranstaltungen) hoffentlich zum Kinderspiel macht.

In der BuFaTa-Cloud finden sich einige Orgamateralien, die für die Organisation/Dokumentation etc hilfreich sein könnten.

Jede Tagung bekommt im Wiki ihren eigenen Bereich unter :tagungen. Für das Namensschema könnt ihr euch an den vorhandenen Tagungen orientieren. Die Startseite der Tagung könnte z.B. aussehen wie bei der Tagung in Mannheim im Winter 2022.

In der vergangenen Zeit viel

• Vorlagen Sponsoring Anschreiben/-verträge
• Anschreiben Dekanat ggf. anfragen
• Bereits auf der vorangegangen Tagung mit Sponsoren die vor Ort sind reden
• Direkte Ansprechpersonen bei Firmen rausfinden (oder sich nennen lassen)
• Sponsoren anderer Veranstaltungen gesondert fragen
• Regionale Anbieter fragen
• bonding (oder Firmenkontaktmesse) Infos/Messen nutzen
• Kooperationen der Hochschule nutzen
• Fotos von den Sponsorentaschen machen
• Danke im Nachgang der Tagung mit bitte der weiteren Unterstützung

Empfehlenswert ist die Anmeldung für die kommende Tagung bereits am Ende der alten Tagung.

• Status
• Geschlecht
• Essen (vegetarisch und co.)
• Essensallergien
• Ist das deine erste BuFaTa?
• Von der … BuFaTa in …. erwünsche ich mir
• Ich möchte in die die Telegramm Gruppe
• Gleichgeschlechtliche Unterbringung
• Fachschafts getrennte Unterbringung
• Info über Teilnehmergebühren
• T-Shirt ja/nein

• Rechtzeitig, am besten am Jahresanfang anfragen und buchen
• Auf die Storno Regel achten um bei Bedarf wieder Betten ab zu bestellen
• Wird in einer Turnhalle geschlafen, bitte Feldbetten besorgen
• Rechtzeitig Betten stornieren, wenn die geplante Teilnehmerzahl nicht erreicht wird
• Befreiung Kurtaxe / Bettensteuer wegen BMBF bzw. e.V. Förderung

• Getränke besorgen (eventuell Kühlwagen)
• Küchengeräte ausleihen
• Ausgeliehenes Besteck/Teller bei der Abholung zählen oder Wiegen
• Genügend Kühl- und Lagerkapazität für zu viel gekochtes Essen
• Kuchen für Nachmittagskaffee anbieten
• Kochrezepte und Hinweise befinden sich im Arbeitskreis Essen kochen auf der BuFaTa

• Absprache über Kapazitäten (Zeitslots, Räume)
• AKs für Alumnis die nicht Förderfähig sind (z.B. Wiki Pflege, AKs für die BuFaTa)
  • Bitte nicht gleichzeitig mit Vernetzungs AKs

• Frühzeitig das Inhaltsverzeichnis anlegen
• Artikel die im Tagungsheft sein sollten:
  • Grußworte (Dekan, Generalsekretär, Ausrichtende Fachschaft)
  • Tagungsplan
  • Vorstellung des Orgateams
  • Uniplan/Umgebungsplan mit allen wichtigen Tagungsorten
  • Nahverkehrsplan
  • Exkursionsbeschreibung
  • Workshop Beschreibung
  • Sponsoren Vorstellung
  • Beschreibung Abendprogramm
  • Texte über die Stadt und Hochschule
  • Artikel über lustige und Interessante Fakten über die Stadt
  • Rätsel oder ähnliches

• Parkplätze
• Exkursionen
• T-Shirts
  • getrennte Farben für Orga und Teilnehmer T-shirts
  • Am besten bei der Anmeldung schon fragen ob ein T-Shirt gewünscht ist
• Fotograph
  • Fotos während Plenum, Arbeitskreise, Abendprogramm
• Workshops
• Stadtrallye
  • mit Fotoaufgaben
• Abendprogramm
  • Ort wo alle Teilnehmer zusammen sein können
  • Karaoke
• Tagungstickets (wenn benötigt)
• Infozettel für Spätanreiser
• Sponsoren Banner
• Zugangsberechtigungen für das Wochenende besorgen
• Mehrfachstecker/Verlängerungskabel organisieren
• Gästeaccounts für W-LAN (Alumni, Externe)
• Zentralen Raum einrichten
• Tagungsausweise rechtzeitig erstellen
• Tagungsräume möglichst nah zueinander legen
• Orgahandys von der vorherigen Fachschaft organisieren
• Info-Channel einrichten (aktuell Telegramm, Stand 2023)
• Packliste an die Tagung anpassen
• Frühzeitig Fachschaften einladen (Anschreiben, Anrufen)

Um die Gründe des Fernbleibens zu erfahren sollte am Ende einer BuFaTa der Link für die Umfragen bzgl. der Nichtteilnahme mancher Fachschaften versendet werden. Ziel ist es künftige Tagungen so auszulegen, dass mehr Fachschaften daran teilnehmen können. Des Weiteren sind:

• das Abschlußplenum zu halten
• die Rechnungen für die Tagungskosten zu erstellen
• Bericht für das BMBF schreiben
• Dankeskarten an Sponsoren verschicken
• (bitte weitere Punkte eintragen)