BuFaTa SoSe2014 in Berlin
Anwesend:

• Julian Käuser, TU Darmstadt
• Lukas Lischke, TU München
• Magda, TU Berlin
• Stefan A., OTH Regensburg
• Robert Niebsch, Förderverein, Alumni TU Dresden
• Lea Huber, OTH Regensburg
• Jan Latzko, TU Darmstadt
• Maria, RWTH Aachen
• Dominik, Hochschule Karlsruhe
• Daniel, HS Karlsruhe
  

Leitung des AK: Magda, TU Berlin
Protokoll: Lukas Lischke, TU München

Der AK zielt auf die Vereinfachung der Ausrichtung der BuFaTa für die Ausrichtende Fachschaft ab. Hierzu sollen Informationen und Erfahrungswerte als Anhaltspunkt festgehalten werden. Die Anregung zum AK kam von der nächsten Aurichtenden Fachschaft im Wintersemester, der TU Darmstadt.

Am Ende des AK's soll ein Zeitplan mit ToDo's stehen.

Grafisches Chart

• An- und Abreisetag zählt als ein Tag im Sinne der Förderung
• BMBF fördert i.A. drei Hauptunkte: TN-Fahrtkosten, Verpflegung, TN-Ausstattung.
• BMBF fördert je Topf maximal 80 %, d.h. weitere 20 % müssen als „Drittmittel“ eingeworben werden (Sponsoring, AStA, Uni etc.)

(Teilnehmerbeiträge, Getränkemenge, Essensbedarf, Budgetbedarf, …)
VA-Haftpflicht: Häufig bereits „automatisch“ über Uni versichert, ggfs. über AStA, teils recht günstig machbar

• Zusätzlich zu den TN-badges mit Terminplan ein booklet/flyer mit Ablauf, Raumplanung, Raumverteilung
• Toll: Frühstück, zentraler Anlaufpunkt für Kaffee etc., nach Möglichkeit mit kurzen Wegen oder Verteilungsorganisation
• Kurze Wege zur Übernachtungsstätte
• Ein Abend gemeinsam um Leute zusammen zu halten, danach ggfs. verteilen lassen
• Letzter Abend nochmal gemeinsam
• Alkoholverbot/-rationalisierung in Plena nach Ankündigung, Verweis auf Pause

• Organisationsaufwand minimal inhaltlich ein Betreuer dauerhaft vor Ort,
• Orga-backend Helfer je nach betriebenem Aufwand, ca. 2-3 Leute schichtweise (Räume versorgen etc.)
• Kochen: je ca. 20 TN ein Kochhelfer für einfache Gerichte (Chili, Pasta+Tomaten etc.)
• Verpflegung: vgl. alte Kalkulation für Mengeneinschätzung dreier Mahlzeiten; Mensa durchaus vernünftig
• Finanzen zwei Leute (vier-Augen-Prinzip), Einschätzung Luxusbedarf, Einschätzung externe Faktoren (Unterkunft, essen extern?); Grillen extrem günstig (vgl. alte Kalkulation ct/TN); Finanzplanung „rückwärts“ (Vorstellung von Vorstellung, dann Abstriche, insb. ÖPNV und Essen als TN-Beiträge)
• Staffelung der TN-Beiträge (Zwei FSler günstig (~20 € für zwei volle Tage, 35 € für vier volle Tage), dann mehr)
• Mindestens vier AK-Slots, mindestens 90 min je AK
• Univerwaltung kann im Vorfeld erheblichen Aufwand erfordern
• Rahmenprogramm z.B. Stadtführung ad hoc
• Betreute Abendgestaltung ein Abend empfehlenswert (z.B. nach Stadtrallye)
• Idealwahrnehmung Dresden: Tagungsort ist Nächtigungsort, aber Warnung vor regelmäßigem Umräumen (z.B. aus Hörsäälen) → nervig
• In Dresden gab es eine minimal versorgte BuFaTa ohne Sponsoring
• Wunschtraum Protokollführung/Betreuung seitens FS für jeden AK (heute durch große Prallelität von AKs fraglich)

Inhalt des Anmeldeformulars:

1. Name, Geburtsdatum, Emailaddresse, Telefonnummer (mindestens von einem Mitglied der Fachschaft)
2. Statusabfrage Student oder Alumini
3. Arbeitskreisthema mit spezifischer Frage der Fachschaft z.B. nicht nur Akkreditierung sondern was wollen wir genauer Wissen oder was wollen wir erreichen
4. - Klären ob es eingegliedert werden kann in einer der 4 Kategorien (Arbeitskreis/Brainstorming/Austausch/Proleme)

Rückmeldung zum Anmeldeformular:

1. Kosten und Überweisungszweck zur besseren Übersicht
2. Link zur BuFaTa-Seite zum vorab informieren

Letzte Informationsmail an alle Teilnehmer eine Woche vor der Bufata. Inhalt der Mail:

1. Anschriftsdaten von Hostel, Uni,..
2. Parkplatzmöglichkeiten
3. Telefonnummern der BuFaTa-Orga
4. Feedback der Teilnehmerzahl, kurzfristige Absage vor Anreisetag
5. Packliste was wird gebraucht im Hostel (Bettwäsche, Handtücher,…), AKs (Laptops zum schreiben von Wikieinträge und Pads)
6. Infos über die Stadt z.B. Fahrplanapps mit Link

Beginn: 10:00 Uhr
Ende: 12:00 Uhr
Der AK ist fertig, der Wikieintrag muss noch nachbearbeitet werden