Leitfaden Vereinsfinanzen
Allgemeines
Je nach Bundesland und Stellung des Vereins gegenüber anderen Institutionen (Zum Beispiel einer Universität und oder einer Fachschaft) ergeben sich für den Verein neue Schwerpunkte und rechtliche Bedingungen.
Dies ist beim Lesen des Leitfadens zu beachten!
Begrifflichkeiten
Umsatz: Reine Einnahmen
Gewinn: Umsatz abzüglich der Ausgaben
Mehrwertsteuer: Umgangssprachlicher Oberbegriff für Vor- und Umsatzsteuer
Vorsteuer: Steuer, die bei Ausgaben (Kauf von Gegenständen) gezahlt wird. Vorsteuerabzugsberechtigte Vereine erhalten die gezahlte Vorsteuer nach der (Umsatz)Steuererklärung zurück.
Umsatzsteuer: Steuer, die auf Einnahmen (Umsatz s.o.) fällig wird. Abgekürzt mit USt
Skonto: Skonto = Bruttobetrag · Skontosatz Rabatt für die Erreichung eines frühen Zahlungsziels, z.B. Zahlung innerhalb der ersten 14 Tage nach Rechnungstellung 2% Skonto (der Rabattbetrag), Zahlung danach ohne Rabatt.
Netto: Betrag ohne Steuer und ohne Skontoabzug. Eselsbrücke: Ned so viel
Brutto: Bruttobetrag = Nettobetrag + Vor/Umsatzsteuer Eselsbrücke: Brutal viel
Beleg: Sammelbegriff für Dokumente, die als Nachweise verschiedener geschäftlicher Vorgänge dienen
Rechnung: damit informiert ein Unternehmer seinen Kunden über ein fälliges Entgelt. KEIN Zahlungsbeleg
Quittung: rechtlich am relevantesten, benötigt Datum und Unterschrift des Empfängers (im großen Unterschied zur Rechnung)
Geschäftsbereiche
Ideeller Bereich: Damit sind die Bereiche des Vereins gemeint, die unmittelbar dazu dienen, den steuerbegünstigten Zweck zu erreichen oder für die Vereinsverwaltung unabdingbar sind.
Zweckbereich: steuerbegünstigster wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb laut
Vereinssatzung
Wirtschaftsbereich: Nicht steuerbegünstigter wirtschaftlicher Bereich
Beispiele:
Ideller Bereich (§8 KStG Abs 5)
Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren, die nach Art und Höhe in der Satzung festgelegt oder durch ein in der Satzung bestimmtes Organ (z. B. Mitgliederversammlung) festgesetzt sind;
Zuschüsse von Bund, Land und Gemeinde oder anderen öffentlichen Körperschaften, soweit diese für den ideellen Vereinsbereich bestimmt sind;
Spenden, Schenkungen, Erbschaften und Vermächtnisse.
Versicherungen
Vermögensverwaltung
Zweckbetrieb (steuerbegünstigster wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, nur bei gemeinützigen Vereinen, die Tätigkeit muss in der Vereinssatzung als Vereinszweck aufgeführt sein)
Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Rechtliche Rahmenbedingungen
Zahlungsnachweise
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen sind 10 bzw. 6 Jahre Quelle 1:
Fremdrechnungen
Wie mache ich einen Beleg/Rechnung ablagefertig?
Kopie des Belegs anfertigen (Thermopapier verblasst mit der Zeit, A4 besser ablegbar)
Kurze Beschreibung auf die Kopie: „Wo gehört dieser Beleg dazu/Verwendungszweck?“ (ist sinvoll z.B. bei Festen, Tutorien, …)
Mit dem Original zusammen ablegen
Eigenrechnungen
Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Formalia enthalten. Siehe auch UStG §14.
Achtung! Hat sich am 1.1.2017 geändert.
USt.-Befreit
Kleinunternehmerregelung
Rechtliche Grundlage: §19 UStG
Bedingungen:
Steuererklärung muss im ersten vollständigen Geschäftsjahr nach der Gründung abgegeben werden. Ab dann werden die Steuererklärungen nur alle 3 Jahre fällig.
Nicht falsch verstehen: Dennoch muss für jedes Jahr eine eigenständige Steuererklärung gemacht werden, lediglich die Abgabe ans das Finanzamt erfolgt nur alle 3 Jahre.
Buchführung (USt.-Befreit)
Jahresabschluss (USt.-Befreit)
Steuererklärung (USt.-Befreit)
USt.-Pflichtig
Wer die Bedingungen nach USt.-Befreit nicht erfüllt, ist Umsatzsteuerpflichtig. Vereine, die die Bedingungen erfüllen, können sich freiwillig von der Umsatzsteuerbefreiung befreien lassen. Dies muss man beim zuständigen Finanzamt beantragen.
Buchführungen (USt.-Pflichtig)
Einfache Buchführung:
Doppelte Buchführung:
Nötig, falls Umsatz > 600.000€ oder Gewinn > 60.000€ (im Jahr)
Buchen in mind. zwei verschiedenen Konten (Soll und Haben) und in mehreren Büchern (Grund- und Hauptbuch)
Zuerst wird eine Eintragung im Grundbuch vorgenommen, dann eine weitere im Hauptbuch beim entsprechenden Sachkonto
-
Jahresabschluss (USt.-Pflichtig)
Einfache Buchführung:
Doppelte Buchführung:
Steuererklärung (USt.-Pflichtig)
Wer Umsatzsteuerabgabepflichtig ist, muss dann auch die Steuerklärung jährlich machen. Der Stichtag hierfür ist derzeit der 31. Juli (Stand: Mai 2020).
Wenn man als Verein einen Steuerberater hat, der für einen die Steuererklärung erledigt, verlängert sich die Frist auf 28/29. Februar des Folgejahres.
Veranschaulicht für die Steuererklärung 2019:
Arten:
Software-Lösungen
Open-Source
jverein (Linux, Windows, macOS)
Website: https://doku.jverein.de/
Beinhaltet komplette Mitgliederverwaltung, Serienbrief-Funktionen, usw.
Kann rein theoretisch auch die Mitgliedersbeiträge verwalten (wer hat gezahlt, …). Die Funktionalität ist aber sehr umständlich zu nutzen.
Kann Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit leichter doppelter Buchführung (also Aufschlüsselung nach Buchungsarten „Renovierung“, usw..)
Die Bedienung ist leider nicht sehr intuitiv.
BuFaTa Verein nutzt jverein.
Generell keine Kaufempfehlung.
GNUcash (Linux, Windows, macOS)
Website: https://gnucash.org
Unterstützt den Datev Standartkontenrahmen 49 (SKR 49 für gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Stiftungen).
Kann keine automatische Zuordnung der Steuersätze.
Kann vollständig doppelte Buchführung
ledger und vergleichbare (Linux, Windows, macOS)
Website: https://plaintextaccounting.org
alle Buchungen in Textdateien
kann mit git versioniert werden
bieten verschiedene Möglichkeiten Information an Buchungen zu taggen
Closed-Source
jes (Linux, Windows, macOS; kostenlos)
Lexoffice (online)
Lexware buchhaltung (Windows)
Vereinswegweiser