arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga
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- | =====Howto Party Orga===== | + | ====== Howto Party Orga ====== |
- | ==== Übersicht ==== | + | ===== Übersicht |
- | | + | |
- | * Location / rechtliche | + | * Location / Rechtliche |
- | * Organisationsstruktur: | + | * Organisationsstruktur: |
- | * Sponsoring, Kostenplan | + | * Sponsoring, Kostenplan |
- | * Programm/ | + | * Programm/ |
- | * Werbung | + | * Werbung |
- | * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan | + | * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan |
+ | ===== Vorüberlegungen ===== | ||
- | ==== Zeitplan/Organisationsteam ==== | + | * Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich |
- | ===Orga Team=== | + | * Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX |
- | * Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, | + | * Finanzrahmen: |
- | * Wer trägt die Verantwortung? | + | |
- | * Wieviele Aufgaben gibt es? | + | |
- | * Wer übernimmt welche Aufgabe? | + | |
- | * Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team.... | + | |
- | ===Zeitplan=== | + | ===== Location / Rechtliche Grundlagen ===== |
- | * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten... | + | ==== Location ==== |
- | * Welche Milestones und " | + | * öffentliche Einrichtungen, |
+ | * Diskothek, Studentenclub | ||
+ | * Campus(wiese) | ||
+ | * Studierendenhaus / Wohnheim | ||
+ | * Hörsaal / Fakultät | ||
+ | * Mensa | ||
+ | |||
+ | ==== rechtliche Grundlagen ==== | ||
+ | * GEMA | ||
+ | * Ordnungsamt (Lärmschutz, | ||
+ | * Jugendschutz, | ||
+ | * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr) | ||
+ | * Schanklizenz | ||
+ | * Bestimmungen des Gesundheitsamtes/ | ||
+ | |||
+ | ===== Organisationsstruktur: | ||
+ | ====Orga Team==== | ||
+ | * Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, | ||
+ | * Wer trägt die Verantwortung? | ||
+ | * Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, | ||
+ | * Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung... | ||
+ | * Wie wird dokumentiert? | ||
+ | * Wie läuft die Kommunikation? | ||
+ | |||
+ | ====Zeitplan==== | ||
+ | * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag... | ||
+ | * Welche Milestones und " | ||
* Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, | * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, | ||
- | * Wann muss der Raum fest gebucht werden? | + | * Wann muss der Raum fest gebucht werden? |
* Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) | * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) | ||
- | * Wann sind Rechnungen fällig? | + | * Wann sind Rechnungen fällig? |
- | * Wie läuft der Aufbau | + | * Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen |
- | * Wann müssen Helfer und Personal da sein? | + | * Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen |
- | + | ||
- | ==== Sponsoring, Kostenplan ==== | + | =====Sponsoring, |
- | ===Kostenplan=== | + | ====Kostenplan==== |
- | * Ohne Kostenplan können Partys | + | * Ohne Kostenplan können Partys |
* Welche Kosten fallen an? | * Welche Kosten fallen an? | ||
- | * * Getränke/ | + | |
- | * * Personal | + | * Getränke/ |
- | * * Gebühren, Versicherungen, | + | * Personal, Helfer |
- | * * Technik | + | * Gebühren, Versicherungen, |
- | * * Sonstige (Fahrtkosten...) | + | * Technik |
+ | * Sonstige (Fahrtkosten | ||
* Welche Einnahmen werden realistisch erwartet? | * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet? | ||
- | * | + | |
- | * * Sponsoring | + | * Sponsoring |
- | * * Zuschuss (AStA, FS) | + | * Zuschuss (AStA, FS) |
* Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10% | * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10% | ||
- | ===Sponsoring=== | + | ====Sponsoring==== |
- | * Wer kommt in Frage? | + | * Wer kommt in Frage? |
- | * Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, | + | * Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, |
- | * Wie spricht man Firmen " | + | * Wie spricht man Firmen " |
- | * Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen) | + | * Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen) |
- | * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? | + | * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? |
- | * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? | + | * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? |
- | ==== Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen ==== | + | ==== Programm ==== |
- | + | ||
- | * Studierende der Fakultät | + | |
- | * 200 bis 1500 | + | |
- | + | ||
- | * Finanzrahmen: | + | |
- | + | ||
- | ==== Location / rechtliche Grundlagen ==== | + | |
- | + | ||
- | * Location: | + | |
- | * öffentliche Einrichtungen | + | |
- | * Diskothek | + | |
- | * Campus(wiese) | + | |
- | * Studierendenhaus | + | |
- | * Alte Mensa | + | |
- | * Audimax | + | |
- | * Mensa | + | |
- | + | ||
- | * rechtliche Grundlagen: | + | |
- | * GEMA | + | |
- | * Lärmschutz (Ordnungsamt) | + | |
- | * Minderjährige | + | |
- | * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb) | + | |
- | * Schanklizenz | + | |
- | * Bestimmungen des Gesundheitsamtes | + | |
- | + | ||
- | ==== Programm/ | + | |
- | == Programm | + | |
* Beginn | * Beginn | ||
* Hightlights | * Hightlights | ||
Zeile 87: | Zeile 84: | ||
* Bands | * Bands | ||
* DJs | * DJs | ||
+ | * Eismann | ||
* Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier) | * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier) | ||
* Goodies | * Goodies | ||
* Zuckerwatte, | * Zuckerwatte, | ||
- | * Photobox | + | * Photobox, Kicker |
+ | * Feuerkelch | ||
* Angebote | * Angebote | ||
* 4 Frauen = 1x gratis Hugo | * 4 Frauen = 1x gratis Hugo | ||
* Happy Hour | * Happy Hour | ||
* Promotion | * Promotion | ||
- | + | * Kosten/ | |
- | == Technik == | + | ==== Technik |
* selber organisieren VS Firma | * selber organisieren VS Firma | ||
* Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier) | * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier) | ||
* Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) | * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) | ||
+ | * Haftung privater Technik | ||
* mehrere Angebote einholen (min. 3) | * mehrere Angebote einholen (min. 3) | ||
* Beleuchtung | * Beleuchtung | ||
* Soundanlage, | * Soundanlage, | ||
* Bühne | * Bühne | ||
- | | + | |
- | == Verträge == | + | ==== Verträge |
* Auflagen bei Promotion-Aktionen | * Auflagen bei Promotion-Aktionen | ||
+ | * Wer darf unterschreiben? | ||
* Auflagen von Stadt/Uni | * Auflagen von Stadt/Uni | ||
* Zusatzversicherungen? | * Zusatzversicherungen? | ||
Zeile 114: | Zeile 115: | ||
Verträge gründlich lesen! | Verträge gründlich lesen! | ||
- | == Sicherheitskonzept == | + | ==== Sicherheitskonzept |
* Fluchtpläne, | * Fluchtpläne, | ||
Zeile 120: | Zeile 121: | ||
* Funkkontakt | * Funkkontakt | ||
* Gelände klar absperren | * Gelände klar absperren | ||
- | * keine Glasflasche | + | * Glasflaschen? |
- | * Sanitäter ( wenn gefordert) | + | * Sanitäter |
* Zufahrt für Notfälle | * Zufahrt für Notfälle | ||
* Personenbegrenzung | * Personenbegrenzung | ||
Zeile 127: | Zeile 128: | ||
==== Werbung ==== | ==== Werbung ==== | ||
- | * E-Mail-Verteiler | + | |
- | * Plakate | + | * Plakate |
- | * Flyer | + | * Flyer |
- | * Fb-Veranstaltung (teilen!!) | + | * Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?) |
- | * Mundpropaganda | + | * Mundpropaganda |
- | * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) | + | * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) |
- | * Warm-up-Partys | + | * Warm-up-Partys |
- | * Dozenten mit einbinden | + | * Dozenten mit einbinden |
- | * Bodentattoos | + | * Bodentattoos |
+ | * Ansagen in Vorlesungen & Folien | ||
==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== | ==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== | ||
Zeile 148: | Zeile 149: | ||
* Cocktail-Zutaten, | * Cocktail-Zutaten, | ||
* Flaschenbier VS Fassbier | * Flaschenbier VS Fassbier | ||
- | Vorteile Flaschenbier | ||
- | * billiger, leicht zu transportieren, | ||
- | * kein Transporter nötig | ||
- | * für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend | ||
- | Vorteile Fassbier | ||
- | * | ||
| | ||
- | | + | ==== Helferplan==== |
- | * Helferplan: | + | Tipp: Google Docs (Zeitplan) |
- | ** Einlasskontrolle | + | * Helfer für: |
- | ** Garderobe | + | |
- | ** Auf-/ | + | * Garderobe |
- | ** Springer | + | * Auf-/ |
- | ** Fotograf | + | * Springer |
- | ** Barkeeper/ | + | * Fotograf |
- | ** DJ/LJ/VJ | + | * Barkeeper/ |
- | ** Animateure | + | * DJ/LJ/VJ |
- | * | + | * Animateure |
- | * Programmablaufplan: | + | * Gaderoben Haftung! |
- | * | + | * Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga |
+ | * Verpflegung für Helfer | ||
+ | |||
+ | ===== Ablauf ===== | ||
+ | * 1 FSRler pro Bar | ||
+ | * Kasse weg von Theke | ||
+ | * auf stark betrunkene Helfer achten | ||
+ | ===== Abrechnung ===== | ||
+ | * Rechnung von DJs etc. | ||
+ | ===== Dokumentation ===== | ||
+ | * gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen | ||
+ | * Dropbox, Ordner - offline/ | ||
+ | * Personalbedarf | ||
+ | * Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht | ||
+ | * Konzept für Raumnutzung etc. |
Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
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