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Howto Party Orga

Übersicht

  • Vorüberlegungen
  • Location / Rechtliche Grundlagen
  • Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan
  • Sponsoring, Kostenplan
  • Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
  • Werbung
  • Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

Vorüberlegungen

  • Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich
  • Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX
  • Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

Location / Rechtliche Grundlagen

Location

  • öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten
  • Diskothek, Studentenclub
  • Campus(wiese)
  • Studierendenhaus / Wohnheim
  • Hörsaal / Fakultät
  • Mensa

rechtliche Grundlagen

  • GEMA
  • Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten…)
  • Jugendschutz, Alterskontrollen
  • Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr)
  • Schanklizenz
  • Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung

Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan

Orga Team

  • Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team….
  • Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein
  • Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm…
  • Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung…
  • Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht
  • Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen…

Zeitplan

  • Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag…
  • Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein
  • Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
  • Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag
  • Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
  • Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse
  • Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
  • Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen

Sponsoring, Kostenplan

Kostenplan

  • Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.
  • Welche Kosten fallen an?
    • Miete
    • Getränke/Einkauf
    • Personal, Helfer
    • Gebühren, Versicherungen, GEMA
    • Technik
    • Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf…)
  • Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
    • Eintrittskarten
    • Sponsoring
    • Zuschuss (AStA, FS)
  • Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

Sponsoring

  • Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen…
  • Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung…
  • Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt
  • Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen)
  • Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA
  • Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich

Programm

  • Beginn
  • Hightlights
    • Feuershow/Feuerwerk
    • Hüpfburg / Funspiele
    • Bands
    • DJs
    • Eismann
    • Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
  • Goodies
    • Zuckerwatte, Waffeln
    • Photobox, Kicker
    • Feuerkelch
  • Angebote
    • 4 Frauen = 1x gratis Hugo
    • Happy Hour

* Promotion * Kosten/Nutzen abwägen

Technik

  • selber organisieren VS Firma
    • Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
    • Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
  • Haftung privater Technik
  • mehrere Angebote einholen (min. 3)
  • Beleuchtung
  • Soundanlage, DJ-Equipment
  • Bühne
  • Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten

Verträge

  • Auflagen bei Promotion-Aktionen
  • Wer darf unterschreiben?
  • Auflagen von Stadt/Uni
  • Zusatzversicherungen?
  • mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

Sicherheitskonzept

  • Fluchtpläne, Helfer einweisen
  • Security mieten / Studentische Security
  • Funkkontakt
  • Gelände klar absperren
  • Glasflaschen?
  • Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)
  • Zufahrt für Notfälle
  • Personenbegrenzung

Werbung

  • E-Mail-Verteiler
  • Plakate
  • Flyer
  • Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?)
  • Mundpropaganda
  • Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
  • Warm-up-Partys
  • Dozenten mit einbinden
  • Bodentattoos
  • Ansagen in Vorlesungen & Folien

Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

  • Becher
  • Pappgeschirr VS Keramik
  • Shot-Dosierer
  • Fleisch, Brötchen vorbestellen
  • Getränke (mit Kühlschrank)
  • evtl. Kühlwagen
  • Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
  • Flaschenbier VS Fassbier

Helferplan

Tipp: Google Docs (Zeitplan)

  • Helfer für:
    • Einlasskontrolle
    • Garderobe
    • Auf-/Abbau
    • Springer
    • Fotograf
    • Barkeeper/Bierkeeper
    • DJ/LJ/VJ
    • Animateure
  • Gaderoben Haftung!
  • Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga
  • Verpflegung für Helfer

Ablauf

  • 1 FSRler pro Bar
  • Kasse weg von Theke
  • auf stark betrunkene Helfer achten

Abrechnung

  • Rechnung von DJs etc.

Dokumentation

  • gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen
  • Dropbox, Ordner - offline/online
  • Personalbedarf
  • Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht
  • Konzept für Raumnutzung etc.


Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/howto_party_orga.txt · Zuletzt geändert: 10.12.2016 18:48 von christophp