arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga
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| - | test | + | ====== Howto Party Orga ====== |
| + | |||
| + | ===== Übersicht ===== | ||
| + | |||
| + | * Vorüberlegungen | ||
| + | * Location / Rechtliche Grundlagen | ||
| + | * Organisationsstruktur: | ||
| + | * Sponsoring, Kostenplan | ||
| + | * Programm/ | ||
| + | * Werbung | ||
| + | * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan | ||
| + | |||
| + | ===== Vorüberlegungen ===== | ||
| + | |||
| + | * Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich | ||
| + | * Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX | ||
| + | * Finanzrahmen: | ||
| + | |||
| + | ===== Location / Rechtliche Grundlagen ===== | ||
| + | ==== Location ==== | ||
| + | * öffentliche Einrichtungen, | ||
| + | * Diskothek, Studentenclub | ||
| + | * Campus(wiese) | ||
| + | * Studierendenhaus / Wohnheim | ||
| + | * Hörsaal / Fakultät | ||
| + | * Mensa | ||
| + | |||
| + | ==== rechtliche Grundlagen ==== | ||
| + | * GEMA | ||
| + | * Ordnungsamt (Lärmschutz, | ||
| + | * Jugendschutz, | ||
| + | * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr) | ||
| + | * Schanklizenz | ||
| + | * Bestimmungen des Gesundheitsamtes/ | ||
| + | |||
| + | ===== Organisationsstruktur: | ||
| + | ====Orga Team==== | ||
| + | * Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, | ||
| + | * Wer trägt die Verantwortung? | ||
| + | * Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, | ||
| + | * Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung... | ||
| + | * Wie wird dokumentiert? | ||
| + | * Wie läuft die Kommunikation? | ||
| + | |||
| + | ====Zeitplan==== | ||
| + | * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, | ||
| + | * Welche Milestones und " | ||
| + | * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, | ||
| + | * Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag | ||
| + | * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) | ||
| + | * Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse | ||
| + | * Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen | ||
| + | * Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen | ||
| + | |||
| + | =====Sponsoring, | ||
| + | ====Kostenplan==== | ||
| + | * Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden. | ||
| + | * Welche Kosten fallen an? | ||
| + | * Miete | ||
| + | * Getränke/ | ||
| + | * Personal, Helfer | ||
| + | * Gebühren, Versicherungen, | ||
| + | * Technik | ||
| + | * Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf...) | ||
| + | * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet? | ||
| + | * Eintrittskarten | ||
| + | * Sponsoring | ||
| + | * Zuschuss (AStA, FS) | ||
| + | * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10% | ||
| + | |||
| + | ====Sponsoring==== | ||
| + | * Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, | ||
| + | * Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, | ||
| + | * Wie spricht man Firmen " | ||
| + | * Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen) | ||
| + | * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? | ||
| + | * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich | ||
| + | |||
| + | ==== Programm ==== | ||
| + | * Beginn | ||
| + | * Hightlights | ||
| + | * Feuershow/ | ||
| + | * Hüpfburg / Funspiele | ||
| + | * Bands | ||
| + | * DJs | ||
| + | * Eismann | ||
| + | * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier) | ||
| + | * Goodies | ||
| + | * Zuckerwatte, | ||
| + | * Photobox, Kicker | ||
| + | * Feuerkelch | ||
| + | * Angebote | ||
| + | * 4 Frauen = 1x gratis Hugo | ||
| + | * Happy Hour | ||
| + | * Promotion | ||
| + | * Kosten/ | ||
| + | ==== Technik ==== | ||
| + | * selber organisieren VS Firma | ||
| + | * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier) | ||
| + | * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) | ||
| + | * Haftung privater Technik | ||
| + | * mehrere Angebote einholen (min. 3) | ||
| + | * Beleuchtung | ||
| + | * Soundanlage, | ||
| + | * Bühne | ||
| + | * Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten | ||
| + | |||
| + | ==== Verträge ==== | ||
| + | * Auflagen bei Promotion-Aktionen | ||
| + | * Wer darf unterschreiben? | ||
| + | * Auflagen von Stadt/Uni | ||
| + | * Zusatzversicherungen? | ||
| + | * mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung | ||
| + | |||
| + | Verträge gründlich lesen! | ||
| + | |||
| + | ==== Sicherheitskonzept ==== | ||
| + | |||
| + | * Fluchtpläne, | ||
| + | * Security mieten / Studentische Security | ||
| + | * Funkkontakt | ||
| + | * Gelände klar absperren | ||
| + | * Glasflaschen? | ||
| + | * Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert) | ||
| + | * Zufahrt für Notfälle | ||
| + | * Personenbegrenzung | ||
| + | |||
| + | ==== Werbung ==== | ||
| + | |||
| + | * E-Mail-Verteiler | ||
| + | * Plakate | ||
| + | * Flyer | ||
| + | * Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen? | ||
| + | * Mundpropaganda | ||
| + | * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) | ||
| + | * Warm-up-Partys | ||
| + | * Dozenten mit einbinden | ||
| + | * Bodentattoos | ||
| + | * Ansagen in Vorlesungen & Folien | ||
| + | |||
| + | ==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== | ||
| + | |||
| + | * Becher | ||
| + | * Pappgeschirr VS Keramik | ||
| + | * Shot-Dosierer | ||
| + | * Fleisch, Brötchen vorbestellen | ||
| + | * Getränke (mit Kühlschrank) | ||
| + | * evtl. Kühlwagen | ||
| + | * Cocktail-Zutaten, | ||
| + | * Flaschenbier VS Fassbier | ||
| + | |||
| + | ==== Helferplan==== | ||
| + | Tipp: Google Docs (Zeitplan) | ||
| + | * Helfer für: | ||
| + | * Einlasskontrolle | ||
| + | * Garderobe | ||
| + | * Auf-/ | ||
| + | * Springer | ||
| + | * Fotograf | ||
| + | * Barkeeper/ | ||
| + | * DJ/LJ/VJ | ||
| + | * Animateure | ||
| + | * Gaderoben Haftung! | ||
| + | * Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga | ||
| + | * Verpflegung für Helfer | ||
| + | |||
| + | ===== Ablauf ===== | ||
| + | |||
| + | * 1 FSRler pro Bar | ||
| + | * Kasse weg von Theke | ||
| + | * auf stark betrunkene Helfer achten | ||
| + | |||
| + | ===== Abrechnung ===== | ||
| + | |||
| + | * Rechnung von DJs etc. | ||
| + | |||
| + | ===== Dokumentation ===== | ||
| + | * gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen | ||
| + | * Dropbox, Ordner - offline/ | ||
| + | * Personalbedarf | ||
| + | * Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht | ||
| + | * Konzept für Raumnutzung etc. | ||
Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
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