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--- arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:protokoll_ulm2023 [07.05.2023 22:56] – angelegt Leon Gerigk
+++ arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:protokoll_ulm2023 [18.05.2023 16:16] (aktuell) – Lennard Thiel
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-^ BuFaTa XxSe%y   ^^^^^
+===== AK Protokoll: Fachschaftsparties =====
+^ BuFaTa SoSe23 Ulm   ^^^^^
 ^   Datum    ^ Beginn   ^ Ende    ^ Sitzungsleitung   ^ Protokollierung   ^
-|  %d.%m.%Y  | XX:YY    | XX:YY   | FIXME (Uni/FH)    | FIXME (Uni/FH)    |
+| 18.05.2023 | 08:30    | 10:30   | Lukas (CAU Kiel)       | alle              |
-===== Name AK =====
+==== Teilnehmende ====
-Anwesende: Name (Uni/FH),
+Anwesende: Flo A (HS München), Patrick, Seb, Liss (FH Dortmund), Felix, Mai, Kathi (TU Dresden), Natascha (HS Mannheim), Nico, Leo, David (HAW Hamburg), Timo, Basti, Rosa, Jakob (TH Nürnberg)
+__:, Jean-Pierre (KIT Karlsruhe), Sascha (Uni Stuttgart), David(Uni Stuttgart), Tobi (RPTU), Mesian M (TU Dortmund), Flo K, Tim P, Janis H (TU München), Daniel(TH Ingolstadt), Yannick (RWTH Aachen), Lina (TU Darmstadt), Vivian (Uni Duisburg), Lennard (CAU Kiel)
-===== Einführung =====
+==== Einführung ====
+<Kurze Vorstellungsrunde>
+Online Umfrage: https://university.quizacademy.io/live-events/LLCNGR
 Zu Beginn Diskussion über Vorgehensweise. Was will der AK eigentlich machen?
+==== Umfragerunde 1 ====
+Wo finden die Parties statt: Primär auf dem Unigelände, sonst größtenteils externe Clubs
+Mit wie vielen Teilnehmer:innen ist auf euren Partys zu rechnen: meistens zwischen 300-1000, sonst eher unter 300
+Diskussion in Kleingruppen über auftretende Probleme
+Häufige Probleme:
+  * Werbung
+    * Kein Mailverteiler weil gehackt. Werbung über Plakate, welche z.T. zu spät aufgehängt werden.
+    * Veranstaltungsankündigung über Moodle. Zusätzlich Werbung über Instagram
+  * Wissenserbe
+    * Wie wird das Wissen an die nächsten Generationen weitergegeben
+    * Probleme
+      * "Alte Hasen" wissen wies gemacht wird, wollen eventuell aber auch nichts ändern und ihr Wissen nicht von alleine weiter geben
+      * Dokumente / Dateien sind nicht zentral verfügbar, bzw. nicht geordnet
+      * Pandemie hat den Austausch behindert; Ehemalige sind gegangen bevor neue gekommen sind
+    * Lösungen
+      * Zentraler Speicherort (Cloud/Server), sorgfältig möglichst alle Dokumente, Pläne, Kommunikation dort geordnet ablegen
+      * Nachbesprechung durchführen und protokollieren
+      * Möglichst früh neue potentielle Orga-Menschen einbinden, um Wissen aufzubauen
+      * Möglichst 2 Personen auf ein Thema ansetzten, um Alleingänge zu vermeiden
+  * Aufbau
+    * Wie kann ein reibungsloser Aufbau garantiert werden?
+    * Probleme
+      * Keiner wusste wo die Sachen sind und welche Sachen man hat die man nutzen wollte.
+        * => Fix: Immer eine Inventarliste pflegen, muss aber wer machen.
+        * Fix: Einen "AK" in der FS gründen welche sich nur darum kümmert.
+      * Organisation eines Aufbaus aka Ameisenhaufen, Nutzen von vielen Helfern und wenige die Ahnung haben.
+        * Gut vorbereitete Hardware hilft
+        * Es ist ok wenn die Orga nicht "hilft" sondern organisiert
+        * Pläne für den Aufbau gerne ausdrucken und vor Ort aufhängen
+        * Dinge beschriften bei regelmäßig genutzten Gegenständen
+        * Als Orga immer wissen wo man Leute drauf werfen kann um für den Aufbau wirklich zu helfen statt zu stören
+      * "Kleinteile" sollten stets verfügbar sein
+        * Wovon man nie zu viel haben kann:
+          * Gaffa, Scheren, Papier, Eddings,
+      * Unwissende Helfer
+        * Fix: Idiotensicher, siehe Helferrunde
+        * Versuchen wissen zu verteilen. Je mehr bescheid wissen desto eher könnte ein Einspruch kommen.
+      * Aufbaureihenfolge und Abhängigkeiten
+        * Den Leuten Pläne geben
+        * Gut die nötigen Abhängigkeiten kommunizieren
+      * Strom
+        * Fix: Evtl an wissende Leute vergeben
+        * Evtl hat die Uni eine Stelle für solche Dinge
+        * Sollte von erfahrenen Leuten genutzt werden => Auch früh Leute anlernen
+        * Beim Aufbau auf die Funktion und Sicherheit prüfen.
+      * Zeitplan
+        * Für Raumreservierungen den Aufbau nicht vergessen.
+      * Material Dritter
+        * Tracken was man ausgeliehen hat und was wann wohin zurück muss
+  * Helfer
+    * Aufbau-Helfer nicht so großes Problem
+    * Helfer während Event bei einigen bis Hälfte ein Problem
+    * Abbau-Helfer schwieriger
+    * Grundvertrauen (Helfer die KO-Tropfen verteilen)
+    * Helfer trinken (zu) viel und können dann keine Limetten schneiden
+    * Entlohnung
+  * KO-Tropfen
+    * Was kann man zusätzlich zu Schildern dagegen machen?
+       * Probleme:
+        * Einweg verursacht Müll, fehlende Aufklärung der Helfende, Wohlfühloase schaffen, Helfer priorisieren, die man kennt
+        * "Technische" Lösungen sind oftmals sehr teuer als Veranstalter
+       * Lösungen:
+        * Armbänder, Strohhälme gibt es, sind aber nicht immer zuverlässig ("Falsche Sicherheit")
+        * Wohlergehen der Gäste vergewissern, Schilder auf Damentoiletten, Kontrollen bei Helfern, vertrauenswürdige Helfer einstellen, Kooperation mit anderen Fachschaften
+        * Helfer achten auf herrenlose Getränke und entsorgen diese
+    * Securities
+      * Bindung an Firmen durch Rahmenverträge, welche vielleicht nicht die Besten sind
+      * Security verstehen Anweisungen nicht und haben keine Ahnung
+      * Studentische Ordner finden (meistens aus anderen FS)
+      * Security fühlt sich verantwortlich für "Herstellung" von Fluchtwegen und ähnlichem, räumen Teile der Veranstaltung weg (Verantwortung für Veranstaltung selbst)
+      *
+      * Studentische Ordner als "First-level security", der "echte" Security bei ernsten Sachen anleitet
+      * 3-4 Security Orga für Security-Einsatzleitung (mit Hausrecht, Studentische Ordner nicht)
+      * Einweisung der Security (insbesondere Studentische Ordner) vor der Veranstaltung
+      * Ordner finden -> Tauschhandel mit anderen FSen für Parties und zusätzliche Belohnung wie Gutscheine
+      * Klare Ausschilderung für Fluchtwege und ähnlichem sowie Aufgaben (tut aber nicht immer)
+  * Bürokratie (ist wichtig)
+      * Brandschutz
+      * Versicherung
+      * Nachahltige Suche der Lokation
+      * Lebensmittelbelehrungen
+      * Arbeitsschutz
+    * Orga
+      * Veranstalltungsleiter innerhalb der Fachschaft finden:
+          -Bei großen Fachschaften: Dediziertes Party Komitee/Orga-Team (eventuell auch mit Mitgliedern aus anderen Fachschaften)
+          -Entlohnung(nicht unbedingt finanziell) als Anreiz für das Organisieren
+      * Kooperation mit anderen Fachschaften: Ansprechpartner fehlt, fehlende konsequente Durchführung, Verteilung der Party-Verantwortung:
+          -Persönliche Kontakte und Geheimtreffen
+                -Meta-Komitee (s.o.)
+                                -Klare Aufteilung (z.B. Eine macht die Orga, die andere den Auf/Abbau)
+    * Finanzierung
+      * Mitglieder müssen in Vorkasse gehen, falls möglich durch die Fachschaftlichen Rücklagen
+      * Abrechnung (wenn möglich auf Rechnung)
+      * Geldquelle (AStA, Verein, Sponsoring, Gewinne aus vorhergehenden Veranstaltungen)
+      * Lösungen:
+          * mit Händlern reden, versuchen auf Rechnung zahlen zu können
+          * Rechte der Fachschaft gegenüber des AStAs wahrnehmen
+          * Verein um Sponsorings anzunehmen
+          *
+    * Notfälle
+      * Wie geht man hiermit um und wer ist dafür verantwortlich?
+  * Helfer
+    * Betrunkene Helfer
+      * angemessene Entlohnung der Helfer, nicht unbedingt durch Geld
+      * After-Party, ggf. zu späterem Zeitpunkt
+      * kürzere Schichten Schichten, mehr Leute
+        * Schichten en-bloc, keine Pausen zum Trinken dazwischen
+    * zuverlässige Helfer finden
+      * Bekannte Gesichter werden gefragt
+      * Auch hier angemessene Entlohnung
+        * nicht unbedingt freier Getränkeverzehr, siehe oben
+      * Alternative Entlohnungskonzepte
+        * Guthaben oder Freikarten für zukünftige Parties
+    * Aufgabenverteilung
+      * Bereichschefs bestehend aus FS Mitgliedern
+      * z.B. Kasse nur durch FS
+      * Kartei führen, Blacklist
+    * Einweisung der Helfer
+      * unter Umständen wird sich nicht an Anweisungen der Orgas gehalten
+        * Briefings für Helfer
+    * KO-Tropfen durch Helfer
+      * No-go
+    * Redundanz von Helfern (Ausfälle, etc.)
+      * siehe Helfer finden
+    * Frage: Wie ist die Versicherungslage von Helfern? Haftet der Organisator bei Verletzungen?
-==== Uni 1 ====
-  * Bericht zum Thema, oder eine kleine Tabelle \\
+==== In Kleingruppen die häufigen Probleme behandeln ====
+  * Probleme definieren
+  * Lösungen formulieren
-^ Thema                           ^ Lösung 1                          ^ Lösung 2              ^
+=== Werbung ===
-| Warum schreiben wir Protokolle? | Um unsere Arbeit zu Dokumentieren | Um Protokollanten zu ärgern |
+  * Plakate: Eventbeschreibung unzureichend. Lösung: QR-Code für Anmeldung, mehr Infos auf Website/ Lernplattform etc.
-| Wieso Tabellen                  | Weil cool und übersichtlich       | Weil in jeder Wikisprache irgendwie komisch |
+  * Mailverteiler: Mails gehen unter; kein Mailverteiler existiert Lösung: extra Mailverteiler für Interessenten/ andere Platform nur für Eventzwecke. Aussagekräftige, kurze Mail-Betreffe
-| Eine ganze Zeile für einen Satz, mit wenig Nährwert |  |  |
+  * Instagram: nicht jeder hat es. Lösung: auch in Whatsapp/ Telegram etc Gruppen schicken. Zusätzlich Aushänge/ Plakate. Flyer verteilen. Werbetafeln/ -anzeigen in der Mensa. Werbung in Wohnheimen
+  * Wie erreicht man die richtigen Leute. Lösung: extra Mailverteiler/ Platform nur für Events, welcher durchgängig beworben wird (z.B Einführungseinheiten, durchgängiger Aushang), nicht nur bei konkreten Events.
+  * Rechtzeitige Werbung. Lösung: Timeline bei Organisation erstellen und verantwortliche Personen bestimmen. Ausblick auf weitere Events. Werbung auch nicht zu früh bzw. Erinnerungen in den letzten Wochen vor dem Event
+  * Design. Lösung: Hilfe aus anderen Fachschaften z.B. Design-Studiengänge
-==== Uni 2 ====
-Hat einen [[http://www.google.de|Link]] mit der Empfehlung mal dort zu schauen, oder doch im [[arbeitskreise:start| BuFaTa Wiki]] und macht noch eine Aufzählung
+=== Notfälle ===
+== Probleme ==
+ * KO-Tropfen
+ * Zu besoffene Leute
+ * Drogenkonsum
+ * Verletzungen
+ * Übermotivierte Helfer
+== Lösungen ==
+  * Guten Überblick über Partyfläche (Genug Secus/Ordner und Gescheide)
+  * Awareness Konzept (Team, Raum, Codewörter, entsprechende Hinweise aushängen)
+  * Sani-Raum/Rückzugsort festlegen und Zugang für Rettungswagen sicherstellen
+  * Echte (professionelle) Sanitäter (mind. ausgebildete Ersthelfer festlegen)
+  * Orga in Notfällen informieren (eigenen Orga/Notfall Kanal/Telefon)
+    * klare Kommunikationsregeln formulieren (Funkdisziplin)
+  * (Evtl. bilden von zentralen "Referaten" beim AStA (Secu, Sani, Awareness))
-  - Zwei Leerzeichen zu beginn der Zeile
+==== Umfragerunde 2 ====
-  - Bindestriche geben eine Aufzählung
+Definition des Begriffs "Orgateam": Orga-Mitglieder tragen die Hauptverantwortung und wissen bei Fragen, wer Problem/Frage lösen kann
-  * Sternchen einen tollen Kasten
+Größe Orgateam: die meisten bis 5
-  - Aufzählung mit einrücken,
+Opimale Größe eines Orgateams (für Veranstaltungen ab 300 Gäste): 5, generell ist eine gerade Anzahl Orga-Mitglieder ungünstig
-    - nochmal zwei Leerzeichen
-  * Beim Sternchen,
-    * passiert nicht so viel :-(
-===== Problemlösungen =====
+Kooperationen:
-Alkohol ist keine Lösung sondern ein Destillat, Fließtexte sind auch immer gut ...
+    * 2 Parties bei denen Helfer der anderen Fachschaft gestellt werden
+Security:
+    * Viele eingestellt
+Eintritt:
+    * Viele Parties ohne Eintritt
-==== Vorschlag 1 ====
-Vorschläge nicht aufzählen sondern mit Einzelüberschriften versehen damit Sie im Inhaltsverzeichnis auftauchen.
-==== Vorschlag 2 ====
+==== Problemlösungen ====
+Nächstes Mal das Thema KO-Tropfen und vertrauenswürdige Helfer ausführlich behandeln.
+==== Ende ====
+Beginn: 08:30 Uhr\\
+Ende: 10:30 Uhr \\
+Der AK ist nicht fertig und sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden.
+Die Inhalte sollen gebündelt werden.
-=== Noch besser eingegrenzter Vorschlag ===
-== Der perfekte Vorschlag  ==
-Die Lösung steht in der Box...
-  Fest gemauert in der Erden
-  Steht die Form aus Lehm gebrannt.
-  Heute muß die Glocke werden!
-  Frisch, Gesellen, seyd zur Hand!
-  Von der Stirne heiß
-  Rinnen muß der Schweiß,
-  Soll das Werk den Meister loben;
-  Doch der Segen kommt von oben.
-===== Ende =====
-Beginn: XX:YY Uhr\\
-Ende: XX:YY Uhr \\
-Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden

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