arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga
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- | =====Howto Party Orga===== | + | ====== Howto Party Orga ====== |
- | ==== Übersicht ==== | + | ===== Übersicht |
- | | + | |
- | * Location / rechtliche | + | * Location / Rechtliche |
- | * Organisationsstruktur: | + | * Organisationsstruktur: |
- | * Sponsoring, Kostenplan | + | * Sponsoring, Kostenplan |
- | * Programm/ | + | * Programm/ |
- | * Werbung | + | * Werbung |
- | * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan | + | * Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan |
+ | ===== Vorüberlegungen ===== | ||
+ | * Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich | ||
+ | * Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX | ||
+ | * Finanzrahmen: | ||
- | + | ===== Location | |
- | + | ==== Location ==== | |
- | ==== Zeitplan/ | + | * öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten |
- | ===Orga Team=== | + | * Diskothek, Studentenclub |
- | * Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, | + | |
- | * Wer trägt die Verantwortung? | + | |
- | * Wieviele Aufgaben gibt es? | + | |
- | * Wer übernimmt welche Aufgabe? | + | |
- | * Wie koordiniert sich das Orga Team? Treffen, Whatsapp Gruppe, Redmine... | + | |
- | + | ||
- | ===Zeitplan=== | + | |
- | * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten... | + | |
- | * Welche Milestones und " | + | |
- | * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, | + | |
- | * Wann muss der Raum fest gebucht werden? | + | |
- | * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) | + | |
- | * Wann sind Rechnungen fällig? | + | |
- | * Wie läuft der Aufbau ab? | + | |
- | * Wann müssen Helfer und Personal da sein? | + | |
- | + | ||
- | ==== Sponsoring, Kostenplan ==== | + | |
- | ===Kostenplan=== | + | |
- | Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden. | + | |
- | * Welche Kosten fallen an? | + | |
- | * Getränke/Einkauf | + | |
- | * Personal | + | |
- | * Gebühren, Versicherungen, | + | |
- | * Technik | + | |
- | * Sonstige (Fahrtkosten...) | + | |
- | * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet? | + | |
- | * Eintrittskarten | + | |
- | * Sponsoring | + | |
- | * Zuschuss (AStA, FS) | + | |
- | Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10% | + | |
- | + | ||
- | ===Sponsoring=== | + | |
- | * Wer kommt in Frage? | + | |
- | * Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, | + | |
- | * Wie spricht man Firmen " | + | |
- | * Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen) | + | |
- | * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? | + | |
- | * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? | + | |
- | * | + | |
- | + | ||
- | ==== Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen ==== | + | |
- | + | ||
- | * Studenten der Fakultät | + | |
- | * 200 bis 1500 | + | |
- | + | ||
- | * Finanzrahmen: | + | |
- | + | ||
- | ==== Location | + | |
- | + | ||
- | * Location: | + | |
- | * öffentliche Einrichtungen | + | |
- | * Diskothek | + | |
* Campus(wiese) | * Campus(wiese) | ||
- | * Studierendenhaus | + | * Studierendenhaus |
- | | + | |
- | * Audimax | + | |
* Mensa | * Mensa | ||
| | ||
- | | + | ==== rechtliche Grundlagen |
* GEMA | * GEMA | ||
- | | + | * Ordnungsamt |
- | | + | |
- | * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb) | + | * Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr) |
* Schanklizenz | * Schanklizenz | ||
- | * Bestimmungen des Gesundheitsamtes | + | * Bestimmungen des Gesundheitsamtes/ |
+ | |||
+ | ===== Organisationsstruktur: | ||
+ | ====Orga Team==== | ||
+ | * Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, | ||
+ | * Wer trägt die Verantwortung? | ||
+ | * Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, | ||
+ | * Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung... | ||
+ | * Wie wird dokumentiert? | ||
+ | * Wie läuft die Kommunikation? | ||
+ | |||
+ | ====Zeitplan==== | ||
+ | * Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, | ||
+ | * Welche Milestones und " | ||
+ | * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, | ||
+ | * Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag | ||
+ | * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) | ||
+ | * Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse | ||
+ | * Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen | ||
+ | * Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen | ||
+ | |||
+ | =====Sponsoring, | ||
+ | ====Kostenplan==== | ||
+ | * Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden. | ||
+ | * Welche Kosten fallen an? | ||
+ | * Miete | ||
+ | * Getränke/ | ||
+ | * Personal, Helfer | ||
+ | * Gebühren, Versicherungen, | ||
+ | * Technik | ||
+ | * Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf...) | ||
+ | * Welche Einnahmen werden realistisch erwartet? | ||
+ | * Eintrittskarten | ||
+ | * Sponsoring | ||
+ | * Zuschuss (AStA, FS) | ||
+ | * Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10% | ||
- | ==== Programm/ | + | ====Sponsoring==== |
- | == Programm == | + | * Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, |
+ | * Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, | ||
+ | * Wie spricht man Firmen " | ||
+ | * Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen) | ||
+ | * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? | ||
+ | * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich | ||
+ | |||
+ | ==== Programm | ||
* Beginn | * Beginn | ||
* Hightlights | * Hightlights | ||
Zeile 91: | Zeile 84: | ||
* Bands | * Bands | ||
* DJs | * DJs | ||
+ | * Eismann | ||
* Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier) | * Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier) | ||
* Goodies | * Goodies | ||
* Zuckerwatte, | * Zuckerwatte, | ||
- | * Photobox | + | * Photobox, Kicker |
+ | * Feuerkelch | ||
* Angebote | * Angebote | ||
* 4 Frauen = 1x gratis Hugo | * 4 Frauen = 1x gratis Hugo | ||
* Happy Hour | * Happy Hour | ||
* Promotion | * Promotion | ||
- | + | * Kosten/ | |
- | == Technik == | + | ==== Technik |
* selber organisieren VS Firma | * selber organisieren VS Firma | ||
* Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier) | * Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier) | ||
* Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) | * Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?) | ||
+ | * Haftung privater Technik | ||
* mehrere Angebote einholen (min. 3) | * mehrere Angebote einholen (min. 3) | ||
* Beleuchtung | * Beleuchtung | ||
* Soundanlage, | * Soundanlage, | ||
* Bühne | * Bühne | ||
- | | + | |
- | == Verträge == | + | ==== Verträge |
* Auflagen bei Promotion-Aktionen | * Auflagen bei Promotion-Aktionen | ||
+ | * Wer darf unterschreiben? | ||
* Auflagen von Stadt/Uni | * Auflagen von Stadt/Uni | ||
* Zusatzversicherungen? | * Zusatzversicherungen? | ||
Zeile 118: | Zeile 115: | ||
Verträge gründlich lesen! | Verträge gründlich lesen! | ||
- | == Sicherheitskonzept == | + | ==== Sicherheitskonzept |
* Fluchtpläne, | * Fluchtpläne, | ||
Zeile 124: | Zeile 121: | ||
* Funkkontakt | * Funkkontakt | ||
* Gelände klar absperren | * Gelände klar absperren | ||
- | * keine Glasflasche | + | * Glasflaschen? |
- | * Sanitäter ( wenn gefordert) | + | * Sanitäter |
* Zufahrt für Notfälle | * Zufahrt für Notfälle | ||
* Personenbegrenzung | * Personenbegrenzung | ||
Zeile 131: | Zeile 128: | ||
==== Werbung ==== | ==== Werbung ==== | ||
- | * E-Mail-Verteiler | + | |
- | * Plakate | + | * Plakate |
- | * Flyer | + | * Flyer |
- | * Fb-Veranstaltung (teilen!!) | + | * Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?) |
- | * Mundpropaganda | + | * Mundpropaganda |
- | * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) | + | * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) |
- | * Warm-up-Partys | + | * Warm-up-Partys |
- | * Dozenten mit einbinden | + | * Dozenten mit einbinden |
- | * Bodentattoos | + | * Bodentattoos |
+ | * Ansagen in Vorlesungen & Folien | ||
==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== | ==== Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan ==== | ||
Zeile 152: | Zeile 149: | ||
* Cocktail-Zutaten, | * Cocktail-Zutaten, | ||
* Flaschenbier VS Fassbier | * Flaschenbier VS Fassbier | ||
- | Vorteile Flaschenbier | ||
- | * billiger, leicht zu transportieren, | ||
- | * kein Transporter nötig | ||
- | * für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend | ||
- | Vorteile Fassbier | ||
- | * | ||
| | ||
- | | + | ==== Helferplan==== |
- | * Helferplan: | + | Tipp: Google Docs (Zeitplan) |
- | ** Einlasskontrolle | + | * Helfer für: |
- | ** Garderobe | + | |
- | ** Auf-/ | + | * Garderobe |
- | ** Springer | + | * Auf-/ |
- | ** Fotograf | + | * Springer |
- | ** Barkeeper/ | + | * Fotograf |
- | ** DJ/LJ/VJ | + | * Barkeeper/ |
- | ** Animateure | + | * DJ/LJ/VJ |
- | * | + | * Animateure |
- | * Programmablaufplan: | + | * Gaderoben Haftung! |
- | * | + | * Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga |
+ | * Verpflegung für Helfer | ||
+ | |||
+ | ===== Ablauf ===== | ||
+ | |||
+ | * 1 FSRler pro Bar | ||
+ | * Kasse weg von Theke | ||
+ | * auf stark betrunkene Helfer achten | ||
+ | |||
+ | ===== Abrechnung ===== | ||
+ | * Rechnung von DJs etc. | ||
+ | ===== Dokumentation ===== | ||
+ | * gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen | ||
+ | * Dropbox, Ordner - offline/ | ||
+ | * Personalbedarf | ||
+ | * Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht | ||
+ | * Konzept für Raumnutzung etc. |
Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
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