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Inhaltsverzeichnis
Howto Party Orga
Übersicht
- Zielgruppe → Teilnehmeranzahl → Finanzrahmen
- Location / rechtliche Grundlagen
- Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam
- Sponsoring, Kostenplan
- Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
- Werbung
- Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
Zeitplan/Organisationsteam
Orga Team
* Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team…. * Wer trägt die Verantwortung? * Wieviele Aufgaben gibt es? * Wer übernimmt welche Aufgabe? * Wie koordiniert sich das Orga Team? Treffen, Whatsapp Gruppe, Redmine…
Zeitplan
* Wann soll die Party sein? vor Weihnachten… * Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? * Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA) * Wann muss der Raum fest gebucht werden? * Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung) * Wann sind Rechnungen fällig? * Wie läuft der Aufbau ab? * Wann müssen Helfer und Personal da sein?
Sponsoring, Kostenplan
Kostenplan
Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden. * Welche Kosten fallen an?
- Getränke/Einkauf
- Personal
- Gebühren, Versicherungen, GEMA
- Technik
- Sonstige (Fahrtkosten…)
* Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
- Eintrittskarten
- Sponsoring
- Zuschuss (AStA, FS)
Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%
Sponsoring
* Wer kommt in Frage? * Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld…) * Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? * Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen) * Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? * Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? *
Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen
* Studenten der Fakultät * 200 bis 1500
* Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse
Location / rechtliche Grundlagen
* Location:
- öffentliche Einrichtungen
- Diskothek
- Campus(wiese)
- Studierendenhaus
- Alte Mensa
- Audimax
- Mensa
* rechtliche Grundlagen:
- GEMA
- Lärmschutz (Ordnungsamt)
- Minderjährige
- Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb)
- Schanklizenz
- Bestimmungen des Gesundheitsamtes
Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
Programm
- Beginn
- Hightlights
- Feuershow/Feuerwerk
- Hüpfburg / Funspiele
- Bands
- DJs
- Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
- Goodies
- Zuckerwatte, Waffeln
- Photobox
- Angebote
- 4 Frauen = 1x gratis Hugo
- Happy Hour
* Promotion
Technik
- selber organisieren VS Firma
- Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
- Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
- mehrere Angebote einholen (min. 3)
- Beleuchtung
- Soundanlage, DJ-Equipment
- Bühne
- Elektische Anschlüsse beachten
Verträge
- Auflagen bei Promotion-Aktionen
- Auflagen von Stadt/Uni
- Zusatzversicherungen?
- mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung
Verträge gründlich lesen!
Sicherheitskonzept
- Fluchtpläne, Helfer einweisen
- Security mieten / Studentische Security
- Funkkontakt
- Gelände klar absperren
- keine Glasflasche
- Sanitäter ( wenn gefordert)
- Zufahrt für Notfälle
- Personenbegrenzung
Werbung
* E-Mail-Verteiler * Plakate * Flyer * Fb-Veranstaltung (teilen!!) * Mundpropaganda * Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa) * Warm-up-Partys * Dozenten mit einbinden * Bodentattoos
Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
- Becher
- Pappgeschirr VS Keramik
- Shot-Dosierer
- Fleisch, Brötchen vorbestellen
- Getränke (mit Kühlschrank)
- evtl. Kühlwagen
- Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
- Flaschenbier VS Fassbier
Vorteile Flaschenbier
- billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften
- kein Transporter nötig
- für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend
Vorteile Fassbier
- Helferplan: Tipp: Google Docs (Zeitplan)
Einlasskontrolle Garderobe Auf-/Abbau Springer Fotograf Barkeeper/Bierkeeper DJ/LJ/VJ Animateure * * Programmablaufplan:
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