arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga
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Inhaltsverzeichnis
Howto Party Orga
Übersicht
- Zielgruppe → Teilnehmeranzahl → Finanzrahmen
- Location / rechtliche Grundlagen
- Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam
- Sponsoring, Kostenplan
- Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
- Werbung
- Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
Orga Team
- Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….
- Wer trägt die Verantwortung?
- Wieviele Aufgaben gibt es?
- Wer übernimmt welche Aufgabe?
- Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….
Zeitplan
- Wann soll die Party sein? vor Weihnachten…
- Welche Milestones und „Points of no return“ gibts?
- Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
- Wann muss der Raum fest gebucht werden?
- Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
- Wann sind Rechnungen fällig?
- Wie läuft der Aufbau ab?
- Wann müssen Helfer und Personal da sein?
Kostenplan
- Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden.
- Welche Kosten fallen an?
- Getränke/Einkauf
- Personal
- Gebühren, Versicherungen, GEMA
- Technik
- Sonstige (Fahrtkosten…)
- Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
- Eintrittskarten
- Sponsoring
- Zuschuss (AStA, FS)
- Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%
Sponsoring
- Wer kommt in Frage?
- Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld…)
- Wie spricht man Firmen „profissionel“ an?
- Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen)
- Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)?
- Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden?
Zielgruppe -> Teilnehmeranzahl -> Finanzrahmen
- Studierende der Fakultät
- 200 bis 1500
- Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse
Location / rechtliche Grundlagen
* Location:
- öffentliche Einrichtungen
- Diskothek
- Campus(wiese)
- Studierendenhaus
- Alte Mensa
- Audimax
- Mensa
* rechtliche Grundlagen:
- GEMA
- Lärmschutz (Ordnungsamt)
- Minderjährige
- Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb)
- Schanklizenz
- Bestimmungen des Gesundheitsamtes
Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
Programm
- Beginn
- Hightlights
- Feuershow/Feuerwerk
- Hüpfburg / Funspiele
- Bands
- DJs
- Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
- Goodies
- Zuckerwatte, Waffeln
- Photobox
- Angebote
- 4 Frauen = 1x gratis Hugo
- Happy Hour
* Promotion
Technik
- selber organisieren VS Firma
- Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
- Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
- mehrere Angebote einholen (min. 3)
- Beleuchtung
- Soundanlage, DJ-Equipment
- Bühne
- Elektrische Anschlüsse beachten
Verträge
- Auflagen bei Promotion-Aktionen
- Auflagen von Stadt/Uni
- Zusatzversicherungen?
- mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung
Verträge gründlich lesen!
Sicherheitskonzept
- Fluchtpläne, Helfer einweisen
- Security mieten / Studentische Security
- Funkkontakt
- Gelände klar absperren
- keine Glasflasche
- Sanitäter ( wenn gefordert)
- Zufahrt für Notfälle
- Personenbegrenzung
Werbung
- E-Mail-Verteiler
- Plakate
- Flyer
- Fb-Veranstaltung (teilen!!)
- Mundpropaganda
- Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
- Warm-up-Partys
- Dozenten mit einbinden
- Bodentattoos
Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
- Becher
- Pappgeschirr VS Keramik
- Shot-Dosierer
- Fleisch, Brötchen vorbestellen
- Getränke (mit Kühlschrank)
- evtl. Kühlwagen
- Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
- Flaschenbier VS Fassbier
Vorteile Flaschenbier
- billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften
- kein Transporter nötig
- für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend
Vorteile Fassbier
Helferplan
Tipp: Google Docs (Zeitplan)
- Einlasskontrolle
- Garderobe
- Auf-/Abbau
- Springer
- Fotograf
- Barkeeper/Bierkeeper
- DJ/LJ/VJ
- Animateure
* Programmablaufplan:
Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/howto_party_orga.1430479233.txt.gz · Zuletzt geändert: 01.05.2015 13:20 von stefanies