BuFaTa ET Wiki

• Zielgruppe → Teilnehmeranzahl → Finanzrahmen
• Location / rechtliche Grundlagen
• Organisationsstruktur:Zeitplan/Organisationsteam
• Sponsoring, Kostenplan
• Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
• Werbung
• Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan

• Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….
• Wer trägt die Verantwortung?
• Wieviele Aufgaben gibt es?
• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Wer macht Leitung? Ev. Doppelspitze, Team….

• Wann soll die Party sein? vor Weihnachten…
• Welche Milestones und „Points of no return“ gibts?
• Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
• Wann muss der Raum fest gebucht werden?
• Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
• Wann sind Rechnungen fällig?
• Wie läuft der Aufbau ab?
• Wann müssen Helfer und Personal da sein?

• Ohne Kostenplan können Partys zu Kostenfallen werden.
• Welche Kosten fallen an?
  • Getränke/Einkauf
  • Personal
  • Gebühren, Versicherungen, GEMA
  • Technik
  • Sonstige (Fahrtkosten…)
• Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
  • Eintrittskarten
  • Sponsoring
  • Zuschuss (AStA, FS)
• Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%

• Wer kommt in Frage?
• Welche Form nimmt das Sponsoring an? (Sachleistung, Geld…)
• Wie spricht man Firmen „profissionel“ an?
• Vorlaufzeiten beachten (1 Jahr bei großen Firmen)
• Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)?
• Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden?

• Studierende der Fakultät
• 200 bis 1500
• Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse

* Location:

• öffentliche Einrichtungen
• Diskothek
• Campus(wiese)
• Studierendenhaus
• Alte Mensa
• Audimax
• Mensa

* rechtliche Grundlagen:

• GEMA
• Lärmschutz (Ordnungsamt)
• Minderjährige
• Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb)
• Schanklizenz
• Bestimmungen des Gesundheitsamtes

• Beginn
• Hightlights
  • Feuershow/Feuerwerk
  • Hüpfburg / Funspiele
  • Bands
  • DJs
  • Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
• Goodies
  • Zuckerwatte, Waffeln
  • Photobox
• Angebote
  • 4 Frauen = 1x gratis Hugo
  • Happy Hour

* Promotion

• selber organisieren VS Firma
  • Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
  • Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
• mehrere Angebote einholen (min. 3)
• Beleuchtung
• Soundanlage, DJ-Equipment
• Bühne
• Elektrische Anschlüsse beachten

• Auflagen bei Promotion-Aktionen
• Auflagen von Stadt/Uni
• Zusatzversicherungen?
• mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung

Verträge gründlich lesen!

• Fluchtpläne, Helfer einweisen
• Security mieten / Studentische Security
• Funkkontakt
• Gelände klar absperren
• keine Glasflasche
• Sanitäter ( wenn gefordert)
• Zufahrt für Notfälle
• Personenbegrenzung

• E-Mail-Verteiler
• Plakate
• Flyer
• Fb-Veranstaltung (teilen!!)
• Mundpropaganda
• Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
• Warm-up-Partys
• Dozenten mit einbinden
• Bodentattoos

• Becher
• Pappgeschirr VS Keramik
• Shot-Dosierer
• Fleisch, Brötchen vorbestellen
• Getränke (mit Kühlschrank)
• evtl. Kühlwagen
• Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
• Flaschenbier VS Fassbier

Vorteile Flaschenbier

• billiger, leicht zu transportieren, keine Hygienevorschriften
• kein Transporter nötig
• für kleine Partys, Grillveranstaltungen ausreichend

Vorteile Fassbier

Tipp: Google Docs (Zeitplan)

• Einlasskontrolle
• Garderobe
• Auf-/Abbau
• Springer
• Fotograf
• Barkeeper/Bierkeeper
• DJ/LJ/VJ
• Animateure

* Programmablaufplan: