tagungen:orga:ablauf:start
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tagungen:orga:ablauf:start [19.11.2011 16:07] – robertn | tagungen:orga:ablauf:start [20.05.2023 16:05] (aktuell) – [Ablauf einer BuFaTa] Richard Wild | ||
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- | ====== | + | ====== |
- | Hier steht beispielhaft | + | Hier steht beispielhaft |
+ | Diese Seite soll eine einfachere Organisation der BuFaTa | ||
+ | Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' | ||
+ | Weiterhin wird die Wissensweitergabe | ||
+ | Diese Seite basiert auf einem Protokoll eines Arbeitskreises zur Organisation | ||
- | =====Einladungen verschicken===== | + | Zielgruppe dieses Artikels sind folgende Organe |
- | * idealerweise 2 Mal schriftlich | + | * Generalsekretariat |
- | | + | * Ausrichtende FS |
- | | + | * FSen, die eine Tagung ausrichten wollen |
- | | + | * Mitglieder KA, TA, Sponsoring-Ausschuss |
- | | + | |
- | | + | ===== Planungszeiträume |
- | | + | |
+ | ==== Langfristige Vorbereitung (>6 Monate) ==== | ||
+ | |||
+ | * TERMINFINDUNG: | ||
+ | * Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen) | ||
+ | * Erste KALKULATION: | ||
+ | * BMBF-ANTRAG: | ||
+ | * UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich. | ||
+ | * SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen. | ||
+ | * | ||
+ | * Erste RAUMPLANUNG (grob) | ||
+ | * TEILNEHMERBEITRÄGE Zahlungsmethode | ||
+ | |||
+ | ==== Mittelfristige Planung (>3 Monate) ==== | ||
+ | |||
+ | * SPONSOREN: Anfragen verstärken, | ||
+ | * auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute | ||
+ | * RAUMPLANUNG konkretisieren | ||
+ | * PUBLIKATIONEN: | ||
+ | * ÖPNV: ggf. Anfrage für Tagungstickets | ||
+ | * EXKURSIONEN: | ||
+ | * EXTERNE: Einladen von Gastrednern, | ||
+ | * THEMENAUSSCHUSS: | ||
+ | * WERBUNG bei Fachschaften | ||
+ | * KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen | ||
+ | * DESIGN: Tagungslogo und ggf. T-Shirt oder ähnliches entwerfen (lassen) | ||
+ | * ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Kurzfristige Planung (< | ||
+ | * PUBLIKATIONEN: | ||
+ | * ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?) | ||
+ | * HELFER organisieren und vorläufigen Plan anlegen | ||
+ | * VERPFLEGUNG organisieren (Budget/ | ||
+ | * ANMELDUNG: Deadline festlegen und kommunizieren | ||
+ | * ABFRAGEN TN-Daten/ | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Während | ||
+ | | ||
+ | * TEILNEHMERBEITRÄGE final festlegen | ||
+ | * INFORMATIONSFLUSS: | ||
+ | * HELFER koordinieren / endgültigen Helferplan anlegen und verteilen | ||
+ | * TRANSPORT / Transfer von Dingen | ||
+ | * Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen | ||
+ | * WISSENSTRANSFER: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Nach der Tagung ==== | ||
+ | |||
+ | * KRITIK | ||
+ | * FINANZABSCHLUSS (BMBF, ...) | ||
+ | * SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, ...) | ||
+ | * KA Vorlagen, ergänzende Arbeit | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Strukturen ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Kernteam ==== | ||
+ | |||
+ | * bestenfalls 2-4 Personen | ||
+ | * Klare Aufgabenbereiche | ||
+ | * Informationsfluss: | ||
+ | * Protokolle/ To do (gut organnisieren/ | ||
+ | * Mitnahme der eigenen FS | ||
+ | |||
+ | ==== Informationsfluss ==== | ||
+ | |||
+ | * Teilnehmerausweis: | ||
+ | *--> | ||
+ | * TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt | ||
+ | *ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar | ||
+ | *pro Teilnehmer Abfragen, ob gedrucktes Tagungsheft verlangt wird | ||
+ | * moderne Kommunikationsmittel | ||
+ | * Verteiler TN / Kontaktpersonen | ||
+ | * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan | ||
+ | * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen, Wegweiser einrichten | ||
+ | * z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc. | ||
+ | |||
+ | ==== Kritik ==== | ||
+ | |||
+ | Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung | ||
+ | * digitale Umfrage | ||
+ | * Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir? | ||
+ | |||
+ | ==== Wissenstransfer ==== | ||
+ | |||
+ | * Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften (KA) | ||
+ | * Vorlagen | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Vorlagen ===== | ||
+ | [[tagungen: | ||
+ | [[arbeitskreise: | ||
+ | [[tagungen: | ||
+ | |||
+ | ===== Hinweise für einzelne Abläufe ===== | ||
+ | ==== Antrag stellen beim BMBF ==== | ||
+ | AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis | ||
+ | * Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen. | ||
+ | * Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden. | ||
+ | === Links === | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | |||
+ | ====Einladungen verschicken==== | ||
+ | * Die offizielle Einladung erfolgt per Mail | ||
+ | | ||
+ | - Hinweise zu den Tagungskosten | ||
+ | | ||
- E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa | - E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa | ||
* in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline | * in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline | ||
- | * evtl. mit Packliste | + | * evtl. mit Hinweis auf Packliste |
- | * Deadline zur Anmeldung zwei Wochen vorher, später | + | ====Anmeldung==== |
- | =====Anmeldung===== | + | * erfolgt über das Anmeldeformular |
- | * möglichst automatische Anmeldung realisieren (geplant: zentrale Anmeldung auf BuFaTa-ET.de) | + | * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-" |
- | * aber auch ohne Automatisierung möglich, da Anzahl der teilnehmenden Unis meist < 20 ist | + | * Anmeldung zeitnah vor der Tagung schließen um finale Teilnehmer einzufrieren |
- | * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-" | + | * zu Beachten: Es sollte vor der Tagung nur noch mit der aktuellsten Version der Liste gearbeitet werden |
- | =====Inhalt des " | + | |
- | * s. auch LINK | + | |
- | * Termin | + | |
- | * Ort | + | |
- | * Link zu Anmelde- / Info-Seite | + | |
- | * Programm (-Entwurf) | + | |
- | * Packliste | + | |
- | * Nach Themen für AKs fragen | + | |
- | * WLAN -> Eduroam | + | |
- | * Kontaktdaten | + | |
- | * Kosten | + | |
- | * Infos zu BuFaTa | + | |
- | * Grußwort des Sekretärs | + | |
- | * Anfahrt | + | |
- | ===== Checkliste | + | ==== Checkliste ==== |
- | ===== Finanzierung am Beispiel===== | + | * Mail an Alumni (bufata-alumni@bufata-et.de) |
- | * Sommersemester | + | * Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell? |
- | * Wintersemester | + | * BuFaTa-Wiki aktuell? |
- | ===== Location ===== | + | ==== Terminfindung ==== |
- | ===== Terminfindung | + | * Brückentag für langes Wochenende suchen |
- | * Sommersemester: | + | ==== AK Festlegung und Einteilung==== |
- | ===== Ablaufplan am Beispiel===== | + | * Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung) |
- | * Sommersemester | + | * gemeinsame Absprache zwischen TA (Inhalte) und austragender FS (Räume, Zeiten) |
- | * Wintersemester | + | * alle AKs sammeln und vorstellen |
- | ===== Rahmenprogramm | + | * gleichartige AKs zusammenfügen, |
+ | * Organisation der AK-Themen durch den TA | ||
+ | |||
+ | ==== Rahmenprogramm ==== | ||
* Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren | * Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren | ||
* Stadtführung | * Stadtführung | ||
+ | * Abendprogramm | ||
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Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
tagungen/orga/ablauf/start.1321715258.txt.gz · Zuletzt geändert: 19.11.2011 16:07 von robertn