BuFaTa ET Wiki

Das Wiki der Bundesfachschaftentagung Elektrotechnik

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tagungen:orga:ablauf:start [19.11.2011 16:02] – [Organisation einer BuFaTa] robertntagungen:orga:ablauf:start [20.05.2023 16:05] (aktuell) – [Ablauf einer BuFaTa] Richard Wild
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-====== Organisation einer BuFaTa ====== +====== Ablauf einer BuFaTa ====== 
-Hier steht beispielhaft für eine Sommer-BuFaTa der Organisationsablauf der Sommer-BuFaTa 2011 in Dresden.+Hier steht beispielhaft der Organisationsablauf einer BuFaTa. 
 +Diese Seite soll eine einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen. 
 +Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt. 
 +Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert. 
 +Diese Seite basiert auf einem Protokoll eines Arbeitskreises zur Organisation der BuFaTa 2015 in Aachen.
  
-  * **Terminfindung:*+Zielgruppe dieses Artikels sind folgende Organe 
-    Brückentag für langes Wochenende suchen2011 war das wieder Himmelfahrt (1.-5.6.2011+  Generalsekretariat 
-  * **Einladungen verschicken:** +  Ausrichtende FS 
-    * idealerweise 2 Mal schriftlich und 3 Mal per E-Mail +  FSen, die eine Tagung ausrichten wollen 
-     E-Mail rund 2 Monate vorhernicht in der vorlesungsfreien Zeit (SoSe Anfang+  Mitglieder KA, TA, Sponsoring-Ausschuss 
-       Link zu "offiziellemBuFaTa Flyer in jede Mail + 
-     Schriftlich ungefähr zeitgleich zur E-Mail (kausaler Zusammenhang E-Mail <--> Flyer+===== Planungszeiträume ===== 
-       Erste schriftliche Einladung mit "offiziellem" BuFaTa Flyer + 
-     E-Mail einen Monat vor der BuFaTa +==== Langfristige Vorbereitung (>6 Monate) ==== 
-     Schriftlich einen Monat vor der BuFaTa+ 
 +  TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc.Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende...) 
 +  * Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen) 
 +  Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte 
 +  BMBF-ANTRAGDie Anträge für die Förderung des BMBF erfolgt immer für zwei Tagungen, die Frist zur Einreichung der Anträge ist mit dem BuFaTa e.V. zu koordinieren 
 +  UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich. 
 +  SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen. 
 +    *  Absprache mit Sponsoring-Ausschuss 
 +  * Erste RAUMPLANUNG (grob) 
 +  * TEILNEHMERBEITRÄGE Zahlungsmethode und Maximalbetrag festlegen 
 + 
 +==== Mittelfristige Planung (>Monate) ==== 
 + 
 +  * SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,... 
 +    * auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute 
 +  * RAUMPLANUNG konkretisieren 
 +  * PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, ... 
 +  * ÖPNV: ggf. Anfrage für Tagungstickets 
 +  * EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen 
 +  * EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, ...), Workshops, ... 
 +  * THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung 
 +  * WERBUNG bei Fachschaften 
 +  * KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen 
 +  * DESIGN: Tagungslogo und ggf. T-Shirt oder ähnliches entwerfen (lassen) 
 +  * ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden 
 + 
 + 
 +==== Kurzfristige Planung (<Monate) ==== 
 +  * PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. EinladungTN-Heft) 
 +  * ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?) 
 +  * HELFER organisieren und vorläufigen Plan anlegen 
 +  * VERPFLEGUNG organisieren (Budget/Helfer) 
 +  * ANMELDUNG: Deadline festlegen und kommunizieren 
 +  * ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular) 
 + 
 + 
 +==== Während der Tagung (<1 Woche==== 
 + ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, "ewiges Frühstück", etc.  
 +  * TEILNEHMERBEITRÄGE final festlegen 
 +  * INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, Telegramm-Gruppe, ... 
 +  * HELFER koordinieren / endgültigen Helferplan anlegen und verteilen 
 +  * TRANSPORT / Transfer von Dingen 
 +  * Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber) 
 +  * WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen durch KA 
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 +==== Nach der Tagung ==== 
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 +  * KRITIK 
 +  * FINANZABSCHLUSS (BMBF, ...) 
 +  * SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, ...) 
 +  * KA Vorlagen, ergänzende Arbeit 
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 +===== Strukturen ===== 
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 +==== Kernteam ==== 
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 +  * bestenfalls 2-4 Personen 
 +  * Klare Aufgabenbereiche 
 +  * Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, Projektmanagement-Tools... 
 +  * Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren) 
 +  * Mitnahme der eigenen FS 
 + 
 +==== Informationsfluss ==== 
 + 
 +  * Teilnehmerausweis: Teilnehmername, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname, Zeitplan auf Rückseite  
 +*--> kompaktes Format, da er offen zu tragen ist! 
 +  * TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt 
 +*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar 
 +*pro Teilnehmer Abfragen, ob gedrucktes Tagungsheft verlangt wird 
 + * moderne Kommunikationsmittel 
 + * Verteiler TN / Kontaktpersonen 
 + * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan 
 + * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen, Wegweiser einrichten 
 +  * z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc. 
 + 
 +==== Kritik ==== 
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 +Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung 
 +  * digitale Umfrage 
 +    * Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir? 
 + 
 +==== Wissenstransfer ==== 
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 +  * Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften (KA
 +  Vorlagen 
 + 
 + 
 + 
 +===== Vorlagen ===== 
 +[[tagungen:orga:vorlagen:bmbf-antrag | BMBF Antrag]] \\ 
 +[[arbeitskreise:meta_ak:start|Themenausschussitzungen]]\\ 
 +[[tagungen:orga:vorlagen:anmeldeformular | Anmeldeformular]] \\ 
 + 
 +===== Hinweise für einzelne Abläufe ===== 
 +==== Antrag stellen beim BMBF ==== 
 +AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis 
 +  * Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen. 
 +  * Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden. 
 +=== Links === 
 +  * [[https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_formulare&formularschrank=bmbf#t1 | Formularschrank des BMBF zu AZA]] 
 +  * [[https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_software#t1 | Download easyAZA]] 
 +  * [[https://vmp.ethz.ch/zapfwiki/index.php/BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA | Wiki Seite der Zapf]] 
 + 
 +====Einladungen verschicken==== 
 +    * Die offizielle Einladung erfolgt per Mail 
 +     Verweis auf Anmeldung und Wiki 
 +     Hinweise zu den Tagungskosten  
 +     E-Mail einen Monat vor der BuFaTa als Erinnerung
      - E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa       - E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa 
        * in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline        * in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline
-       * evtl. mit Packliste +       * evtl. mit Hinweis auf Packliste 
-    * Deadline zur Anmeldung zwei Wochen vorher, später Hinweis auf noch offene Deadline +====Anmeldung==== 
-  * möglichst automatische Anmeldung realisieren (geplant: zentrale Anmeldung auf BuFaTa-ET.de) +    * erfolgt über das Anmeldeformular 
-    * aber auch ohne Automatisierung möglich, da Anzahl der teilnehmenden Unis meist < 20 ist +    * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-"Ausweisen" 
-    * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-"Ausweisen" (z.B. für öffentlichen Nahverkehr) +    * Anmeldung zeitnah vor der Tagung schließen um finale Teilnehmer einzufrieren 
-  * **Inhalt des "offiziellen" BuFaTa Flyers:** +    * zu Beachten: Es sollte vor der Tagung nur noch mit der aktuellsten Version der Liste gearbeitet werden 
-    * s. auch LINK + 
-    * Termin +==== Checkliste ==== 
-    * Ort +  Mail an Alumni (bufata-alumni@bufata-et.de
-    * Link zu Anmelde- / Info-Seite +  Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell? 
-    Programm (-Entwurf+  BuFaTa-Wiki aktuell? 
-    Packliste +==== Terminfindung ==== 
-    Nach Themen für AKs fragen +    * Brückentag für langes Wochenende suchen 
-    * WLAN -> Eduroam +==== AK Festlegung und Einteilung==== 
-    * Kontaktdaten +  Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung) 
-    * Kosten +  gemeinsame Absprache zwischen TA (Inhalte) und austragender FS (Räume, Zeiten) 
-    * Infos zu BuFaTa +  * alle AKs sammeln und vorstellen 
-    Grußwort des Sekretärs +  gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich 
-    Anfahrt +  * Organisation der AK-Themen durch den TA 
-  * **Zeitplanung am Beispiel** + 
-    Sommersemester +==== Rahmenprogramm ====
-    * Wintersemester +
-  * **Finanzplanung am Beispiel** +
-    * Sommersemester +
-    * Wintersemester +
-  * **Exkursion organisieren**+
     * Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren     * Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren
     * Stadtführung     * Stadtführung
- +    * Abendprogramm
-===== Checkliste ===== +
-===== Finanzierung ===== +
-===== Location ===== +
-===== Terminfindung ===== +
-===== Ablaufplan ===== +
-===== Rahmenprogramm =====+
  


Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.
tagungen/orga/ablauf/start.1321714949.txt.gz · Zuletzt geändert: 19.11.2011 16:02 von robertn