Unterschiede

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--- tagungen:orga:ablauf:start [19.11.2011 15:20] – [AK Festlegung und Einteilung] robertn
+++ tagungen:orga:ablauf:start [20.05.2023 14:05] (aktuell) – [Ablauf einer BuFaTa] Richard Wild
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-====== Organisation einer BuFaTa ======
+====== Ablauf einer BuFaTa ======
-Hier steht beispielhaft für eine Sommer-BuFaTa der Organisationsablauf der Sommer-BuFaTa 2011 in Dresden.
+Hier steht beispielhaft der Organisationsablauf einer BuFaTa.
+Diese Seite soll eine einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen.
+Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt.
+Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert.
+Diese Seite basiert auf einem Protokoll eines Arbeitskreises zur Organisation der BuFaTa 2015 in Aachen.
-=====Einladungen verschicken=====
+Zielgruppe dieses Artikels sind folgende Organe
-    * idealerweise 2 Mal schriftlich und 3 Mal per E-Mail
+  * Generalsekretariat
-     - E-Mail rund 2 Monate vorher, nicht in der vorlesungsfreien Zeit (SoSe Anfang)
+  * Ausrichtende FS
-       * Link zu "offiziellem" BuFaTa Flyer in jede Mail
+  * FSen, die eine Tagung ausrichten wollen
-     - Schriftlich ungefähr zeitgleich zur E-Mail (kausaler Zusammenhang E-Mail <--> Flyer)
+  * Mitglieder KA, TA, Sponsoring-Ausschuss
-       * Erste schriftliche Einladung mit "offiziellem" BuFaTa Flyer
-     - E-Mail einen Monat vor der BuFaTa
+===== Planungszeiträume =====
-     - Schriftlich einen Monat vor der BuFaTa
+==== Langfristige Vorbereitung (>6 Monate) ====
+  * TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende...)
+  * Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)
+  * Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte
+  * BMBF-ANTRAG: Die Anträge für die Förderung des BMBF erfolgt immer für zwei Tagungen, die Frist zur Einreichung der Anträge ist mit dem BuFaTa e.V. zu koordinieren
+  * UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich.
+  * SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.
+    *  Absprache mit Sponsoring-Ausschuss
+  * Erste RAUMPLANUNG (grob)
+  * TEILNEHMERBEITRÄGE Zahlungsmethode und Maximalbetrag festlegen
+==== Mittelfristige Planung (>3 Monate) ====
+  * SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,...
+    * auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute
+  * RAUMPLANUNG konkretisieren
+  * PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, ...
+  * ÖPNV: ggf. Anfrage für Tagungstickets
+  * EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen
+  * EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, ...), Workshops, ...
+  * THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung
+  * WERBUNG bei Fachschaften
+  * KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen
+  * DESIGN: Tagungslogo und ggf. T-Shirt oder ähnliches entwerfen (lassen)
+  * ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden
+==== Kurzfristige Planung (<3 Monate) ====
+  * PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)
+  * ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)
+  * HELFER organisieren und vorläufigen Plan anlegen
+  * VERPFLEGUNG organisieren (Budget/Helfer)
+  * ANMELDUNG: Deadline festlegen und kommunizieren
+  * ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular)
+==== Während der Tagung (<1 Woche) ====
+ * ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, "ewiges Frühstück", etc.
+  * TEILNEHMERBEITRÄGE final festlegen
+  * INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, Telegramm-Gruppe, ...
+  * HELFER koordinieren / endgültigen Helferplan anlegen und verteilen
+  * TRANSPORT / Transfer von Dingen
+  * Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)
+  * WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen durch KA
+==== Nach der Tagung ====
+  * KRITIK
+  * FINANZABSCHLUSS (BMBF, ...)
+  * SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, ...)
+  * KA Vorlagen, ergänzende Arbeit
+===== Strukturen =====
+==== Kernteam ====
+  * bestenfalls 2-4 Personen
+  * Klare Aufgabenbereiche
+  * Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, Projektmanagement-Tools...
+  * Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)
+  * Mitnahme der eigenen FS
+==== Informationsfluss ====
+  * Teilnehmerausweis: Teilnehmername, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname, Zeitplan auf Rückseite
+*--> kompaktes Format, da er offen zu tragen ist!
+  * TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt
+*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar
+*pro Teilnehmer Abfragen, ob gedrucktes Tagungsheft verlangt wird
+ * moderne Kommunikationsmittel
+ * Verteiler TN / Kontaktpersonen
+ * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan
+ * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen, Wegweiser einrichten
+  * z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.
+==== Kritik ====
+Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung
+  * digitale Umfrage
+    * Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?
+==== Wissenstransfer ====
+  * Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften (KA)
+  * Vorlagen
+===== Vorlagen =====
+[[tagungen:orga:vorlagen:bmbf-antrag | BMBF Antrag]] \\
+[[arbeitskreise:meta_ak:start|Themenausschussitzungen]]\\
+[[tagungen:orga:vorlagen:anmeldeformular | Anmeldeformular]] \\
+===== Hinweise für einzelne Abläufe =====
+==== Antrag stellen beim BMBF ====
+AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis
+  * Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen.
+  * Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden.
+=== Links ===
+  * [[https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_formulare&formularschrank=bmbf#t1 | Formularschrank des BMBF zu AZA]]
+  * [[https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_software#t1 | Download easyAZA]]
+  * [[https://vmp.ethz.ch/zapfwiki/index.php/BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA | Wiki Seite der Zapf]]
+====Einladungen verschicken====
+    * Die offizielle Einladung erfolgt per Mail
+     - Verweis auf Anmeldung und Wiki
+     - Hinweise zu den Tagungskosten
+     - E-Mail einen Monat vor der BuFaTa als Erinnerung
      - E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa
        * in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline
-       * evtl. mit Packliste
+       * evtl. mit Hinweis auf Packliste
-    * Deadline zur Anmeldung zwei Wochen vorher, später Hinweis auf noch offene Deadline
+====Anmeldung====
-=====Anmeldung=====
+    * erfolgt über das Anmeldeformular
-    * möglichst automatische Anmeldung realisieren (geplant: zentrale Anmeldung auf BuFaTa-ET.de)
+    * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-"Ausweisen"
-    * aber auch ohne Automatisierung möglich, da Anzahl der teilnehmenden Unis meist < 20 ist
+    * Anmeldung zeitnah vor der Tagung schließen um finale Teilnehmer einzufrieren
-    * Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-"Ausweisen" (z.B. für öffentlichen Nahverkehr)
+    * zu Beachten: Es sollte vor der Tagung nur noch mit der aktuellsten Version der Liste gearbeitet werden
-=====Inhalt des "offiziellen" BuFaTa Flyers=====
-    * s. auch LINK
-    * Termin
-    * Ort
-    * Link zu Anmelde- / Info-Seite
-    * Programm (-Entwurf)
-    * Packliste
-    * Nach Themen für AKs fragen
-    * WLAN -> Eduroam
-    * Kontaktdaten
-    * Kosten
-    * Infos zu BuFaTa
-    * Grußwort des Sekretärs
-    * Anfahrt
-===== Checkliste =====
+==== Checkliste ====
-===== Finanzierung am Beispiel=====
+  * Mail an Alumni (bufata-alumni@bufata-et.de)
-    * Sommersemester
+  * Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell?
-    * Wintersemester
+  * BuFaTa-Wiki aktuell?
-===== Location =====
+==== Terminfindung ====
-===== Terminfindung =====
+    * Brückentag für langes Wochenende suchen
-    * Sommersemester: Brückentag für langes Wochenende suchen, 2011 war das wieder Himmelfahrt (1.-5.6.2011)
+==== AK Festlegung und Einteilung====
-===== Ablaufplan am Beispiel=====
+  * Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung)
-    * Sommersemester
+  * gemeinsame Absprache zwischen TA (Inhalte) und austragender FS (Räume, Zeiten)
-    * Wintersemester
-===== AK Festlegung und Einteilung=====
   * alle AKs sammeln und vorstellen
   * gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich
-  * am besten mit Whiteboard
+  * Organisation der AK-Themen durch den TA
-===Verfahren 1====
-  * zu jedem Thema gibt jeder Zustimmung oder Enthaltung an
-  * aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen
-  * auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)
-  * die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots
-  * feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen
-===Verfahren 2====
-  * jeder hat 2/3 Stimmen und kann diese auf die AKs verteilen
-  * aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen
-  * auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)
-  * die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots
-  * feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen
-===== Rahmenprogramm =====
+==== Rahmenprogramm ====
     * Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren
     * Stadtführung
+    * Abendprogramm

Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.