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--- tagungen:orga:bufataorga2015aachen:start [01.05.2015 13:15] – angelegt Lukas Lischke
+++ tagungen:orga:bufataorga2015aachen:start [16.03.2016 23:16] – [Kurzfristige Planung (<3 Monate)] Lukas Lischke
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 ====== BuFaTa Orga 2015 Aachen ======
-BuFaTa SoSe/WiSe YYYY in XXX \\
+BuFaTa SoSe 2015 in Aachen \\
-Anwesend: Name (Uni/FH) \\
+Anwesend: Lukas L. (TU München), Robert N. (e.V.), Tobias B. (HS Emden/Leer), Andre H. (HS Emden/Leer), Fabian Z. (TU Wien), Leon G. (TU Ilmenau), Anne K. (HS Emden/Leer), Ramon H. (VDE Jung Net), Lilli W. (OTH Regensburg), Stefan P. (OTH Regensburg) \\
-Leitung des AK: Name \\
+Leitung des AK: Nils B. (RWTH Aachen)\\
-Protokoll: Name\\
+Protokoll: Robern N., Ramon H., Lilli W. Anne K., Lukas L., Leon G.\\
-\\
 ===== Einführung =====
-  * Warum wurde dieser Arbeitskreis behandelt?
+Der Arbeitskreis soll eine professionellere, einfachere Organisation der BuFaTa ermöglichen.
-    * Anktueller Anlass
+Hierfür werden regelmäßig anfallende Aufgaben optimiert, Vorlagen und ein 'Best Practice' Guide erstellt und die notwendige Organisationsstrukturen durch den BuFaTa e.V. zur Verfügung gestellt.
-    * Interresse am Thema
+Weiterhin wird die Wissensweitergabe der Organisatoren von einer Tagung zur nächsten koordiniert.
-    * Ideenaustausch
+Der Arbeitskreis wurde von der RWTH Aachen ins Leben gerufen.
-  * Wer hat bewirkt das der Arbeitskreis stattfindet?
-  * Problemstellung
-  * Ziel des Arbeitskreises
-Die Einführung sollte am besten in Fließtext geschrieben sein und one Rechtschriebfeler FIXME
+===== Planungszeiträume =====
-==== Uni 1 ====
+==== Langfristige Vorbereitung (>6 Monate) ====
-  * Bericht zum Thema, oder eine kleine Tabelle \\
+  * TERMINFINDUNG: Zeitplanung, Anzahl der Tage, Termin für Führungen etc., Feiertage? (Bsp.: 1. Mai im SS, Fronleichnam im WS, verlängertes Wochenende...)
+  * Abschätzung ANZAHL TN: Wichtig für Unterkunft und Verpflegung (Restaurants anfragen)
+  * Erste KALKULATION: Erste Aufstellung, größte Kostenpunkte
+  * BMBF-ANTRAG: Ende Mai müssen die Anträge für die Förderung des BMBF fertig sein. Daher muss bis dahin die Kalkulation für die nächsten beiden BuFaTas stehen.
+  * UNTERKUNFT: Sehr früh sollte sich um die Übernachtungen gekümmert werden. Rabatte mit den Unterkünften sind bei der Anzahl an TN wahrscheinlich (in Aachen 25%).
+  * SPONSOREN: anschreiben sollte ebenfalls frühzeitig angegangen werden, da dies zeitintensiv ist und z.T. die Fiskaljahre des Sponsors berücksichtigt werden müssen.
+  * Erste RAUMPLANUNG (grob)
+  * SCHWERPUNKT festlegen
-^ Thema                           ^ Lösung 1                          ^ Lösung 2              ^
-| Warum schreiben wir Protokolle? | Um unsere Arbeit zu Dokumentieren | Um den Protokollanten zu ärgern |
-| Wieso Tabellen                  | Weil cool und übersichtlich       | Weil in jeder Wikisprache irgendwie komisch |
-| Eine ganze Zeile für einen Satz, mit wenig Nährwert |  |  |
+==== Mittelfristige Planung (>3 Monate) ====
-==== Uni 2 ====
+  * SPONSOREN: Anfragen verstärken, Suche ausweiten, telefonisch Kontakt aufbauen,...
+    * auch an der eigenen Hochschule: Hochschule, Fakultät, Institute
+  * RAUMPLANUNG konkretisieren
+  * PUBLIKATIONEN: Einladung, Ablaufplan, Tagungsausweise, TN-Heft, ...
+  * ÖPNV: Anfrage für Tagungstickets o. Ä. (Bspe.: 80 Cent pro Tag und TN in Aachen, 3-5€ in Dresden und Berlin)
+  * EXKURSIONEN: Ausflüge und Führungen zu/in Firmen
+  * EXTERNE: Einladen von Gastrednern, eigenen HS-Angehörigen (Grußwort von Dekan, Rektor, ...), Workshops, ...
+  * THEMENAUSSCHUSS: Koordination für AK-Planung
+  * WERBUNG bei Fachschaften (z.B. Facebook-Veranstaltung)
+  * KERNTEAM: Aufgaben klar verteilen
+  * ABSPRACHEN: Festhalten welche konkreten Absprachen / Versprechen ggü. den Sponsoren oder TN gemacht werden
-Hat einen [[http://www.google.de|Link]] mit der Empfehlung mal dort zu schauen, oder doch im [[arbeitskreise:bufata_protokollvorlage:start| BuFaTa Wiki]] und macht noch eine Aufzählung
-  - Zwei Leerzeichen zu beginn der Zeile
+==== Kurzfristige Planung (<3 Monate) ====
-  - Bindestriche geben eine Aufzählung
+  * PUBLIKATIONEN: Druck und Versand (akt. Einladung, TN-Heft)
-  * Sternchen einen tollen Kasten
+  * ABLAUFPLAN finalisieren (Wer?, Wann?, Was?, Wo?)
-  - Aufzählung mit einrücken,
+  * HELFERPLAN
-    - nochmal zwei Leerzeichen
+  * VERPFLEGUNG (Budget/Helfer)
-  * Beim Sternchen,
+  * ANMELDUNG: Deadline
-    * passiert nicht so viel :-(
+  * ABFRAGEN TN-Daten/Interessen (Anmeldeformular)
-===== Problemlösungen =====
-Alkohol ist keine Lösung sondern ein Destillat, Fließtexte sind auch immer gut ...
-==== Vorschlag 1 ====
+==== Während der Tagung (<1 Woche) ====
-Vorschläge nicht aufzählen sonder mit Einzelüberschriften versehen damit Sie im Inhaltsverzeichnis auftauchen, wir arbeiten konstruktiv an unserer Gesellschaft mit LOL
-==== Vorschlag 2 ====
+  * ANREISE abfragen (in Anmeldeformular / Bestätigungsabfrage)
+    * Ansprechpartner organisieren (Verteiler einrichten)
+    * Mitfahrgelegenheiten nutzen
+  * ANLAUFSTELLE: Raum, Personen, etc. ("Das ewige Früh stück!" aus Hamburg)
+  * INFORMATIONSFLUSS: Ansprachen, WhatsApp-Gruppe, BuFaTa-App, ...
+  * HELFER organisieren und koordinieren
+  * TRANSPORT / Transfer von Dingen
+  * Einhalten von Versprechen / Absprachen sicherstellen (Sponsoren, Hochschule, Teilnehmern, Gästen, etc. gegenüber)
+  * WISSENSTRANSFER: Weitergabe der Erfahrungen an die folgenden beiden FSen
-=== Noch besser eingegrenzter Vorschlag ===
-== Der perfekte Vorschlag  ==
+==== Nach der Tagung ====
-Die Lösung in der Box oder Erde ...
-  Fest gemauert in der Erden
+  * KRITIK
-  Steht die Form aus Lehm gebrannt.
+  * FINANZABSCHLUSS (BMBF, ...)
-  Heute muß die Glocke werden!
+  * SPONSOREN (Nachweise, Gespräche, ...)
-  Frisch, Gesellen, seyd zur Hand!
+  * ORGA-AUSSCHUSS (Vorlagen, ergänzende Arbeit)
-  Von der Stirne heiß
-  Rinnen muß der Schweiß,
-  Soll das Werk den Meister loben;
-  Doch der Segen kommt von oben.
-===== Ende =====
-Beginn: 17:30 Uhr\\
-Ende: 15:15 Uhr \\
-Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden
+===== Strukturen =====
-==== Weiteres Interessse ====
+==== Kernteam ====
-Personen die sich schon mit dem Thema auskennen:
+  * 2-4 Personen
-  * Max aus Uni 1
+  * Klare Aufgabenbereiche
-  * Mira aus Uni 2
+  * Informationsfluss: regelmäßige Treffen, Verteiler ins CC setzen, ...
+  * Protokolle/ To do (gut organnisieren/ strukturieren)
+  * Mitnahme der eigenen FS
+==== Informationsfluss ====
+  * Teilnehmerausweis: Name, Notfallnummern, wichtige Adressen, BMBF Satz, Sponsoren, ÖPNV, Tagungsname
+*--> kompaktes Format!
+  * TN-Heft: Balance zwischen Infos/ Praktikabilität : Zeitplan & Wichtiges am Anfang / Ende oder in der Mitte gesammelt
+*ggf. kleineres Heft mit wichtigsten Infos zusätzlich / Mittelseiten abtrennbar
+ * moderne Kommunikationsmittel
+ * Verteiler TN / Kontaktpersonen
+ * wichtige Informationen in Räumen aufhängen z.B. Zeitplan / Tagesplan
+ * Karten / Umgebungsplan aufhängen / verteilen
+  * z.B. Trello für ToDo Listen inkl. Anhängen etc.
+==== Kritik ====
+Feedbackeinholung im Abschlussplenum / nach der Tagung
+  * Umfrage - idealerweise auf BuFaTa ET Homepage (oder App)
+    * Was war gut? Was war schlecht? Was wünscht du dir?
+    * Evtl. wie Evaluationsbögen (autom. Einlesen)
+ * "Marktplatz-Kritik" ( z.B. Stellwand in zentralem Tagungsort)
+==== Sponsoren ====
+  * SPONSORENNACHWEISE
+    * NILS schreibt, was die Firmen wollten
+    * ANNE stellt eigenes Package ins Wiki
+    * ROY soll auch seine drei Packages (gestaffelt) mit ins Wiki stellen
+  * Zwei Gängige Varianten:
+      * NILS erklärt das nochmal hier im Wiki :D
+  * NILS stellt Liste von Aachen ins Wiki, wie man Werbung machen kann
+  * Getränkesponsoring mit in die Liste aufnehmen
+==== Wissenstransfer ====
+  * Kontakte zu der letzten ausrichtenden Fachschaften
+  * Vorlagen
+===== Vorlagen =====
+[[tagungen:orga:vorlagen:bmbf-antrag | BMBF Antrag]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:kalkulationen|Kalkulationen]] \\
+[[arbeitskreise:meta_ak:start|Themenausschussitzungen]]\\
+[[tagungen:orga:vorlagen:sponsoringanschreiben|Sponsoringanschreiben]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:anmeldeformular | Anmeldeformular]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:anschreiben|Einladungsvorlage]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:flyer|Flyer]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:zeitplan|Zeitplan]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:teilnehmerheft|Teilnehmerheft]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:teilnehmerausweis|Teilnehmerausweis]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:teilnahmebestätigung|Teilnahmebestätigung]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:teilnehmerrechnung|Teilnehmerrechnung]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:feedback|Feedbackaufbau]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:infopunkt|Marktplatz-Konzept/zentraler Tagungsort]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:todo|ToDo-Listen Struktur]] \\
+[[tagungen:orga:vorlagen:stimmkarten|Stimmkarten]] \\
+===== Kontakt zu ehem. Organisatoren =====
+In geschützten Bereich schieben.
+^Jahr        ^Hochschule      ^Organisatoren ^
+|WS 2012 | TU München | Lukas Lischke (lukas.lischke(at)fs.ei.tum.de), Robert Schaller (robert.schaller(at)fs.ei.tum.de)|
+|SS 2013 | KIT Karlsruhe | Jan Bader, ? |
+|WS 2013 | TU Graz - Thomas Förster,? |
+|SS 2014 | TU/HS Berlin | Magdalena Rätz,  |
+|WS 2014 | TU Darmstadt | Jan Latzko, |
+|SS 2015 | RWTH Aachen | Nils Barkawitz, Maria,  |
+===== Sponsoringkontakte =====
+**Alphabethisch** sortierte Liste (in geschützten Bereich schieben):
+^Wer      ^Was    ^Anmerkungen     ^Jahr(e)        ^Hochschule(n)    ^
+| | | | | |
+===== Ende =====
+Beginn: 13:00 Uhr\\
+Ende: 16:00 Uhr \\
+*Der AK sollte auf weiteren Tagungen weiter behandelt und optimiert werden. Besonders die Wikiprotokolle müssen zusammengefasst werden.
 Personen die sich dafür interessieren/es in der Fachschaft behandelt wird:
-  * Claudia aus Uni 1
+  * Generalsekretär
-  * Max aus Uni 3
+  * ausrichtende FS
+  * FSen, die eine Tagung ausrichten wollen
 Wer kann sich vorstellen auf der nächsten BuFaTa den AK zu leiten?
-  * cool Dude aus geiler Fachschaft
+  * Hauptverantwortlicher der ausrichtenden BuFaTa(?)
+===== Anmerkungen =====
+Im Rahmen des Meta-AK wurden weitere Orgarelevante Themen gefunden:
+  * Firmenführungen und Workshops am Anfang der Tagung ist gut, da so Teilnehmer die später Anreisen nur den persönlich nützlichen Teil verpassen, aber nicht den eigentlichen Sinn der Tagung, die beschlussführenden Plena und Arbeitskreise.
+  * Anfangsplenum um 16 Uhr ist für die weit anreisenden Fachschaften etwas früh.

Die hier im BuFaTa ET Wiki dargestellten Arbeitsdokumente sind Einzelbeiträge der jeweiligen Autoren und i.d.R. nicht repräsentativ für die BuFaTa ET als Organisation. Veröffentlichte Beschlüsse und Stellungnahmen der BuFaTa ET befinden sich ausschließlich auf der offiziellen Homepage.