arbeitskreise:bufata_fachschaftspartys:howto_party_orga
Inhaltsverzeichnis
Howto Party Orga
Übersicht
- Vorüberlegungen
- Location / Rechtliche Grundlagen
- Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan
- Sponsoring, Kostenplan
- Programm/Technik/Verträge, Sicherheitskonzept
- Werbung
- Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
Vorüberlegungen
- Zielgruppe : Studierende der Fakultät/ des Fachbereichs oder der Hochschule oder öffentlich
- Teilnehmeranzahl : 200 bis XXXX
- Finanzrahmen: Budget, voraussichtliche Einnahmen, Zuschüsse
Location / Rechtliche Grundlagen
Location
- öffentliche Einrichtungen, Haus / Raum mieten
- Diskothek, Studentenclub
- Campus(wiese)
- Studierendenhaus / Wohnheim
- Hörsaal / Fakultät
- Mensa
rechtliche Grundlagen
- GEMA
- Ordnungsamt (Lärmschutz, Anmeldung, Sperrzeiten…)
- Jugendschutz, Alterskontrollen
- Auflagen z.B. für Raumnutzung (Technischer Betrieb, Feuerwehr)
- Schanklizenz
- Bestimmungen des Gesundheitsamtes/Lebensmittelüberwachung
Organisationsstruktur: Organisationsteam / Zeitplan
Orga Team
- Wer macht Leitung? Leiter, Doppelspitze, Team….
- Wer trägt die Verantwortung? Veranstalter, muss nicht der Organisator sein
- Wieviele Aufgaben gibt es? Einkauf, Helferkoordenation, Werbung, PR, Sponsoring, ÖA, Finanzen, Technik, Verträge, Programm…
- Wer übernimmt welche Aufgabe? Person XY übernimmt Werbung…
- Wie wird dokumentiert? Wiki, Dropbox, Abschlussbericht
- Wie läuft die Kommunikation? Dropbox, WhatsApp, Treffen…
Zeitplan
- Wann soll die Party sein? vor Weihnachten, Wochentag…
- Welche Milestones und „Points of no return“ gibts? z.B. 4 Wochen vor der Party muss das wichtigste fest sein
- Welche Fristen gibt es? Anmeldungen, Genehmigungen (Stadt, Hochschule, AStA, GEMA)
- Wann muss der Raum fest gebucht werden? i d R als erster Vertrag
- Wann muss was beschaft werden? Einkauf, Technik, Werbung (Plakate, Flyer, Facebook Werbung)
- Wann sind Rechnungen fällig? bei Lieferung, 14 Tage, Vorkasse
- Wie läuft der Auf- und Abbau ab? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
- Wann müssen Helfer und Personal da sein? Helferplan, Termin, Handynummer hinterlegen
Sponsoring, Kostenplan
Kostenplan
- Ohne Kostenplan können Partys zur Kostenfalle werden.
- Welche Kosten fallen an?
- Miete
- Getränke/Einkauf
- Personal, Helfer
- Gebühren, Versicherungen, GEMA
- Technik
- Sonstige (Fahrtkosten vom Einkauf…)
- Welche Einnahmen werden realistisch erwartet?
- Eintrittskarten
- Sponsoring
- Zuschuss (AStA, FS)
- Oh shit money - Geld für unvorhersehbares einplanen, ca. 10%
Sponsoring
- Wer kommt in Frage? Getränkefirmen, Kneipen…
- Welche Form nimmt das Sponsoring an? Sachleistung, Geld, Gegenleistung…
- Wie spricht man Firmen „profissionel“ an? feste Ansprechpartner, telefonischer Kontakt
- Vorlaufzeiten beachten (zb 1 Jahr bei großen Firmen)
- Wie wird Sponsoring abgerechnet (Geldsponsoring)? Zb als Spende über den AStA
- Muss Sponsoring eventuell vom AStA genehmigt werden? Ist unterschiedlich
Programm
- Beginn
- Hightlights
- Feuershow/Feuerwerk
- Hüpfburg / Funspiele
- Bands
- DJs
- Eismann
- Wettbewerbe (Flunkyball-Turnier)
- Goodies
- Zuckerwatte, Waffeln
- Photobox, Kicker
- Feuerkelch
- Angebote
- 4 Frauen = 1x gratis Hugo
- Happy Hour
* Promotion * Kosten/Nutzen abwägen
Technik
- selber organisieren VS Firma
- Lichterschläuche ( Weihnachtsfeier)
- Lichttraverse eher nicht ( Versicherung ?)
- Haftung privater Technik
- mehrere Angebote einholen (min. 3)
- Beleuchtung
- Soundanlage, DJ-Equipment
- Bühne
- Elektrische Anschlussorte (Baustromverteiler etc) beachten
Verträge
- Auflagen bei Promotion-Aktionen
- Wer darf unterschreiben?
- Auflagen von Stadt/Uni
- Zusatzversicherungen?
- mit DJ, Bands aufsetzen zur Absicherung
Verträge gründlich lesen!
Sicherheitskonzept
- Fluchtpläne, Helfer einweisen
- Security mieten / Studentische Security
- Funkkontakt
- Gelände klar absperren
- Glasflaschen?
- Sanitäter & Feuerwehr (wenn gefordert)
- Zufahrt für Notfälle
- Personenbegrenzung
Werbung
- E-Mail-Verteiler
- Plakate
- Flyer
- Fb-Veranstaltung (teilen!, bezahlen?)
- Mundpropaganda
- Kartenvorverkauf (z.B. vor der Mensa)
- Warm-up-Partys
- Dozenten mit einbinden
- Bodentattoos
- Ansagen in Vorlesungen & Folien
Einkauf, Helferplan, Programmablaufplan
- Becher
- Pappgeschirr VS Keramik
- Shot-Dosierer
- Fleisch, Brötchen vorbestellen
- Getränke (mit Kühlschrank)
- evtl. Kühlwagen
- Cocktail-Zutaten, -Deko (Zitronen, Limetten)
- Flaschenbier VS Fassbier
Helferplan
Tipp: Google Docs (Zeitplan)
- Helfer für:
- Einlasskontrolle
- Garderobe
- Auf-/Abbau
- Springer
- Fotograf
- Barkeeper/Bierkeeper
- DJ/LJ/VJ
- Animateure
- Gaderoben Haftung!
- Ausweise für Helfer, DJs/Bands, Orga
- Verpflegung für Helfer
Ablauf
- 1 FSRler pro Bar
- Kasse weg von Theke
- auf stark betrunkene Helfer achten
Abrechnung
- Rechnung von DJs etc.
Dokumentation
- gute Dokumentation der Feste erleichtert es den folgenden Personen das Fest zu wiederholen
- Dropbox, Ordner - offline/online
- Personalbedarf
- Was wurde gekauft/Was wurde verbraucht
- Konzept für Raumnutzung etc.
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arbeitskreise/bufata_fachschaftspartys/howto_party_orga.txt · Zuletzt geändert: 10.12.2016 18:48 von Christoph Pistner