BuFaTa WiSe17

Anwesend: Sebastian (TU Dresden), Hendrik (TU Dresden), Jan (RWTH Aachen), Bianca(HS Ravensburg-Weingarten), Henrik(Uni Paderborn), Max (TU Chemnitz), Richard (TU Darmstadt), Marla (TU Braunschweig), Marc Kreft (HS OWL)
Leitung des AK: Maximilian Wende (TU Chemnitz)
Protokoll: Jeder ein bisschen

Austausch-AK der Fachschaften über ihr Budget. Dabei sind unter anderem die folgenden Fragen interessant: Woher kommt das Geld? Wie wird es verteilt? Wie wird auf das Geld zugegriffen? Wofür darf das Geld verwendet werden? Verdient die FS anderweitig Geld? Wie kann das Geld sinnvoll den Studierenden zu Gute kommen?

Ganz grundsätzlich gibt es große Unterschiede zwischen Fachschaften die ein rechtlicher Teil der Universität/Hochschule sind (oft über Studierenendenschaft) und Fachschaften die als ein (externer) Verein organisiert sind.

Ein duales Modell von Teil der Uni und Verein ist möglich.

• FSRe entsenden Vertreter der Fachschaft in den Studentenrat (StuRa)
• Fachschaften bekommen Semestermittel (Sockelbeitrag + Anteil pro Student)
• Büro-Inventar ist oft ausgesondertes Zeug der Uni.
• TU Chemnitz:
  • Finanzer können bis 150 Euro selbst entscheiden
  • Dekanat bezahlt Büroartikel, Leiterplatten
• TU Dresden:
  • Finanzamt macht Stress beim StuRa wegen Partyeinnahmen und das betrifft die Fachschaften auch
    • Idee: Partys in Vereine auslagern (duales Modell)
      • Als Party-Verein nicht gemeinnützig
  • FSR-Finanzer darf ca. 30 € pro Semester für Bürobedarf ausgeben.
  • Es gibt erst Geld vom StuRa nach der Finanzprüfung durch den StuRa-Finanzer (nicht jedes Semester)
  • Wenn mehr als 10.000 € auf Konto, gibt es auch vorerst kein Geld.

• Fachschaften dürfen kein Geld haben, Finanzanträge an Asta, Förderverein
• Über Dekanat können Anträge gestellt werden

• StuPa empfängt Semesterbeiträge, Asta als ausführendes Organ
• Fachschaften erhalten Selbstbewirtschaftungsmittel vom AStA und können selbst darüber verfügen
• Geschäftsführer (aktuell 25 Personen) können bis 50 Euro selbst (zu zweit) ausgeben
• ab 1000 Euro muss eine Ausgabegenehmigung vom AStA eingeholt werden
• Kostenpläne bei größeren Veranstaltungen
• Asta prüft die Fachschaften
• Topf für Erstsemesterarbeit vorhanden

• Keine eigenen Mittel
• Jahresbudget, aus dem Mittel beantragt werden können
  • Durch Personalunion gehen Anträge i.d.R. durch
• gemeinnütziger e.V., nicht viel Bewegung
• Spenden von Firmen für Veranstaltungen

• Kein eigenes Geld
• 500 Euro pro Semester welche von der Verfasste Studierendenschaft (VS) verwaltet werden
• Rechnungen werden von der Verfassten Studierendenschaft bezahlt
• Finanzwart hat 150 Euro Freibetrag im Semester für Büroartikel
• Zusätzlich zu den 500€ Freibetrag jedes Semester sind 2 festgelegte „Töpfe“ hinzugekommen, einmal Erstsemesterbegrüßung und einmal Abschlussfeier (Geldbetrag nicht genau bekannt)
• Hochschulgesetz regelt Sachen, für die man Geld ausgeben kann

• Es gibt einen Sockelbetrag vom Asta
• ansonsten Anträge auf Studienqualitätsmittel oder die Fakultät
• Ausgaben: Tutorien für jüngere Semester

• Semestermittel → Asta → Semesterticket, Eigenanteil, Fachschaften
• rund 600 € die an die Fachschaft gehen pro Semester
• Eigenes Fachschaftskonto (beim Asta), freie Verwaltung
• Fachschaft hat keinen Haushaltsplan, nur Asta/StuPa selbst

• von Ländern für Verbesserung der Studienqualität, aber nicht nur für Fachschaften
• Fachschaften können Anträge an den Topf stellen
• In NRW und Niedersachsen
• strikte Richtlinie in Aachen, Kommission, die über die Mittel entscheiden

• Häufig ein geringes Budget für Büromaterialen, welches ohne Anträge ausgegeben werden darf.
  • Chemnitz: bis zu 1/3 der Mittel pro Semester
  • Dresden: Information in der Sitzung im Nachhinein trotzdem Pflicht
• Einige Unis: Rahmenverträge der Uni (man kann nicht bei jeder Firma kaufen)
  • Umgehen durch Trennung in studentische und akademische Selbstverwaltung
• Dekanat unterstützt oft
• Ausgesondertes von Uni / Rechenzentrum / etc., oft noch vergleichsweise hochwertiges Zeug
• Inventarlisten:
  • Aachen: Langfristige Anschaffungen ab 100 Euro müssen inventarisiert werden.
  • Sachsen: Inventar muss über die Jahre abgeschrieben werden.
  • Lemgo: Fachschaftsinventar wird bisher nicht inventarisiert.

• möglich sind:
  • eigene Anschaffung der Studierendenschaft —> günstige/kostenlose Nutzung durch Fachschaften
  • Vertrag mit lokalem Car-Sharing-Anbieter über die Studierendenschaft —> günstige Nutzung durch Fachschaften (Dresden)
  • bei längerem Ausleihen auch Mietwagen
  • Nutzung vom Fuhrpark der Universität/Hochschule, insbesondere bei schweren/großen Transporten mit Lkw oder Exkursionen mit Bussen
    • frühzeitig beantragen / anrufen
    • Chemnitz: Fahrer brauchen extra Belehrung und „Uni-Führerschein“
  • Abrechnung über die Fakultät (TU Chemnitz):
    • Fakultät hat einen eigene Topf für Exkursionen
    • Es muss eine zuständige Professur gefunden werden.
  • ansonsten natürlich auch Sachen an die Uni liefern lassen
  • eigenes Privat-Auto:
• Problem: Versicherung
  • teilweise Selbstbeteiligung
  • Es gibt Versicherungen für die Selbstbeteiligung
  • Aufgrund von Finanzrechtlichen Problemen sollen an einigen Unis nur Verträge ohne Selbstbeteiligung abgeschlossen werden

• z.B. Sächsisches Reisekostengesetz (Bahn 2. Klasse, 17 Cent pro km bei Autonutzung)
  • Leute legen aus, Rückerstattung nach der Veranstaltung
  • Vorher Kostenplan vorlegen, Reise muss genehmigt werden
• meist: wie normale Finanzanträge bzw. sind Teil derer

Tipp: Nutzung von billigen Ländertickets in Verbindung mit Semesterticket oder Fernbus

• bei Zuordnung der Fachschaft zur Uni: z.B. TU Dresden
  • stets muss eine Kalkulation im Vorfeld gemacht werden, mit Kosten über die einzelnen Posten
  • ab einem Schwellenwert von z.B. 100 € müssen mehrere Angebote für einen Posten angehängt werden
    • Wenn nicht das günstigste Angebot gewählt wird, oder keine mehrere Angebot möglich (z.B. GEMA), dann Begründung dazu.
  • Kosten für Posten werden als Maximum gesehen: Unterschreitung üblich, geringfügige Verschiebungen innerhalb eines Antrages sind möglich, solange die Gesamtsumme nicht überschritten wird
  • bei gewissen größeren Veranstaltungen (z.B. Parties) muss auf Einnahmen - Ausgaben = 0 geplant werden.
• RWTH Aachen:
  • allgemin: je größer das Budget umso mehr Gremien müssen einbezogen werden

• Haftpflicht von Veranstaltungen:
  • möglich sind:
    • Studierenendenschaft hat einen Vertrag mit einem Versicherer, die auch Fachschafts-Veranstaltungen abdeckt

• Sachsen:
  • StuRa prüft Fachschaften, Innenrevision der Uni prüft StuRa, Land prüft Innenrevision der Uni
  • Finanzer/Prüfer sind selbst persönlich haftbar für Unstimmigkeiten.
  • Kalkulationen/Abrechnungen, Buchungsbelege, Rechnungen, Angebote, Kontoauszüge werden geprüft
• Verein:
  • Sofern die Rechnungen im Ordner kleben, ist alles gut

• Dresden:
  • darf nur abgerechnet werden, wenn die Rückgabe wieder als Einnahme kommt → (keine effektive Bezahlung von Pfand)
• Lemgo:
  • wenn mal ne Flasche geklaut wird/runterfällt, kann die Fachschaft das bezahlen

• Buchungen hintereinanderweg
• Barkasse:
  • es soll „grundsätzlich unbar“ gezahlt werden
  • Kassenlimit, das nur in Ausnahmefällen überschritten werden kann
  • aber: man will nicht zu häufig ein/auszahlen, wegen Kontoführungsgebühren
• Quittungen ausstellen
  • Bei Partys: Kassenzählprotokolle
  • Dresden: formal mind. 2 Unterschriften
• Quittungen sammeln
• RWTH Aachen:
  • Verpflegungsliste muss erstellt werden
• Je größer die Summe umso mehr Formalien
  • Es müssen vom Lieferanten o. Ä. „Qualifizierte Rechnungen“ mit Namen usw. des Zahlungsempfänger ausgestellt werden.
  • Problem: Aldi oder Lidl stellen oft keine Qualifizierten Rechnungen aus; meist muss man extra zum Kundenservice gehen
• Viele nutzen bekannte Tabellenkalkulationsprogramme.

Tipp: Thermodruckbelege auf Papier kleben, beschriften, einscannen und wieder ausdrucken, da diese schnell verbleichen

• meist:
  • erst nach Genehmigung durch mehrere darf bestellt werden
  • ohne Genehmigung/Finazantrag ist der Besteller persönlich haftbar, da er ohne Handlungsbefugnis gehandelt hat; auch wenn die Fachschaft der Empfänger ist.
• oft strekt man als Fachschaftler privat vor und bekommt mit Einreichnung der Rechnung sein Geld zurück.

• wie viel / wie setzt sich das zusammen
• was passiert mit ungenutzten / nicht abgerufenen Mitteln?
• bekommt man nichts mehr, wenn man zu viel Geld auf dem Konto hat?
  • Umgehung des Limits mit zweckgebundenen Rücklagen/Rückstellungen

• (Teil-)Körperschaft des öffentlichen Rechts der Universität
  • Fachschaften:
    • TU Chemnitz
    • TU Dresden
    • RWTH Aachen
• Verein
  • Fachschaften:
    • TU Dresden (Auslagerung für Parties)
• gibts noch andere???
  • Fachschaften:
    • FS3

• normal vs. gemeinnützig
• Satzung und Vorstand
• Finanzamt / Steuern

• Fachschaften mit HHP
  • Aachen
  • Chemnitz
• Bei den Fachschaften, die kein eigenes Geld haben, macht das keinen Sinn

• hohe Gebühren pro Monat (5/7/12 Euro pro Monat)
• zusätzliches pro Überweisung

• Bier (HRW)
• Was mit Studienleistungen zusammenhängt (z.B. Abschlussarbeiten)

• Stu_X-Finanzer verwalten Geld
  • FS1, FS2
• Die Fachschaft verwaltet ihr Geld selbst
  • TU Chemnitz, FSR-Finanzer können bis 150 Euro selbst beschließen
  • TU Dresden
• Weiteres???

• Semesterbeiträge
• Defizitbezuschussung (Stu_X, Studentenwerk)
• Förderverein der Uni
• Sponsoren

• Kassenbuch
• Buchungsbelege
  • Buchungen am selben Tag zusammenfassen
  • Auslagenrückerstattung zusammenlegen
• Buchungstabelle
• Inventar/AFA-Scheiße
• Kalkulation/HHP/Abrechnung

Alkohol ist keine Lösung sondern ein Destillat, Fließtexte sind auch immer gut …

Vorschläge nicht aufzählen sonder mit Einzelüberschriften versehen damit Sie im Inhaltsverzeichnis auftauchen, wir arbeiten konstruktiv an unserer Gesellschaft mit

Beginn: 14:30 Uhr
Ende: 17:30 Uhr
Der AK ist fertig / nicht fertig / sollte auf weiteren Tagungen besprochen werden