1. Sitzung KA zwischen der 81. und 82. BuFaTa ET

Datum: 20.12.2017 Beginn: 18:00 Uhr Ende: 21:15 Uhr

Teilnehmer:

• Nils (RWTH Aachen)
• Markus (HS München)
• Anton (TH Nürnberg)
• Tobias (Uni Paderborn)
• Robin (RWTH Aachen)
• Jonas (TU Ilmenau)
• Dominik (KIT)
• Robert e.V. (Alumnus)
• Georg (HS München)
• Kreuter (Uni Ulm)
• Hendrik (TU Dresden)

Bericht von austragender Fachschaft (Markus/Georg)

• Noch einige Erledigungen nach der BuFaTa
• Einladung vom Hochschulrat über die BuFaTa
  • Statt 5 Minuten wurde insgesamt 30 Minuten geredet, da sehr viele Nachfragen kamen
  • Nachfrage, u.a. welche teilnehmende Hochschulen dabei sind, welche Themen angesprochen werden
  • Konkretere Nachfrage: Was genau wurde an der HM durchgeführt? Exemplarisch wurde einige Arbeitskreise vorgestellt
• Auch im Fakultätsrat wurde über die Tagung gesprochen - es wurde gelobt, dass die Tagung durchgeführt wird
• Pressebericht der Fakultät 04: http://ee.hm.edu/aktuelles/news/newsdetail_107776.de.html

Berichte und Feedback zu München (Kommentare nicht nach Personen geordnet, sondern querbeet gesammelt)

• Durchgängig gute Arbeitskreise
• Themen E-Mail evtl. zu spät → Allerdings trotzdem wenig Vorbereitung der AK's
• Tagungort mit getrennter Unterbringung oft schlecht für Anwesendheitsquote
• „Gutes Stück vorankommen“, da viele Personen an der Tagung beteiligt sind und Ahnung haben, wie es bislang funktioniert
• Ggf. Diskussion, ob Workshops und Exkursionen unbedingt verpflichtend sein müssen. Dadurch für etwas Freiraum der TN sorgen
  • fehlende Auswahlmöglichkeit im Vorfeld, dass man auch keinen Workshop oder keine Exkursion besuchen möchten
  • Möglicherweise zwischen verpflichtenden und nicht verpflichtenden Angeboten unterscheiden
  • Workshops/Exkursionen mit Sponsoren haben auch eine Außenwirkung
• Teils fehlende AK Leiter für vorgeschlagene AKs, somit im Plenum gewählte AK Leiter ohne Vorbereitung
• Große Auswahl an Exkursionen war ein großer Pluspunkt
• Unterbringung im Hotel sehr positiv
• Schöner Tagungsort in München
• Anderes Verfahren für Verabschiedung der Stellungnahmen, ggf. sogar zunächst eine „Genehmigung“ für das Verfassen einer Stellungnahme im Vorfeld einholen
  • Kurze Diskussion, inwiefern das Verfahren eingeführt werden könnte und ob sich das lohnt
  • Kritik an dem Vorgehen, insbesondere bei der Stellungnahme zur Eignungsfestellungsprüfung, da auch viele Kritiker ihre Kritik nicht in dem AK ausdiskutiert haben
    • Gleichzeitig ist es nicht allen Personen nicht immer möglich an den Arbeitskreisen teilzunehmen
  • Ggf. sinnvolle Alternative, dass wir uns mehr darauf konzentrieren die Stellungnahmen vor der Tagung zu erarbeiten, damit man mit einem konkreten Vorschlag in die Tagung geht
  • Für Dresden möchten wir einen Beschlussvorschlag erarbeiten, der den Umgang mit Stellungnahmen regelt
• mangelnde Teilnahme an AK4 → vielleicht mit einer Stunde später anfangen, hätte das ein wenig entschärft

• Ankündigung von externen sollte verbessert werden
• Unterscheidung von:
  • Sponsoren
  • Mitgliedern anderer Tagungen
  • Professoren
  • Alumni
  • Kurzfristige Anwesenheit ↔ dauerhafte Anwesenheit
• Die Ankündigung ist u.U. transparenter, damit alle Beteiligten wissen, woran sie sind
• die „alten Bekannten“ als Multiplier nutzen, um mal eben kurz Infos durchzupropagieren an die anderen TN
• Zweite Orga-Gruppe eröffnen, die nur die Orga-Menschen benutzen können

* Viel Spam in der großen Gruppe und die wichtigen Infos gehen dadurch verloren

• Anwesenheit der regionalen Fachschaften war sehr positiv, war nur durch Vorarbeit der HM München möglich
• TN Ausweise mit großen Vornamen war sehr gut

• https://docs.google.com/forms/d/1ovo2MVXMfJhPyuVfjJLK6QjKZGJRcu_zIsOd0L1mnhM/edit#responses
• AKs kamen teilweise nicht gut an (zu uninteressant, zu schlecht vorbereitet etc.)
  • evtl. Themen, die zu oft kommen auf Jahresrhythmus reduzieren
  • Leitung verbessern (…????)
    • kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? → will der TA nicht
    • Intro zur AK Leitung für alle im Plenum
    • wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen
    • Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar
  • Ausfallerscheinungen der TN verringern
  • Protokolle von letzten BuFaTas/Arbeitskreisen nicht sehr informativ
    • → Auftrag an Themenausschuss
  • Kommunikation im Vorfeld, sofern AK-Leiter vor der Tagung nicht bekannt
    • klarstellen, dass AK möglicherweise qualitativ darunter leiden würde
    • durch klare Kommunikation Anpassung der Erwartungshaltung im Vorfeld
    • ggf. auch stärkeres Bewusstsein der Teilnehmer, damit die Qualität doch erreicht wird

• Zu überladener Zeitplan
  • evtl. längere Pausen
  • Freizeitprogrammpunkte
    • Der Punkt wird nur teilweise gesehen, da die Tagung von vielen nicht als Freizeitveranstaltung gesehen wird
    • Straffer Zeitplan ggf. nur durch den Schein, dass alles Pflicht sei

• „Klassiker“ Essen
  • Selbstbedienung durch TN führt zu überladenen Tellern
  • Selbstbedienung dauert auch länger
  • Essen war halt dann auch alle am Ende, ist aber immer so
  • satt werden auch alle
  • auch da mal wieder kommunizieren, was da alles hinter steht
  • Allergiker, Personen mit Unverträglichkeiten wurden topp berücksichtigt

• Bessere Orga Kommunikation zu den Teilnehmern
• s.o. (separate Gruppe nur für Orga-Kommunikation)
• vielleicht Anzahl Komm.-Kanäle reduzieren?

• Aufteilung in Hostelzimmer
  • erstmal nach FSRen aufteilen?
  • pro und kontra gemischte FSR Zimmer
    • → Willkommens-„Spiele“ zum Kennenlernen
    • → WhatsApp-Zimmer Gruppen zum Kennenlernen?
      • d.h. im Vorfeld die Personen bekanntmachen, mit denen man die Tage ein Zimmer teilen wird
      • ggf. lernen die Personen sich dadurch besser kennen und es findet eine größere Durchmischung statt
  • in großen Hörsäälen kein Problem
  • ggf. Einteilung in Partyzimmer und Arbeitszimmer und „Frauen“-Zimmer

• https://docs.google.com/spreadsheets/d/1RnAScKLf3XbxtyT717cBsff4ykkO-7MXdJ75ZbS_rc8/edit#gid=1997804807

• kompakte Lage, inklusive Schlafmöglichkeiten wurde für positiv befunden
• kurze Vorlaufszeit bei der Anmeldung wurde bemängelt, in München begann die Anmeldung dann aber mitten in den Semesterferien/Prüfungszeit
• Diskussion darüber, welcher Anmeldezeitraum gut wäre
• Es wird entschieden für Dresden und Aachen direkt festzulegen, wann gute Anmeldezeitpunkte wären

• https://docs.google.com/forms/d/1LeuFzPwW7OJ43WPD_UnA4Jour_PqYhU-7a3oOxByk6Q/edit#responses
• Das Essen war sehr knapp
• Die großzügigen Innen-Party/Veranstatlungs-Flächen waren sehr cool
  • wir sollten immer eine Dachterrasse, einen Weihnachtsmarkt und Co. organisieren
• Orga Team sehr dünn besetzt
  • Sofern wir das als Koordinierungsausschuss erkennen, sollten einzelne Personen von extern dazukommen und mithelfen
  • Ggf. Ausschreibung das Orga-Team extern zu vergrößern

Festlegen des Anmeldezeitpunkts:

• Ab 3. Januarwoche Anmeldung frei schalten
• Tagung am 17.-21.5.2018
• das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben
• maximale TN Zahl ca. 100-120
  • grundsätzlich gilt ja auch, dass, wenn voll, 2 Personen pro Fachschaft können kommen sollen
• Zeitplan A: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/Bm9yDzskAL5McJw
  • alternativ B https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/01JRDYgADWvcj7F
  • alternativ C: https://cloudstore.zih.tu-dresden.de/index.php/s/SMXG1BZVaR3R0qG
• Anmerkungen
  • Verschiebung des langen AK's am Freitag auf kurzen AK Slot am Samstag
  • Verschieben des AK Slots vom Samstag Vormittag auf Samstag Nachmittag anschließen Zwischenplenum
  • Abschlussplenum bereits am Tag 4? → Das machen andere Tagungen
  • + alles vorbei
  • + mehr Zeit für G.-Sekretärs Arbeiten direkt am Tag 5
  • + z.B. direkt auch eine KA Sitzung am Tag 5
  • + Feedbackrunden direkt am Tag 5
  • + Amtsübergaben auch direkt am Tag 5
  • - kein wirklicher Grund für TN am Tag 5 überhaupt aufzutauchen
  • - die Verabschiedungszeremonie am letzten Tag fehlt
  • +- das Abschlussplenum hat in der Vergangenheit bis auf München sehr gut geklappt

~ Vorschlag auch evtl. auch Auswertung der Stadtrallye erst am Tag 5 oder direkt am Tag 3

  
  
  * Einladung des Dresdner HP Designers, damit der direkt mit den interessiereten TN der BuFaTa interagieren kann

• Datum steht fest 31.10.-4.11.2018, wieder über Allerheiligen
• Ab Mitte/Ende Juni Anmeldung starten, da ab Mitte Juli Prüfungen sind
• das Hostel will ca. 8 Wochen eine grobe und 4 Wochen vorher eine genauere Zahl haben
• maximale TN Zahl ca. 100

• Einladungsschreiben
  • Auf Key Signing Party Hinweisen
  • Hinweis falls externe Teilnehmer an bestimmten Tagen kommen

• Weitere Hochschulen einladen
• TH Köln Kontakt über Leila (get-in-engineering) E-Mail mit Kontaktdaten wurde bereits von Markus an den KA gesendet (Jonas (TU ILmenau) is in Kontakt)
• HTWK Leipzig
• Uni Stuttgart
• Uni Frankfurt
• TH Mittelheise
• Uni Duisburg Essen
• uvm

• AK-Auswahl auch die Leiter-Verfügbarkeit mit einbeziehen
• Bei AKs ohne Protokoll oder mit mageren Protokollen kennzeichen und dies erwähnen
• Leitung verbessern (…????)
  • kein AK ohne vorbestimmten AK vor der Tagung? → will der TA nicht
  • Intro zur AK Leitung für alle im Plenum
  • wenn Aufgabenstellung durch vorherigen AK vorgegeben, direkt nochmal nennen
  • Hinweis an TA: Notenvergabe Abschlussarbeiten Protokoll Ulm (fand nicht statt), und generelle Zielsetzung nicht klar erkennbar
• Positiv: Vorbereitungssemester, Uniwechsel
• evtl. Einsteiger/Austausch-AKs nur noch 1x im Jahr anbieten → Oder in die kurzen AK Slots verschieben
• Akkreditierung
• Trennen nach Einführung
• und Spezialthemen
• AK Finanzen → Austausch AK umbauen/neuen Austauch AK über Förder-Fachschafts-Vereine

• Themen die bearbeitet werden sollen und daraus Stellungnahmen bis zur BuFaTa Dresden
  • Studiengebühren NRW für Nicht-EU-Ausländer
  • Verfasste Studierendenschaft
    • BY: Einführung der VS
    • BW: Möglicher Enzug der VS
  • Freie Software für Bildungseinrichtungen
    • Studierenden wird SW, die man zum Absolvieren des Studiums benötigt nicht immer kostenlos zur Verfügung gestellt
  • Hochschule als Arbeitsstelle
  • Modestudiengänge

• Server wird von 24.12.17 bis 06.01.18 nicht jederzeit erreichbar sein. Gründe:

* Host-Infrastruktur wird modernisiert

  * Server selbst wird teilweise aktualisiert und "umgebaut"
* Doppelte Registrierungen von Teilnehmern in der DB trotz gleicher E-Mail Adresse -> keine E-Mail Abfrage?
  * Ist schon reported, sollte bis Januar gefixt sein. Super Danke <3
* keine Probleme mit dem Pad und dem Wiki in München, trotz höchstern Last aufgefallen
  * massive Verbesserung ggü. Wien -> auch hier Danke :)

• keine News zum Thema BMBF Förderung, Infos werden im Februar erwartet
• Änderung der GO sollte „man“ machen, es gibt aber keine Freiwilligen dafür
• Diskussion, ob Sponsoren eher am Verein oder an der Tagung angehängt werden sollen