Hier steht beispielhaft für eine Sommer-BuFaTa der Organisationsablauf der Sommer-BuFaTa 2011 in Dresden.

AZA: Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis

• Der Antrag ist mit Hilfe der Software easyAZA zu stellen.
• Alle relevanten Informationen können mit Hilfe der Software herangezogen werden.
• Frist:

• Formularschrank des BMBF zu AZA
• Download easyAZA
• Wiki Seite der Zapf

• idealerweise 2 Mal schriftlich und 3 Mal per E-Mail

1. E-Mail rund 2 Monate vorher, nicht in der vorlesungsfreien Zeit (SoSe Anfang)
   • Link zu „offiziellem“ BuFaTa Flyer in jede Mail
2. Schriftlich ungefähr zeitgleich zur E-Mail (kausaler Zusammenhang E-Mail ←→ Flyer)
   • Erste schriftliche Einladung mit „offiziellem“ BuFaTa Flyer
3. E-Mail einen Monat vor der BuFaTa
4. Schriftlich einen Monat vor der BuFaTa
5. E-Mail eine bis zwei Wochen vor der BuFaTa
   • in Zusammenhang mit Hinweis auf aktuelle Teilnehmerzahl und evtl. noch offene Deadline
   • evtl. mit Packliste

• Deadline zur Anmeldung zwei Wochen vorher, später Hinweis auf noch offene Deadline

• möglichst automatische Anmeldung realisieren (geplant: zentrale Anmeldung auf BuFaTa-ET.de)
• aber auch ohne Automatisierung möglich, da Anzahl der teilnehmenden Unis meist < 20 ist
• Exportierbar z.B. als CSV zum erstellen von Teilnehmer-„Ausweisen“ (z.B. für öffentlichen Nahverkehr)

• s. auch flyer_indesign.rar oder flyeranfahrtundprogramm_dd2011_18052011_1500.pdf
• Termin
• Ort
• Link zu Anmelde- / Info-Seite
• Programm (-Entwurf)
• Packliste
• Nach Themen für AKs fragen
• WLAN → Eduroam
• Kontaktdaten
• Kosten
• Infos zu BuFaTa
• Grußwort des Sekretärs
• Anfahrt

• Mail an Alumni
• Wikipedia Artikel zur BuFaTa aktuell?
• BuFaTa-Wiki aktuell?

• Sommersemester
• Wintersemester

• Sommersemester: Brückentag für langes Wochenende suchen, 2011 war das wieder Himmelfahrt (1.-5.6.2011)

• Sommersemester
• Wintersemester

• Themen für AKs mit Kurzbeschreibung so früh wie möglich ins Wiki (zur Vorbereitung)

• alle AKs sammeln und vorstellen
• gleichartige AKs zusammenfügen, wenn möglich
• am besten mit Whiteboard

• zu jedem Thema gibt jeder Zustimmung oder Enthaltung an
• aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen
• auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)
• die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots
• feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen

• jeder hat 2/3 Stimmen und kann diese auf die AKs verteilen
• aus dem enstehendem Ranking werden die beliebtesten 2-5 (nach Anzahl der Teilnehmer und Räume festlegen) AKs parallel anfangen lassen
• auf Antrag gleich doppelte Zeitslots vergeben (für Themen, die voraussichtlich länger dauern)
• die nächsten AKs folgen nach absteigendem Interesse in den nächsten Zeitslots
• feste Teilnahme an AKs durch einmalige Meldung pro Zeitslot / AK bestimmen

• Labortour oder Führung in Untenehmen organisieren
• Stadtführung